Mẫu quy chế chi tiêu nội bộ của doanh nghiệp - File word bản chuẩn mới nhất & Cách làm

Luật sư đã kiểm duyệt

Đảm bảo nội dung

Dễ dàng sử dụng

Để quản lý hiệu quả nguồn tài chính, kiểm soát chi phí và bảo đảm tính minh bạch trong hoạt động sản xuất, kinh doanh, nhiều doanh nghiệp xây dựng Quy chế chi tiêu nội bộ làm căn cứ thống nhất cho việc sử dụng, thanh toán và quyết toán các khoản chi. Đây là văn bản nội bộ quy định rõ nguyên tắc quản lý tài chính, thẩm quyền phê duyệt, định mức chi tiêu và trách nhiệm của các bộ phận liên quan.

Mặc dù pháp luật không bắt buộc mọi doanh nghiệp phải ban hành quy chế chi tiêu nội bộ, nhưng việc xây dựng văn bản này giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình quản lý tài chính, hạn chế rủi ro, nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ và tạo cơ sở giải trình khi cần thiết.

Tại Mẫu Văn Bản, bạn có thể tải Mẫu quy chế chi tiêu nội bộ của doanh nghiệp File Word chuẩn, trình bày khoa học, dễ chỉnh sửa và phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp.

Mẫu quy chế chi tiêu nội bộ của doanh nghiệp là gì?

Quy chế chi tiêu nội bộ của doanh nghiệp là văn bản do doanh nghiệp ban hành nhằm quy định các nguyên tắc quản lý, sử dụng và thanh toán các khoản chi phục vụ hoạt động của doanh nghiệp.

Tùy theo quy mô và đặc điểm hoạt động, quy chế có thể quy định về:

• Nguyên tắc quản lý tài chính.

• Các khoản chi được phép thực hiện.

• Định mức chi tiêu.

• Thẩm quyền phê duyệt.

• Hồ sơ thanh toán.

• Quy trình tạm ứng, hoàn ứng và quyết toán.

• Trách nhiệm của các phòng, ban và cá nhân.

Quy chế được sử dụng để làm gì?

Biểu mẫu giúp:

• Thiết lập cơ chế quản lý chi tiêu thống nhất.

• Kiểm soát chi phí và sử dụng ngân sách hiệu quả.

• Quy định rõ trách nhiệm của người đề nghị, người phê duyệt và bộ phận kế toán.

• Hạn chế các khoản chi không đúng mục đích hoặc vượt thẩm quyền.

• Làm căn cứ thực hiện công tác kiểm tra, kiểm toán và quản trị nội bộ.

>>> Tham khảo mẫu riêng cho: Mẫu quy chế tài chính nội bộ

Khi nào doanh nghiệp nên ban hành quy chế?

Doanh nghiệp nên xây dựng hoặc cập nhật quy chế khi:

• Mới thành lập doanh nghiệp.

• Xây dựng hệ thống quản trị tài chính nội bộ.

• Thay đổi cơ cấu tổ chức hoặc quy trình phê duyệt chi.

• Điều chỉnh chính sách tài chính, công tác phí, tiếp khách hoặc mua sắm.

• Cập nhật để phù hợp với quy định pháp luật và tình hình hoạt động thực tế.

Căn cứ pháp lý

Việc xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ có thể căn cứ vào:

• Luật Doanh nghiệp năm 2020.

• Luật Kế toán năm 2015.

• Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp và các văn bản hướng dẫn thi hành.

• Bộ luật Lao động năm 2019 (đối với các khoản chi liên quan đến người lao động).

• Điều lệ công ty và các quy định nội bộ khác.

Theo nhận xét của Luật sư Nguyễn Trường Minh (luật sư cố vấn chuyên môn của website Mẫu Văn Bản), quy chế chi tiêu nội bộ cần được xây dựng phù hợp với mô hình hoạt động của doanh nghiệp, bảo đảm tính minh bạch, khả thi và không trái với quy định của pháp luật về tài chính, kế toán và thuế.

>>> Tham khảo mẫu riêng cho: Quy chế hoạt động của Hội đồng Quản trị

Mẫu quy chế chi tiêu nội bộ của doanh nghiệp tham khảo

Dưới đây là mẫu Quy chế chi tiêu nội bộ (hoặc Quy chế quản lý tài chính và chi tiêu nội bộ) được biên soạn chuẩn hóa theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020, Luật Thể thức văn bản, phù hợp cho các Công ty TNHH, Công ty Cổ phần và Doanh nghiệp tư nhân.

Quy chế này quy định rõ hạn mức, thẩm quyền phê duyệt, hồ sơ thanh quyết toán đối với các chi phí vận hành thường xuyên như: Công tác phí, Tiếp khách, Mua sắm vật tư/thiết bị, Tạm ứng, Chi phí điện thoại - xăng xe.

CÔNG TY/DOANH NGHIỆP: ............................................

Địa chỉ: .....................................................................................

Mã số thuế: ................................................................................

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

......, ngày ...... tháng ...... năm 2026

Số: ....../2026/QC-CTNB

QUY CHẾ CHI TIÊU NỘI BỘ

CÔNG TY: ............................................................................

(Ban hành kèm theo Quyết định số: ....../2026/QĐ-...... ngày ....../....../2026 của [Hội đồng quản trị / Hội đồng thành viên / Giám đốc])

CHƯƠNG I: QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh: Quy chế này quy định các nguyên tắc, hạn mức chi tiêu, thẩm quyền phê duyệt, trình tự tạm ứng, thanh toán và quản lý các khoản chi phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh hằng ngày của Công ty.

2. Đối tượng áp dụng: Áp dụng đối với tất cả các phòng/ban, bộ phận, chi nhánh và toàn thể cán bộ, nhân viên (CBNV) thuộc Công ty.

Điều 2. Nguyên tắc quản lý chi tiêu

1. Mọi khoản chi phải phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, nằm trong Kế hoạch/Ngân sách đã được phê duyệt hoặc có sự chấp thuận của Cấp có thẩm quyền.

2. Mọi khoản chi phải có đầy đủ chứng từ hợp pháp, hợp lệ theo quy định của Pháp luật Thuế và Quy chế này (Hóa đơn GTGT/hóa đơn điện tử, phiếu chi, hợp đồng, biên bản nghiệm thu...).

3. Thực hiện nguyên tắc công khai, minh bạch, tiết kiệm, chống lãng phí.

CHƯƠNG II: THẨM QUYỀN PHÊ DUYỆT CHI TIÊU (HẠN MỨC PHÂN CẤP)

Điều 3. Hạn mức phê duyệt của các cấp quản lý

Cấp phê duyệt	Hạn mức chi phí / Hợp đồng	Loại khoản chi
Chủ tịch HĐQT / HĐTV	Trên .......... VNĐ	Các khoản chi đầu tư, tài sản cố định, hợp đồng lớn, chi phí ngoài kế hoạch năm.
Tổng Giám đốc / Giám đốc	Từ .......... VNĐ đến .......... VNĐ	Toàn bộ chi phí vận hành hằng tháng, mua sắm vật tư, tiếp khách, tác nghiệp trong kế hoạch.
Phó Giám đốc / Giám đốc Khối	Dưới .......... VNĐ	Các khoản chi thuộc lĩnh vực phụ trách được Giám đốc ủy quyền bằng văn bản.
Trưởng phòng / Trưởng bộ phận	Dưới .......... VNĐ	Phê duyệt đề xuất, xác nhận khối lượng công việc và chứng từ ban đầu của nhân viên thuộc quyền.

CHƯƠNG III: QUY ĐỊNH CHI TIẾT CÁC KHOẢN CHI THƯỜNG XUYÊN

Điều 4. Chế độ Công tác phí (Đi công tác trong nước)

CBNV được Công ty cử đi công tác được hưởng chế độ phụ cấp công tác phí bao gồm:

1. Chi phí đi lại (Vé tàu, xe, máy bay):

   • Cấp Giám đốc/Phó Giám đốc: Vé máy bay hạng Thương gia/Phổ thông linh hoạt, taxi theo thực tế.

   • Cấp Trưởng phòng và Nhân viên: Vé máy bay hạng Phổ thông, xe khách chất lượng cao. (Bay nội địa áp dụng khi khoảng cách > 500 km).

2. Chi phí tiền phòng lưu trú (Khách sạn/Nhà nghỉ):

   • Cấp Giám đốc/Phó Giám đốc: Hạn mức tối đa .......... VNĐ/đêm/người.

   • Cấp Trưởng phòng/Nhân viên: Hạn mức tối đa .......... VNĐ/đêm/người (khuyến khích ở 2 người/phòng).

3. Phụ cấp tiền ăn/Tác nghiệp (Khoán theo ngày):

   • Đi công tác trong tỉnh/thành phố lân cận (đi về trong ngày): .......... VNĐ/ngày.

   • Đi công tác ngoại tỉnh (qua đêm): .......... VNĐ/ngày/người.

Điều 5. Chi phí Tiếp khách và Quan hệ đối ngoại

1. Việc tiếp khách phải xuất phát từ nhu cầu công việc thực tế, có đề xuất trước và được Giám đốc/Phó Giám đốc phê duyệt.

2. Hạn mức chi tiếp khách:

   • Tiếp khách cấp Tập đoàn, Đối tác lớn: Mức chi theo thực tế trình Giám đốc duyệt trước.

   • Tiếp khách thông thường/Đối tác giao dịch hằng ngày: Tối đa .......... VNĐ/người/bữa.

3. Hồ sơ thanh toán: Đơn đề xuất tiếp khách, Hóa đơn GTGT, Bảng kê chi tiết món ăn/dịch vụ, Giấy báo nợ/chứng từ thanh toán.

Điều 6. Chi phí Điện thoại, Xăng xe và Mua sắm vật tư văn phòng

1. Khoán chi phí điện thoại hằng tháng (đã bao gồm trong lương hoặc thanh toán riêng):

   • Giám đốc / Phó Giám đốc: .......... VNĐ/tháng.

   • Trưởng phòng / Cán bộ kinh doanh / Nhân viên giao nhận: .......... VNĐ/tháng.

2. Khoán chi phí xăng xe/Đi lại:

   • Trường hợp sử dụng xe cá nhân đi công tác/giao dịch: Tính theo đơn giá .......... VNĐ/km (dựa trên lộ trình thực tế được Trưởng bộ phận xác nhận).

3. Chi phí văn phòng phẩm và vật tư tiêu hao:

   • Văn phòng phẩm được lập dự trù mua tập trung vào đầu mỗi tháng. Mọi phát sinh đột xuất > .......... VNĐ phải có phê duyệt của Trưởng phòng Hành chính - Nhân sự.

CHƯƠNG IV: QUY TRÌNH TẠM ỨNG VÀ THANH QUYẾT TOÁN

Điều 7. Quy trình Tạm ứng

1. Điều kiện tạm ứng: CBNV được tạm ứng kinh phí để thực hiện nhiệm vụ công tác, mua sắm vật tư hoặc tiếp khách theo kế hoạch đã được duyệt.

2. Số tiền tạm ứng: Tối đa không vượt quá 80% - 90% giá trị dự toán công việc.

3. Thủ tục: Người tạm ứng lập Giấy đề nghị tạm ứng (kèm dự toán/đề xuất) $\rightarrow$ Trưởng bộ phận duyệt $\rightarrow$ Kế toán trưởng kiểm tra $\rightarrow$ Giám đốc phê duyệt $\rightarrow$ Thủ quỹ/Kế toán chi tiền.

Điều 8. Quy trình Thanh quyết toán

1. Thời hạn thanh toán: Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ khi hoàn thành công tác hoặc mua sắm xong vật tư, người tạm ứng/thanh toán phải hoàn thiện Hồ sơ thanh quyết toán gửi Bộ phận Kế toán.

2. Điều kiện hoàn ứng: Cá nhân chưa thanh toán xong khoản tạm ứng cũ thì không được phép tiếp tục tạm ứng khoản mới (trừ trường hợp đặc biệt do Giám đốc quyết định).

3. Hồ sơ thanh toán hợp lệ bao gồm:

   • Giấy đề nghị thanh toán (theo mẫu của Công ty).

   • Hóa đơn tài chính hợp pháp (Hóa đơn điện tử tra cứu được trên hệ thống Thuế).

   • Đơn đề xuất/Giấy đi đường/Biên bản giao nhận/Hợp đồng (tùy theo loại chi phí).

CHƯƠNG V: TỔ CHỨC THỰC HIỆN VÀ ĐIỀU KHỎAN THI HÀNH

Điều 9. Trách nhiệm của các bộ phận

1. Phòng Kế toán - Tài chính: Chịu trách nhiệm kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ; hướng dẫn CBNV lập hồ sơ thanh toán đúng quy định; từ chối thanh toán các khoản chi sai quy chế hoặc không đủ chứng từ.

2. Trưởng các Phòng/Ban: Giám sát, chịu trách nhiệm liên đới về tính chính xác và sự cần thiết của các đề xuất chi tiêu thuộc bộ phận mình.

3. Cá nhân vi phạm: CBNV cố tình gian lận chứng từ, kê khai khống chi phí sẽ bị xử lý kỷ luật theo Nội quy lao động và phải bồi thường 100% số tiền vi phạm.

Điều 10. Hiệu lực thi hành

1. Quy chế này gồm V Chương, 10 Điều, có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

2. Việc sửa đổi, bổ sung Quy chế này do Giám đốc/HĐQT quyết định bằng văn bản.

Nơi nhận: - Ban Giám đốc (để b/c); - Phòng Kế toán - Tài chính (để t/h); - Các Phòng/Ban/Chi nhánh (để biết); - Lưu: VT, Kế toán.	TM. HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ / HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊNHOẶC GIÁM ĐỐC / TỔNG GIÁM ĐỐC(Ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên)
	[HỌ VÀ TÊN]

>>> Để tránh mất thời gian, công sức soạn/viết và căn chỉnh đúng chuẩn. Hãy tải ngay trên hệ thống của chúng tôi nhé - bộ file đã có sẵn hướng dẫn điền! Chỉ 1 lần tải để sở hữu file có thể in ra và dùng cho các lần sau!

Lưu ý quan trọng để chi phí được Thuế chấp nhận là chi phí hợp lý (Được trừ khi tính thuế TNDN):

1. Hóa đơn trên 20 triệu VNĐ: Bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (Chuyển khoản từ Tài khoản ngân hàng của Công ty sang Tài khoản ngân hàng của Bên bán).

2. Chi phí Khoán (Điện thoại, Xăng xe, Tiền ăn): Phải được quy định cụ thể mức hưởng và điều kiện hưởng trong một trong các văn bản: Quy chế chi tiêu nội bộ, Hợp đồng lao động, hoặc Thỏa ước lao động tập thể.

3. Hóa đơn điện tử: Chứng từ thanh toán đính kèm phải có bản in/file tra cứu hóa đơn điện tử hợp lệ (có mã của cơ quan Thuế hoặc hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền).

>>> Với hơn 50 Mẫu quy chế File Word chuẩn mới nhất được biên soạn kỹ lưỡng cho từng trường hợp. Bạn hãy tìm trên hệ thống, tải và sử dụng ngay nhé!

Nội dung cơ bản của Mẫu quy chế chi tiêu nội bộ

Chương I. Quy định chung

Bao gồm:

• Mục đích ban hành.

• Phạm vi điều chỉnh.

• Đối tượng áp dụng.

• Nguyên tắc quản lý chi tiêu.

Chương II. Nội dung chi tiêu

Quy định về các khoản chi như:

• Chi tiền lương, phụ cấp và phúc lợi.

• Chi công tác phí.

• Chi tiếp khách.

• Chi hội nghị, đào tạo.

• Chi văn phòng phẩm.

• Chi mua sắm tài sản, trang thiết bị.

• Chi sửa chữa, bảo trì.

• Các khoản chi khác phục vụ hoạt động của doanh nghiệp.

Chương III. Quy trình thanh toán

Nêu rõ:

• Hồ sơ thanh toán.

• Thẩm quyền phê duyệt.

• Trình tự tạm ứng và hoàn ứng.

• Quy trình quyết toán.

Chương IV. Trách nhiệm thực hiện

Quy định trách nhiệm của:

• Người đề nghị thanh toán.

• Người phê duyệt.

• Bộ phận kế toán.

• Người quản lý tài chính.

Chương V. Điều khoản thi hành

Bao gồm:

• Hiệu lực của quy chế.

• Trách nhiệm tổ chức thực hiện.

• Việc sửa đổi, bổ sung quy chế.

Một số lưu ý khi xây dựng quy chế

Để quy chế phát huy hiệu quả, doanh nghiệp nên:

• Quy định rõ định mức và điều kiện áp dụng đối với từng khoản chi.

• Phân định cụ thể thẩm quyền phê duyệt theo giá trị hoặc loại chi phí.

• Bảo đảm các khoản chi có đầy đủ chứng từ theo quy định của pháp luật.

• Rà soát, cập nhật quy chế khi chính sách thuế, kế toán hoặc cơ cấu tổ chức thay đổi.

• Phổ biến quy chế đến các bộ phận và người lao động có liên quan.

Theo chia sẻ của Luật sư Hà Thanh Trang (luật sư cố vấn chuyên môn của website Mẫu Văn Bản), quy chế chi tiêu nội bộ càng rõ ràng thì việc kiểm soát chi phí và xử lý các tình huống phát sinh càng thuận lợi. Doanh nghiệp cũng nên ban hành kèm theo các biểu mẫu đề nghị thanh toán, tạm ứng và quyết toán để thống nhất quy trình thực hiện.

Vì sao nên tải mẫu tại Mẫu Văn Bản?

Khi tải biểu mẫu tại Hệ thống mẫu văn bản, bạn sẽ nhận được:

• File văn bản mẫu Word chuẩn, dễ chỉnh sửa.

• Trình bày chuyên nghiệp, khoa học.

• Có mẫu tham khảo đầy đủ.

• Phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp.

• Dễ tùy chỉnh theo quy mô và nhu cầu quản lý.

• Tiết kiệm thời gian xây dựng quy chế.

Kết luận

Mẫu quy chế chi tiêu nội bộ của doanh nghiệp là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý tài chính minh bạch, kiểm soát chi phí hiệu quả và chuẩn hóa quy trình thanh toán, quyết toán. Việc xây dựng quy chế phù hợp với hoạt động thực tế và quy định pháp luật sẽ góp phần nâng cao hiệu quả quản trị, hạn chế rủi ro và sử dụng nguồn lực tài chính một cách hợp lý.

Nếu bạn đang tìm Mẫu quy chế chi tiêu nội bộ của doanh nghiệp File Word chuẩn, có mẫu tham khảo mới nhất, hãy tải ngay tại Mẫu Văn Bản để thuận tiện chỉnh sửa và sử dụng.