Mẫu quy chế tài chính nội bộ - file word chuẩn mới nhất

Luật sư đã kiểm duyệt

Đảm bảo nội dung

Dễ dàng sử dụng

Để quản lý hiệu quả nguồn vốn, tài sản và các hoạt động thu – chi trong doanh nghiệp, nhiều tổ chức lựa chọn ban hành Quy chế tài chính nội bộ nhằm thống nhất nguyên tắc quản lý, phân định rõ quyền hạn, trách nhiệm của từng bộ phận và tăng cường kiểm soát tài chính. Đây là một trong những văn bản nội bộ quan trọng, góp phần bảo đảm việc sử dụng nguồn lực tài chính đúng mục đích, minh bạch và phù hợp với chiến lược phát triển của đơn vị.

Pháp luật hiện hành không bắt buộc mọi doanh nghiệp phải ban hành quy chế tài chính nội bộ. Tuy nhiên, việc xây dựng văn bản này được xem là một thông lệ quản trị tốt, đặc biệt đối với doanh nghiệp có nhiều phòng ban, nhiều cấp quản lý hoặc quy mô hoạt động lớn.

Tại Mẫu Văn Bản, bạn có thể tải Mẫu quy chế tài chính nội bộ File Word chuẩn, trình bày khoa học, dễ chỉnh sửa và phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp.

Mẫu quy chế tài chính nội bộ là gì?

Quy chế tài chính nội bộ là văn bản do doanh nghiệp hoặc tổ chức ban hành nhằm quy định các nguyên tắc quản lý tài chính, quản lý tài sản và kiểm soát các hoạt động thu, chi trong nội bộ.

Thông thường, quy chế sẽ quy định về:

• Quản lý nguồn vốn.

• Quản lý doanh thu, chi phí.

• Quản lý tiền mặt và tài khoản ngân hàng.

• Quản lý tài sản cố định.

• Tạm ứng, thanh toán và quyết toán.

• Thẩm quyền phê duyệt các khoản chi.

• Kiểm tra, giám sát và xử lý vi phạm.

Quy chế tài chính nội bộ được sử dụng để làm gì?

Biểu mẫu giúp:

• Chuẩn hóa công tác quản lý tài chính.

• Kiểm soát việc sử dụng nguồn vốn và tài sản.

• Phân định rõ trách nhiệm trong quản lý tài chính.

• Hạn chế thất thoát và rủi ro tài chính.

• Làm căn cứ cho hoạt động kiểm tra, kiểm toán và quản trị nội bộ.

Khi nào doanh nghiệp nên ban hành quy chế?

Doanh nghiệp nên xây dựng hoặc cập nhật quy chế khi:

• Thành lập doanh nghiệp mới.

• Hoàn thiện hệ thống quản trị tài chính.

• Thay đổi cơ cấu tổ chức hoặc phân cấp quản lý.

• Điều chỉnh chính sách tài chính nội bộ.

• Cập nhật theo quy định của pháp luật hoặc nhu cầu quản trị thực tế.

Căn cứ pháp lý

Việc xây dựng quy chế tài chính nội bộ có thể căn cứ vào:

• Luật Doanh nghiệp năm 2020.

• Luật Kế toán năm 2015.

• Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp và các văn bản hướng dẫn thi hành.

• Luật Quản lý thuế và các quy định liên quan.

• Điều lệ công ty và các nghị quyết, quyết định của doanh nghiệp.

Theo nhận xét của Luật sư Nguyễn Trường Minh (luật sư cố vấn chuyên môn của website Mẫu Văn Bản), quy chế tài chính nội bộ cần được xây dựng trên cơ sở phù hợp với mô hình hoạt động của doanh nghiệp, bảo đảm tính minh bạch, khả thi và không trái với quy định của pháp luật về kế toán, thuế và quản trị doanh nghiệp.

>>> Với hơn 50 Mẫu quy chế File Word chuẩn mới nhất được biên soạn kỹ lưỡng cho từng trường hợp. Bạn hãy tìm trên hệ thống, tải và sử dụng ngay nhé!

Mẫu quy chế tài chính nội bộ tham khảo

Dưới đây là mẫu Quy chế tài chính nội bộ (hoặc Quy chế quản lý tài chính doanh nghiệp) được xây dựng chuẩn mực theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020, Luật Kế toán và các quy định pháp luật về Thuế hiện hành.

Quy chế này giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình quản lý dòng tiền, vốn, tài sản, doanh thu, chi phí, cũng như phân định rõ thẩm quyền duyệt chi của Ban điều hành.

CÔNG TY/DOANH NGHIỆP: ............................................

Địa chỉ: .....................................................................................

Mã số thuế: ................................................................................

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

......, ngày ...... tháng ...... năm 2026

Số: ....../2026/QC-TCNB

QUY CHẾ TÀI CHÍNH NỘI BỘ

CÔNG TY: ............................................................................

(Ban hành kèm theo Quyết định số: ....../2026/QĐ-...... ngày ....../....../2026 của [HĐQT / HĐTV / Đại hội đồng cổ đông])

CHƯƠNG I: QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh: Quy chế này quy định về quản lý và sử dụng vốn, tài sản, doanh thu, chi phí, phân phối lợi nhuận, kế hoạch tài chính, thẩm quyền phê duyệt chi tiêu và công tác kế toán - thống kê tại Công ty.

2. Đối tượng áp dụng: Hội đồng Quản trị (HĐQT) / Hội đồng Thành viên (HĐTV), Ban Giám đốc, Kế toán trưởng, Trưởng các phòng/ban, chi nhánh và toàn thể cán bộ, nhân viên (CBNV) thuộc Công ty.

Điều 2. Nguyên tắc quản lý tài chính

1. Tuân thủ pháp luật: Tuân thủ pháp luật Việt Nam về kế toán, thuế, tài chính và Điều lệ Công ty.

2. Bảo toàn và phát triển vốn: Mọi hoạt động đầu tư, chi tiêu phải đảm bảo hiệu quả kinh tế, an toàn vốn và tối ưu dòng tiền.

3. Phân cấp minh bạch: Mọi khoản thu - chi, quản lý tài sản phải tuân thủ đúng thẩm quyền, quy trình, có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp, hợp lệ.

CHƯƠNG II: QUẢN LÝ VỐN VÀ TÀI SẢN

Điều 3. Quản lý vốn điều lệ và vốn huy động

1. Vốn điều lệ: Được quản lý và sử dụng đúng mục đích kinh doanh theo Nghị quyết của HĐQT/HĐTV. Mọi thay đổi về tăng/giảm vốn điều lệ phải thực hiện theo Luật Doanh nghiệp.

2. Huy động vốn: Việc vay vốn ngân hàng, tổ chức tín dụng hoặc cá nhân/đối tác phải do HĐQT/HĐTV hoặc Tổng Giám đốc (Giám đốc) quyết định theo hạn mức được phân cấp tại Điều 8 Quy chế này.

Điều 4. Quản lý Vốn bằng tiền (Tiền mặt & Tiền gửi ngân hàng)

1. Quản lý Tiền mặt tại quỹ:

   • Quỹ tiền mặt chỉ duy trì để thanh toán các khoản chi nhỏ, lẻ dưới .......... VNĐ.

   • Định mức tồn quỹ tiền mặt tối đa tại Công ty là .......... VNĐ. Số tiền vượt định mức phải nộp vào tài khoản ngân hàng của Công ty trong ngày.

   • Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý, kiểm kê quỹ tiền mặt hằng ngày. Kế toán tiến hành kiểm kê đột xuất hoặc định kỳ cuối tháng.

2. Quản lý Tiền gửi ngân hàng:

   • Mọi giao dịch thanh toán tiền hàng, dịch vụ có giá trị từ 20.000.000 VNĐ (hoặc hạn mức quy định của pháp luật Thuế) trở lên bắt buộc phải chuyển khoản qua tài khoản ngân hàng của Công ty.

   • Chủ tài khoản (Giám đốc hoặc người được ủy quyền) và Kế toán trưởng (hoặc người ủy quyền) chịu trách nhiệm ký duyệt lệnh chi/ủy nhiệm chi.

Điều 5. Quản lý Tài sản cố định (TSCĐ) và Công cụ dụng cụ (CCDC)

1. Tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ: Thực hiện theo quy định của Bộ Tài chính (có giá trị từ 30.000.000 VNĐ trở lên và thời gian sử dụng trên 01 năm).

2. Khấu hao TSCĐ: Công ty áp dụng phương pháp khấu hao đường thẳng. Khung thời gian khấu hao thực hiện theo quy định của Thông tư 45/2013/TT-BTC và các văn bản sửa đổi, bổ sung.

3. Kiểm kê tài sản: Thực hiện kiểm kê định kỳ 01 lần/năm (vào thời điểm 31/12) hoặc kiểm kê đột xuất khi có bàn giao nhân sự, chia tách, sáp nhập.

Điều 6. Quản lý Hàng tồn kho và Công nợ

1. Quản lý Hàng tồn kho:

   • Hàng hóa, nguyên vật liệu nhập/xuất kho phải có đầy đủ Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, hóa đơn và biên bản nghiệm thu/giao nhận.

   • Thực hiện kiểm kê kho định kỳ (tháng/quý/năm) để đối chiếu giữa thực tế và sổ sách. Chênh lệch thừa/thiếu phải được lập biên bản và xử lý theo quy định.

2. Quản lý Công nợ:

   • Công nợ phải thu: Kế toán công nợ phối hợp với Bộ phận Kinh doanh theo dõi, đôn đốc thu hồi nợ theo hợp đồng. Cuối năm phải đối chiếu xác nhận nợ 100% và trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi theo quy định.

   • Công nợ phải trả: Quản lý chặt chẽ hạn thanh toán cho nhà cung cấp để tối ưu dòng tiền và uy tín tín dụng của Công ty.

CHƯƠNG III: QUẢN LÝ DOANH THU, CHI PHÍ VÀ LỢI NHUẬN

Điều 7. Quản lý Doanh thu và Chi phí

1. Doanh thu: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ được ghi nhận khi đáp ứng đủ các điều kiện theo Chuẩn mực Kế toán Việt Nam. Mọi khoản doanh thu phải xuất hóa đơn tài chính (Hóa đơn điện tử) theo đúng thời điểm quy định.

2. Chi phí hoạt động:

   • Chi phí của Công ty bao gồm: Giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí tài chính và chi phí khác.

   • Mọi khoản chi phí chỉ được ghi nhận khi: Phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh; Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp; Có duyệt chi của Cấp có thẩm quyền.

   • Các khoản chi phí công tác phí, tiếp khách, khoán xăng xe - điện thoại thực hiện theo Quy chế Chi tiêu nội bộ và Quy chế Công tác phí của Công ty.

Điều 8. Thẩm quyền Phê duyệt Chi tiêu & Hạn mức Tài chính

Cấp phê duyệt	Hạn mức chi tiêu / Ký hợp đồng	Nội dung phê duyệt
ĐHĐCĐ / HĐQT / HĐTV	Trên .......... VNĐ	- Phê duyệt Kế hoạch tài chính/Ngân sách hằng năm. - Đầu tư TSCĐ, dự án mới, vay nợ vượt hạn mức của Giám đốc.
Tổng Giám đốc / Giám đốc	Đến .......... VNĐ	- Phê duyệt toàn bộ chi phí vận hành hằng tháng theo ngân sách. - Ký kết hợp đồng kinh tế, vay vốn ngân hàng trong hạn mức.
Phó Giám đốc (Được ủy quyền)	Đến .......... VNĐ	- Phê duyệt các khoản chi thuộc lĩnh vực phụ trách được Giám đốc ủy quyền bằng văn bản.
Kế toán trưởng	Kiểm soát chứng từ	- Thẩm định tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ. - Báo cáo cảnh báo rủi ro dòng tiền và từ chối thanh toán nếu sai quy định.

Điều 9. Phân phối Lợi nhuận

Lợi nhuận sau thuế của Công ty sau khi bù đắp lỗ năm trước (nếu có) được phân phối theo thứ tự:

1. Trích lập Quỹ đầu tư phát triển (nếu có): ..........%

2. Trích lập Quỹ khen thưởng, phúc lợi: ..........%

3. Chia cổ tức / Lợi nhuận cho các cổ đông/thành viên góp vốn theo Quyết định của HĐQT/HĐTV.

CHƯƠNG IV: KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH, BÁO CÁO VÀ KIỂM TRA TÀI CHÍNH

Điều 10. Lập Kế hoạch và Ngân sách Tài chính

1. Hằng năm, trước ngày 15/12, Phòng Kế toán - Tài chính chủ trì phối hợp với các phòng/ban lập Kế hoạch Tài chính & Dòng tiền cho năm tiếp theo trình Giám đốc và HĐQT/HĐTV phê duyệt.

2. Các bộ phận căn cứ Ngân sách được duyệt để chủ động triển khai chi tiêu trong hạn mức.

Điều 11. Báo cáo Tài chính và Kiểm toán

1. Báo cáo tài chính (BCTC): Phòng Kế toán có trách nhiệm lập BCTC tháng, quý, năm theo đúng quy định của Luật Kế toán.

2. Thời hạn nộp BCTC năm: Trình Ban Giám đốc và HĐQT/HĐTV trước ngày 28/02 năm sau; nộp Cơ quan Thuế và cơ quan nhà nước theo đúng thời hạn pháp luật quy định.

3. BCTC năm có thể được kiểm toán bởi Công ty Kiểm toán độc lập theo quyết định của HĐQT/HĐTV.

CHƯƠNG V: TỔ CHỨC THỰC HIỆN VÀ ĐIỀU KHỎAN THI HÀNH

Điều 12. Trách nhiệm của Bộ phận Kế toán - Tài chính

1. Hướng dẫn, kiểm tra và đôn đốc các bộ phận tuân thủ nghiêm túc Quy chế này.

2. Chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc và Pháp luật về tính chính xác, trung thực của sổ sách, báo cáo tài chính và số liệu thuế.

Điều 13. Xử lý vi phạm

Mọi cá nhân, bộ phận cố ý làm trái các quy định tại Quy chế này, gây thiệt hại tài sản, tài chính cho Công ty, tùy theo mức độ vi phạm sẽ bị xử lý kỷ luật, bồi thường thiệt hại 100% hoặc truy cứu trách nhiệm theo quy định của Pháp luật.

Điều 14. Hiệu lực thi hành

1. Quy chế này gồm V Chương, 14 Điều, có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

2. Mọi quy định trước đây trái với Quy chế này đều bị hủy bỏ. Việc sửa đổi, bổ sung Quy chế do HĐQT/HĐTV hoặc Giám đốc quyết định bằng văn bản.

Nơi nhận: - HĐQT / HĐTV (để b/c); - Ban Giám đốc (để t/h); - Phòng Kế toán - Tài chính (để t/h); - Các Phòng/Ban/Chi nhánh (để biết); - Lưu: VT, Kế toán.	TM. HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ / HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊNHOẶC GIÁM ĐỐC / TỔNG GIÁM ĐỐC(Ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên)
	[HỌ VÀ TÊN]

>>> Để tránh mất thời gian, công sức soạn/viết và căn chỉnh đúng chuẩn. Hãy tải ngay trên hệ thống của chúng tôi nhé - bộ file đã có sẵn hướng dẫn điền! Chỉ 1 lần tải để sở hữu file có thể in ra và dùng cho các lần sau!

Nội dung cơ bản của Mẫu quy chế tài chính nội bộ

Chương I. Quy định chung

Bao gồm:

• Mục đích ban hành.

• Phạm vi điều chỉnh.

• Đối tượng áp dụng.

• Nguyên tắc quản lý tài chính.

Chương II. Quản lý tài chính

Quy định về:

• Quản lý doanh thu.

• Quản lý chi phí.

• Quản lý tiền mặt và tiền gửi ngân hàng.

• Quản lý công nợ.

• Quản lý tài sản.

• Quản lý nguồn vốn.

Chương III. Thẩm quyền tài chính

Xác định rõ:

• Thẩm quyền phê duyệt các khoản chi.

• Thẩm quyền ký hợp đồng.

• Phân cấp quản lý tài chính.

• Quy trình kiểm soát nội bộ.

Chương IV. Thanh toán và quyết toán

Quy định:

• Hồ sơ thanh toán.

• Tạm ứng và hoàn ứng.

• Quy trình quyết toán.

• Lưu trữ chứng từ kế toán.

Chương V. Kiểm tra và xử lý vi phạm

Bao gồm:

• Công tác kiểm tra nội bộ.

• Trách nhiệm của các bộ phận.

• Xử lý vi phạm quy chế.

• Trách nhiệm bồi thường thiệt hại (nếu có).

Chương VI. Điều khoản thi hành

Quy định:

• Hiệu lực của quy chế.

• Trách nhiệm tổ chức thực hiện.

• Việc sửa đổi, bổ sung quy chế.

Một số lưu ý khi xây dựng quy chế

Để quy chế phát huy hiệu quả trong thực tế, doanh nghiệp nên:

• Quy định rõ thẩm quyền phê duyệt đối với từng nhóm chi phí.

• Thiết lập quy trình kiểm soát nội bộ phù hợp với quy mô doanh nghiệp.

• Ban hành kèm theo các biểu mẫu về đề nghị thanh toán, tạm ứng, quyết toán và mua sắm.

• Định kỳ rà soát, cập nhật quy chế khi có thay đổi về pháp luật hoặc cơ cấu tổ chức.

• Phổ biến quy chế đến toàn thể cán bộ quản lý và các bộ phận liên quan.

Theo chia sẻ của Luật sư Hà Thanh Trang (luật sư cố vấn chuyên môn của website Mẫu Văn Bản), một quy chế tài chính nội bộ hiệu quả cần cân bằng giữa yêu cầu kiểm soát tài chính và tính linh hoạt trong hoạt động kinh doanh. Quy chế cũng nên quy định rõ trách nhiệm của từng cấp quản lý nhằm nâng cao tính minh bạch và hạn chế rủi ro trong quá trình sử dụng nguồn lực tài chính.

Vì sao nên tải mẫu tại Mẫu Văn Bản?

Khi tải biểu mẫu tại Hệ thống mẫu văn bản, bạn sẽ nhận được:

• File Word chuẩn, dễ chỉnh sửa.

• Trình bày chuyên nghiệp, khoa học.

• Có mẫu tham khảo đầy đủ.

• Phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp.

• Dễ điều chỉnh theo mô hình quản trị và quy mô hoạt động.

• Tiết kiệm thời gian xây dựng hệ thống văn bản nội bộ.

Kết luận

Mẫu quy chế tài chính nội bộ là văn bản quan trọng giúp doanh nghiệp xây dựng cơ chế quản lý tài chính minh bạch, kiểm soát hiệu quả các hoạt động thu – chi, sử dụng tài sản và phân cấp thẩm quyền tài chính một cách rõ ràng. Việc ban hành quy chế phù hợp với đặc điểm hoạt động và quy định pháp luật sẽ góp phần nâng cao năng lực quản trị, hạn chế rủi ro và sử dụng hiệu quả nguồn lực tài chính của doanh nghiệp.

Nếu bạn đang tìm Mẫu quy chế tài chính nội bộ File Word chuẩn, có mẫu tham khảo mới nhất, hãy tải ngay tại Mẫu Văn Bản để thuận tiện chỉnh sửa và sử dụng.