Mẫu quy chế nội bộ công ty - file word chuẩn mới nhất, có hướng dẫn làm

Luật sư đã kiểm duyệt

Đảm bảo nội dung

Dễ dàng sử dụng

Trong quá trình hoạt động, mỗi doanh nghiệp cần xây dựng quy chế nội bộ để thống nhất nguyên tắc quản lý, phân công nhiệm vụ và kiểm soát các hoạt động trong công ty. Mẫu quy chế nội bộ công ty là văn bản quy định về cơ cấu tổ chức, quyền hạn và trách nhiệm của các bộ phận, quy trình làm việc, chế độ quản lý tài chính, nhân sự cũng như các quy định khác nhằm bảo đảm hoạt động của doanh nghiệp diễn ra hiệu quả, minh bạch và đúng quy định của pháp luật.

Mặc dù pháp luật không bắt buộc mọi doanh nghiệp phải ban hành một quy chế nội bộ chung, nhưng đây là công cụ quản trị quan trọng giúp hạn chế rủi ro, nâng cao hiệu quả điều hành và tạo cơ sở xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình hoạt động.

Tại Mẫu Văn Bản, bạn có thể tải Mẫu quy chế nội bộ công ty File Word chuẩn, trình bày khoa học, dễ chỉnh sửa và phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp.

Mẫu quy chế nội bộ công ty là gì?

Mẫu quy chế nội bộ công ty là văn bản do doanh nghiệp ban hành nhằm quy định các nguyên tắc quản lý, tổ chức và điều hành hoạt động trong nội bộ công ty.

Tùy theo quy mô và mô hình hoạt động, quy chế có thể quy định về:

• Cơ cấu tổ chức.

• Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban.

• Quyền và trách nhiệm của người quản lý và người lao động.

• Quy trình xử lý công việc.

• Quản lý tài chính và tài sản.

• Chế độ thông tin, báo cáo.

• Kiểm tra và xử lý vi phạm nội bộ.

Quy chế nội bộ được sử dụng để làm gì?

Biểu mẫu giúp:

• Chuẩn hóa quy trình quản lý và điều hành.

• Phân định rõ quyền hạn và trách nhiệm của từng bộ phận.

• Thiết lập cơ chế phối hợp giữa các phòng ban.

• Tăng cường kiểm soát nội bộ và quản trị rủi ro.

• Làm căn cứ xử lý các vấn đề phát sinh trong hoạt động của doanh nghiệp.

Mẫu quy chế nội bộ công ty tham khảo

Dưới đây là mẫu Quy chế nội bộ công ty (hay Quy chế quản lý điều hành nội bộ doanh nghiệp) được biên soạn chuẩn hóa theo Luật Doanh nghiệp 2020 và Bộ luật Lao động 2019.

Văn bản này đóng đóng vai trò như một "bộ luật riêng" của doanh nghiệp, giúp chuẩn hóa sơ đồ tổ chức, thẩm quyền duyệt chi/phê duyệt hợp đồng, quy trình phối hợp giữa các phòng ban và quản lý nhân sự - tài sản.

CÔNG TY: ............................................

Địa chỉ trụ sở chính: ...................................................................

Mã số doanh nghiệp: ...................................................................

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

......, ngày ...... tháng ...... năm 2026

Số: ....../2026/QC-NB

QUY CHẾ QUẢN LÝ ĐIỀU HÀNH NỘI BỘ

CÔNG TY: ............................................................................

(Ban hành kèm theo Quyết định số: ....../2026/QĐ-...... ngày ....../....../2026 của [HĐQT / HĐTV / Giám đốc])

CHƯƠNG I: QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh: Quy chế này quy định về cơ cấu tổ chức bộ máy, chức năng nhiệm vụ các bộ phận, thẩm quyền điều hành, quản lý nhân sự, quản lý tài chính - tài sản và quy trình phối hợp công tác trong Công ty.

2. Đối tượng áp dụng: Áp dụng đối với Hội đồng Quản trị (HĐQT) / Hội đồng Thành viên (HĐTV), Ban Giám đốc, Trưởng/Phó các Phòng/Ban/Chi nhánh và toàn thể người lao động làm việc tại Công ty theo hợp đồng lao động.

Điều 2. Nguyên tắc quản lý điều hành

1. Tập trung dân chủ và Chế độ thủ trưởng: Công ty hoạt động theo nguyên tắc tập trung dân chủ, đề cao trách nhiệm cá nhân của Người đứng đầu (Tổng Giám đốc/Giám đốc) và Thủ trưởng các đơn vị/phòng ban.

2. Phân công - Phân cấp rõ ràng: Mọi cá nhân, bộ phận làm việc theo đúng chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền được phân công; tuân thủ quy trình làm việc và chịu trách nhiệm về kết quả công việc được giao.

3. Thượng tôn pháp luật và Điều lệ: Mọi quy định nội bộ không được trái với quy định của Pháp luật Việt Nam hiện hành và Điều lệ Công ty.

CHƯƠNG II: CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ CHỨC NĂNG CÁC BỘ PHẬN

Điều 3. Cơ cấu bộ máy quản lý điều hành

Bộ máy Công ty bao gồm:

1. Cấp Quản trị: Hội đồng Quản trị / Hội đồng Thành viên / Chủ sở hữu Công ty.

2. Cấp Điều hành: Tổng Giám đốc (Giám đốc) và các Phó Tổng Giám đốc (Phó Giám đốc).

3. Các Bộ phận/Phòng ban chuyên môn:

   • Phòng Hành chính - Nhân sự;

   • Phòng Kế toán - Tài chính;

   • Phòng Kinh doanh / Marketing;

   • Các Phòng/Ban/Dự án/Chi nhánh khác tùy theo đặc thụ kinh doanh.

Điều 4. Chức năng, nhiệm vụ của Cấp Điều hành

1. Tổng Giám đốc / Giám đốc (Người đại diện theo pháp luật):

   • Là người quyết định và điều hành cao nhất mọi hoạt động kinh doanh hằng ngày của Công ty.

   • Bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức danh quản lý (trừ các chức danh thuộc thẩm quyền của HĐQT/HĐTV).

   • Quyết định tuyển dụng, khen thưởng, kỷ luật, mức lương đối với người lao động.

   • Ký kết các hợp đồng kinh tế, giao dịch tài chính theo thẩm quyền phân cấp tại Điều lệ và Quy chế này.

2. Các Phó Tổng Giám đốc / Phó Giám đốc:

   • Giúp việc cho Giám đốc, trực tiếp phụ trách và điều hành một hoặc một số lĩnh vực công tác theo phân công/ủy quyền của Giám đốc; chịu trách nhiệm trước Giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ được giao.

Điều 5. Chức năng nhiệm vụ chính của các Phòng/Ban

1. Phòng Hành chính - Nhân sự: Tham mưu và tổ chức thực hiện công tác công văn - văn thư - lưu trữ, quản lý con dấu, trang thiết bị văn phòng, công tác tuyển dụng, đào tạo, tính lương, BHXH, chính sách lao động và an ninh trật tự.

2. Phòng Kế toán - Tài chính: Quản lý dòng tiền, lập báo cáo tài chính, quyết toán thuế, quản lý công nợ, kiểm soát thu - chi, thực hiện thanh quyết toán và tham mưu kế hoạch tài chính.

3. Các Phòng/Ban chuyên môn (Kinh doanh, Marketing, Kỹ thuật...): Thực hiện các mục tiêu doanh thu, phát triển sản phẩm, cung cấp dịch vụ và triển khai dự án theo kế hoạch hoạt động của Công ty.

CHƯƠNG III: THẨM QUYỀN PHÊ DUYỆT VÀ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH - TÀI SẢN

Điều 6. Phân cấp thẩm quyền Ký kết hợp đồng và Duyệt chi tài chính

Cấp phê duyệt	Hạn mức giá trị Hợp đồng / Duyệt chi	Nội dung phê duyệt
HĐQT / HĐTV	Trên .......... VNĐ (hoặc vượt % tổng tài sản)	Đổi mới công nghệ, mua sắm TSCĐ giá trị lớn, dự án đầu tư mới, hợp đồng lớn ngoài kế hoạch.
Tổng Giám đốc / Giám đốc	Đến .......... VNĐ	Quyết định các khoản chi vận hành hằng tháng, hợp đồng kinh tế mua bán hàng hóa, dịch vụ theo ngân sách đã duyệt.
Phó Giám đốc (Được ủy quyền)	Đến .......... VNĐ	Duyệt các khoản chi, hợp đồng thuộc phạm vi lĩnh vực phụ trách theo văn bản ủy quyền của Giám đốc.
Trưởng Phòng/Ban	Đề xuất & Thẩm định	Đề xuất nhu cầu mua sắm, duyệt duyệt thanh toán cấp phòng trong hạn mức nhỏ lẻ (dưới .......... VNĐ).

Điều 7. Quản lý và bảo vệ tài sản Công ty

1. Tất cả máy móc, trang thiết bị, phương tiện, dữ liệu, phần mềm, tài liệu... được trang bị đều là tài sản của Công ty. Người lao động có trách nhiệm giữ gìn, bảo quản và chỉ sử dụng cho mục đích công việc.

2. Không được mang tài sản, hồ sơ, dữ liệu của Công ty ra khỏi văn phòng khi chưa có sự đồng ý của Cấp có thẩm quyền.

CHƯƠNG IV: QUẢN LÝ NHÂN SỰ VÀ QUY TRÌNH PHỐI HỢP NỘI BỘ

Điều 8. Quy trình Tuyển dụng, Hợp đồng và Chấm dứt lao động

1. Tuyển dụng: Căn cứ vào nhu cầu công việc và định biên nhân sự đã duyệt, các Phòng/Ban gửi Đề xuất tuyển dụng qua Phòng HC-NS để trình Giám đốc phê duyệt.

2. Giao kết & Quản lý Hợp đồng: Phòng HC-NS chịu trách nhiệm soạn thảo, trình ký Hợp đồng thử việc, Hợp đồng lao động và quản lý hồ sơ nhân sự theo quy định của Bộ luật Lao động.

3. Khen thưởng và Kỷ luật: Thực hiện theo Nội quy lao động và Quy chế khen thưởng - kỷ luật của Công ty.

Điều 9. Quy trình phối hợp làm việc và Gửi/Nhận văn bản

1. Phối hợp liên phòng ban: Khi giải quyết công việc liên quan đến nhiều bộ phận, Đơn vị chủ trì có trách nhiệm lấy ý kiến bằng văn bản (hoặc qua phần mềm quản lý công việc). Các đơn vị phối hợp có trách nhiệm phản hồi trong vòng 24h - 48h làm việc.

2. Chế độ Báo cáo & Họp:

   • Các Phòng/Ban gửi Báo cáo tuần/tháng/quý cho Ban Giám đốc theo đúng mẫu quy định.

   • Công ty tổ chức Họp giao ban định kỳ (Tuần/Tháng) và họp đột xuất khi có yêu cầu khẩn.

CHƯƠNG V: ĐIỀU KHỎAN THI HÀNH

Điều 10. Trách nhiệm thi hành

1. Ban Giám đốc, Trưởng các Phòng/Ban và toàn thể cán bộ nhân viên có trách nhiệm quán triệt và thực hiện nghiêm túc Quy chế này.

2. Phòng Hành chính - Nhân sự chịu trách nhiệm theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện Quy chế.

Điều 11. Sửa đổi, bổ sung và Hiệu lực thi hành

1. Quy chế này gồm V Chương, 11 Điều, có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

2. Việc sửa đổi, bổ sung Quy chế do [Giám đốc / HĐQT / HĐTV] xem xét và quyết định bằng văn bản ban hành chính thức./.

Nơi nhận: - HĐQT / HĐTV (để b/c); - Ban Giám đốc (để t/h); - Các Phòng/Ban/Chi nhánh (để t/h); - Lưu: VT, HC-NS.	TM. HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ / HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊNHOẶC GIÁM ĐỐC / TỔNG GIÁM ĐỐC(Ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên)
	[HỌ VÀ TÊN]

>>> Để tránh mất thời gian, công sức soạn/viết và căn chỉnh đúng chuẩn. Hãy tải ngay trên hệ thống của chúng tôi nhé - bộ file đã có sẵn hướng dẫn điền! Chỉ 1 lần tải để sở hữu file có thể in ra và dùng cho các lần sau!

Gợi ý văn bản quy chế bổ trợ đi kèm:

Tùy thuộc vào quy mô và lĩnh vực hoạt động, doanh nghiệp thường sẽ ban hành kèm các quy chế chuyên biệt để cụ thể hóa bộ khung này:

1. Nội quy lao động (Bắt buộc đăng ký với Sở/Phòng LĐTB&XH).

2. Quy chế tài chính nội bộ & Quy chế chi tiêu nội bộ.

3. Quy chế công tác phí & Quy chế lương thưởng - phúc lợi.

4. Quy chế quản lý và sử dụng con dấu / Chữ ký số.

>>> Với hơn 50 Mẫu quy chế File Word chuẩn mới nhất được biên soạn kỹ lưỡng cho từng trường hợp. Bạn hãy tìm trên hệ thống, tải và sử dụng ngay nhé!

Khi nào doanh nghiệp nên ban hành quy chế?

Doanh nghiệp nên xây dựng hoặc cập nhật quy chế khi:

• Thành lập doanh nghiệp mới.

• Mở rộng quy mô hoạt động.

• Thay đổi cơ cấu tổ chức hoặc mô hình quản lý.

• Điều chỉnh quy trình làm việc, chính sách nội bộ.

• Cập nhật theo quy định pháp luật hoặc nhu cầu quản trị.

Căn cứ pháp lý

Việc xây dựng quy chế nội bộ công ty có thể căn cứ vào:

• Luật Doanh nghiệp năm 2020.

• Bộ luật Lao động năm 2019.

• Luật Kế toán năm 2015.

• Điều lệ công ty.

• Các quy định pháp luật chuyên ngành và văn bản nội bộ có liên quan.

Theo nhận xét của Luật sư Nguyễn Trường Minh (luật sư cố vấn chuyên môn của website Mẫu Văn Bản), quy chế nội bộ cần được xây dựng phù hợp với Điều lệ công ty, bảo đảm không trái quy định của pháp luật và phản ánh đúng mô hình tổ chức, nhu cầu quản trị của doanh nghiệp.

Nội dung cơ bản của Mẫu quy chế nội bộ công ty

Chương I. Quy định chung

Bao gồm:

• Mục đích ban hành.

• Phạm vi điều chỉnh.

• Đối tượng áp dụng.

• Nguyên tắc thực hiện.

Chương II. Tổ chức và quản lý

Quy định về:

• Cơ cấu tổ chức.

• Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban.

• Quyền hạn và trách nhiệm của người quản lý.

• Quan hệ phối hợp giữa các đơn vị.

Chương III. Quản lý hoạt động

Nêu rõ:

• Quy trình làm việc.

• Quản lý nhân sự.

• Quản lý tài chính và tài sản.

• Chế độ thông tin và báo cáo.

Chương IV. Kiểm tra và xử lý vi phạm

Quy định:

• Kiểm tra việc thực hiện quy chế.

• Xử lý vi phạm nội bộ.

• Khen thưởng (nếu có).

Chương V. Điều khoản thi hành

Bao gồm:

• Hiệu lực của quy chế.

• Trách nhiệm thực hiện.

• Việc sửa đổi, bổ sung quy chế.

Một số lưu ý khi xây dựng quy chế

Để quy chế nội bộ có tính khả thi và phù hợp với thực tiễn, doanh nghiệp nên:

• Xây dựng nội dung phù hợp với quy mô và mô hình hoạt động.

• Phân định rõ quyền hạn và trách nhiệm của từng bộ phận.

• Bảo đảm tính thống nhất với Điều lệ công ty và các văn bản nội bộ khác.

• Rà soát, cập nhật định kỳ khi có thay đổi về pháp luật hoặc cơ cấu tổ chức.

• Phổ biến quy chế đến toàn thể người lao động và tổ chức đào tạo khi cần thiết.

Theo chia sẻ của Luật sư Hà Thanh Trang (luật sư cố vấn chuyên môn của website Mẫu Văn Bản), doanh nghiệp nên xem quy chế nội bộ là nền tảng của hệ thống quản trị. Một quy chế rõ ràng, dễ áp dụng sẽ giúp nâng cao hiệu quả điều hành, hạn chế tranh chấp nội bộ và tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp.

Vì sao nên tải mẫu tại Mẫu Văn Bản?

Khi tải biểu mẫu tại Hệ thống mẫu văn bản, bạn sẽ nhận được:

• File Word chuẩn, dễ chỉnh sửa.

• Trình bày chuyên nghiệp, khoa học.

• Có mẫu tham khảo đầy đủ.

• Phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp.

• Dễ điều chỉnh theo nhu cầu quản trị thực tế.

• Tiết kiệm thời gian soạn thảo và ban hành quy chế.

Kết luận

Mẫu quy chế nội bộ công ty là văn bản quan trọng giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống quản trị thống nhất, phân định rõ quyền hạn và trách nhiệm của các cá nhân, bộ phận, đồng thời chuẩn hóa quy trình làm việc và tăng cường kiểm soát nội bộ. Việc ban hành quy chế phù hợp với Luật Doanh nghiệp năm 2020, Điều lệ công ty và thực tiễn hoạt động sẽ góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Nếu bạn đang tìm Mẫu quy chế nội bộ công ty File Word chuẩn, có mẫu tham khảo mới nhất, hãy tải ngay tại Mẫu Văn Bản để thuận tiện chỉnh sửa và sử dụng.