Quy chế sử dụng xe ô tô công ty - file word chuẩn, sử dụng ngay

Luật sư đã kiểm duyệt

Đảm bảo nội dung

Dễ dàng sử dụng

Xe ô tô là một trong những tài sản có giá trị lớn của doanh nghiệp, được sử dụng để phục vụ hoạt động quản lý, kinh doanh, vận chuyển hàng hóa, đưa đón nhân sự hoặc tiếp khách. Để bảo đảm việc quản lý, khai thác và sử dụng phương tiện đúng mục đích, nhiều doanh nghiệp ban hành Quy chế sử dụng xe ô tô công ty làm căn cứ thống nhất trong quá trình vận hành.

Việc xây dựng quy chế rõ ràng không chỉ giúp nâng cao ý thức trách nhiệm của người sử dụng và lái xe mà còn hạn chế tình trạng sử dụng xe sai mục đích, thất thoát nhiên liệu, tăng chi phí vận hành hoặc phát sinh tranh chấp trách nhiệm khi xảy ra sự cố.

Tại Mẫu Văn Bản, bạn có thể tải Quy chế sử dụng xe ô tô công ty File Word chuẩn, được trình bày chuyên nghiệp, dễ chỉnh sửa và phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp.

Quy chế sử dụng xe ô tô công ty là gì?

Quy chế sử dụng xe ô tô công ty là văn bản nội bộ do doanh nghiệp ban hành nhằm quy định nguyên tắc quản lý, điều kiện sử dụng, trách nhiệm của người điều khiển phương tiện, người sử dụng xe và các bộ phận liên quan.

Quy chế thường áp dụng đối với:

• Xe ô tô phục vụ Ban lãnh đạo.

• Xe đưa đón cán bộ, nhân viên.

• Xe phục vụ công tác.

• Xe vận chuyển hàng hóa.

• Xe bán tải, xe chuyên dụng và các phương tiện thuộc quyền quản lý của doanh nghiệp.

Đây là căn cứ để doanh nghiệp quản lý tài sản, kiểm soát chi phí và xử lý vi phạm khi cần thiết.

Các mẫu tại Hệ thống biểu mẫu văn bản được xây dựng theo bố cục chuẩn, dễ điều chỉnh phù hợp với quy mô và nhu cầu của từng doanh nghiệp.

>>> Tham khảo mẫu riêng cho: Mẫu quy chế quản lý và sử dụng con dấu

Quy chế sử dụng xe ô tô công ty quy định những nội dung gì?

Một quy chế đầy đủ thường bao gồm:

• Phạm vi và đối tượng áp dụng.

• Nguyên tắc sử dụng xe.

• Điều kiện đăng ký sử dụng xe.

• Quy trình điều xe.

• Quản lý chìa khóa và hồ sơ xe.

• Quản lý nhiên liệu, bảo dưỡng và sửa chữa.

• Trách nhiệm của lái xe.

• Trách nhiệm của người sử dụng xe.

• Quy định xử lý vi phạm.

• Điều khoản thi hành.

Quy chế càng cụ thể thì việc quản lý và kiểm soát tài sản càng hiệu quả.

>>> Tham khảo thêm về: Quy chế quản lý tài sản công ty

Khi nào doanh nghiệp nên ban hành quy chế?

Doanh nghiệp nên xây dựng quy chế khi:

• Mới thành lập và có phương tiện phục vụ hoạt động.

• Mua thêm xe ô tô phục vụ công việc.

• Mở rộng quy mô hoạt động.

• Chuẩn hóa hệ thống quản trị nội bộ.

• Xây dựng quy trình kiểm soát tài sản.

• Phục vụ công tác kiểm toán hoặc đánh giá hệ thống quản trị.

Việc ban hành quy chế từ sớm giúp doanh nghiệp hạn chế nhiều rủi ro trong quá trình sử dụng tài sản.

Căn cứ xây dựng quy chế

Khi xây dựng quy chế, doanh nghiệp có thể tham khảo:

• Bộ luật Dân sự.

• Bộ luật Lao động.

• Luật Doanh nghiệp.

• Luật Trật tự, an toàn giao thông đường bộ và các văn bản hướng dẫn liên quan.

• Điều lệ công ty.

• Nội quy lao động.

• Quy chế quản lý tài sản nội bộ.

• Các quyết định của Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị hoặc Tổng Giám đốc (nếu có).

Theo nhận xét của Luật sư Nguyễn Trường Minh (luật sư cố vấn chuyên môn của website Mẫu Văn Bản), quy chế nên quy định rõ trách nhiệm của từng cá nhân và bộ phận trong việc quản lý, sử dụng xe nhằm giảm thiểu tranh chấp và nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản doanh nghiệp.

Nội dung cơ bản của Quy chế sử dụng xe ô tô công ty

Một mẫu quy chế thường gồm các chương sau:

Điều 1. Mục đích

Quy định việc quản lý, sử dụng xe ô tô đúng mục đích, tiết kiệm và hiệu quả.

Điều 2. Phạm vi áp dụng

Áp dụng đối với:

• Ban lãnh đạo.

• Người lao động.

• Lái xe.

• Bộ phận hành chính.

• Các đơn vị trực thuộc.

Điều 3. Nguyên tắc sử dụng

• Chỉ sử dụng xe phục vụ công việc.

• Không sử dụng xe vào mục đích cá nhân nếu chưa được phê duyệt.

• Tuân thủ pháp luật về giao thông.

• Bảo đảm an toàn cho người và tài sản.

Điều 4. Đăng ký sử dụng xe

Quy định:

• Thẩm quyền phê duyệt.

• Thời gian đăng ký.

• Hình thức đăng ký.

• Điều xe trong trường hợp khẩn cấp.

Điều 5. Trách nhiệm của lái xe

Bao gồm:

• Kiểm tra tình trạng xe trước khi vận hành.

• Tuân thủ quy định giao thông.

• Ghi chép hành trình.

• Bảo quản phương tiện.

• Báo cáo khi xảy ra sự cố.

Điều 6. Quản lý nhiên liệu

Quy định về:

• Định mức nhiên liệu.

• Thanh toán chi phí.

• Nhật ký sử dụng.

• Kiểm tra và đối chiếu.

Điều 7. Bảo dưỡng và sửa chữa

• Lập kế hoạch bảo dưỡng định kỳ.

• Báo cáo hư hỏng.

• Thực hiện sửa chữa theo quy trình được phê duyệt.

Điều 8. Xử lý vi phạm

Có thể quy định:

• Nhắc nhở.

• Bồi thường thiệt hại theo quy định.

• Xử lý kỷ luật nội bộ.

• Các biện pháp khác theo nội quy công ty và pháp luật.

Mẫu Quy chế sử dụng xe ô tô công ty tham khảo

Dưới đây là mẫu Quy chế quản lý và sử dụng xe ô tô công ty chuẩn pháp lý và hành chính doanh nghiệp, giúp kiểm soát chi phí (xăng dầu, bảo dưỡng, cầu đường), đảm bảo an toàn giao thông và quy định rõ trách nhiệm của tài xế cũng như cán bộ/nhân viên sử dụng xe.

CÔNG TY [TÊN CÔNG TY]

Số: ....../2026/QC-......

CỘNG HỎA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

......, ngày ...... tháng ...... năm 2026

QUY CHẾ QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG XE Ô TÔ CÔNG TY

• Căn cứ Bộ luật Lao động và Luật Giao thông đường bộ hiện hành;

• Căn cứ Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty [Tên Công ty];

• Căn cứ thực tế nhu cầu đi lại và công tác của Công ty,

Tổng Giám đốc/Giám đốc Công ty ban hành Quy chế quản lý và sử dụng xe ô tô với các điều khoản cụ thể như sau:

CƯƠNG I: QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1: Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Phạm vi: Quy chế này quy định việc quản lý, điều động, sử dụng, bảo dưỡng, sửa chữa và thanh quyết toán chi phí đối với toàn bộ xe ô tô thuộc sở hữu hoặc do Công ty thuê/quản lý.

2. Đối tượng áp dụng: Toàn thể cán bộ, nhân viên (CB-NV), lái xe và các Ban/Phòng/Trung tâm trực thuộc Công ty.

Điều 2: Nguyên tắc quản lý và sử dụng

1. Xe ô tô là tài sản của Công ty, chỉ được phục vụ cho các hoạt động sản xuất kinh doanh, giao dịch, công tác chính thức của Công ty.

2. Tuyệt đối không sử dụng xe công vào mục đích cá nhân khi chưa được Ban Giám đốc phê duyệt.

3. Phòng Hành chính - Nhân sự (HC-NS) là đơn vị duy nhất chịu trách nhiệm quản lý chung, theo dõi và điều động xe.

CHƯƠNG II: QUY TRÌNH ĐĂNG KÝ VÀ ĐIỀU ĐỘNG XE

Điều 3: Quy trình đăng ký sử dụng xe

1. Đăng ký kế hoạch: Cán bộ/Bộ phận có nhu cầu sử dụng xe phải lập "Phiếu đăng ký sử dụng xe" (qua phần mềm/email hoặc bản giấy) gửi Phòng HC-NS trước ít nhất 01 ngày làm việc (trừ trường hợp khẩn cấp).

2. Nội dung đăng ký: Ghi rõ họ tên người đi, số lượng người, mục đích chuyến đi, lịch trình (điểm đi/điểm đến), thời gian xuất phát và thời gian dự kiến về.

3. Phê duyệt:

   • Trưởng bộ phận duyệt nhu cầu công tác.

   • Trưởng phòng HC-NS (hoặc người được ủy quyền) kiểm tra tình trạng xe, lịch trình và duyệt phân công xe/lái xe.

Điều 4: Nguyên tắc ưu tiên điều xe

Trong trường hợp nhiều bộ phận đăng ký trùng thời gian, việc điều xe được ưu tiên theo thứ tự:

1. Ban Giám đốc đi công tác / giao dịch đột xuất.

2. Đón/tiễn đối tác, khách hàng quan trọng của Công ty.

3. Cán bộ/nhân viên đi công tác xa, đi theo đoàn hoặc mang theo máy móc/tài liệu nặng.

4. Các trường hợp công tác nội thành hoặc công việc thường nhật.

Lưu ý: Phòng HC-NS có quyền chủ động ghép các chuyến đi cùng lộ trình/thời gian để tối ưu chi phí.

CHƯƠNG III: QUY ĐỊNH ĐỐI VỚI LÁI XE VÀ NGƯỜI SỬ DỤNG XE

Điều 5: Trách nhiệm của Lái xe

1. Tuân thủ pháp luật: Nắm vững và chấp hành nghiêm chỉnh Luật Giao thông đường bộ. Lái xe phải tự chịu trách nhiệm về các vi phạm giao thông (chạy quá tốc độ, đi sai làn, đỗ xe sai quy định...) do lỗi chủ quan của bản thân.

2. Tác phong & Thái độ:

   • Trang phục lịch sự, gọn gàng; thái độ văn minh, nhã nhặn với hành khách và khách hàng.

   • Tuyệt đối không uống rượu, bia, sử dụng chất kích thích trước và trong khi lái xe.

3. Quản lý xe:

   • Bảo quản xe sạch sẽ (nội thất, ngoại thất); kiểm tra an toàn kỹ thuật (phanh, lốp, đèn, nước mát, dầu máy) trước mỗi chuyến đi.

   • Ghi chép đầy đủ vào Sổ nhật trình xe (Số km bắt đầu, số km kết thúc, lượng xăng/dầu đổ, các khoản phí cầu đường...).

   • Đêm hoặc khi không có lịch trình, xe phải được đỗ đúng nơi quy định (Bãi đỗ xe của Công ty hoặc bãi gửi xe được chỉ định).

Điều 6: Trách nhiệm của Cán bộ/Nhân viên đi xe

1. Có mặt đúng giờ và đúng địa điểm xuất phát theo lịch đã đăng ký.

2. Giữ gìn vệ sinh chung trên xe; không mang chất cấm, chất dễ cháy nổ hoặc hàng hóa cồng kềnh làm hư hỏng nội thất xe.

3. Ký xác nhận vào Sổ nhật trình xe sau khi kết thúc chuyến đi (xác nhận số km thực tế và các khoản phí phát sinh nếu có).

CHƯƠNG IV: QUẢN LÝ CHI PHÍ, BẢO DƯỠNG VÀ SỬA CHỮA

Điều 7: Định mức nhiên liệu (Xăng/Dầu)

1. Công ty quy định định mức tiêu hao nhiên liệu cho từng dòng xe (dựa trên thông số kỹ thuật của nhà sản xuất và khảo sát thực tế đường đi).

2. Lái xe thực hiện thanh toán chi phí nhiên liệu theo số km thực tế trên Sổ nhật trình x Định mức quy định.

3. Việc đổ xăng/dầu thực hiện qua cây xăng liên kết/thẻ FleetCard hoặc mua hóa đơn tài chính hợp lệ để thanh toán hàng tuần/tháng.

Điều 8: Chi phí cầu đường, bãi đỗ (VETC / ePass / Tiền mặt)

1. Chi phí cầu đường (phí BOT) ưu tiên thanh toán qua tài khoản thu phí tự động (VETC/ePass) do Công ty cấp.

2. Các chi phí gửi xe, bãi đỗ phát sinh thực tế trong quá trình công tác phải có vé/hóa đơn hợp lệ và ký xác nhận của người đi công tác.

Điều 9: Bảo dưỡng và sửa chữa xe

1. Bảo dưỡng định kỳ: Thực hiện theo đúng khuyến cáo của nhà sản xuất (theo số km hoặc theo tháng). Lái xe có trách nhiệm theo dõi và báo Phòng HC-NS trước 500 km đến hạn.

2. Sửa chữa phát sinh:

   • Khi xe có dấu hiệu hư hỏng, lái xe phải lập "Phiếu đề xuất sửa chữa" nêu rõ tình trạng.

   • Phòng HC-NS kiểm tra, trình Ban Giám đốc duyệt kinh phí trước khi đưa xe vào Garage (trừ trường hợp sự cố khẩn cấp trên đường công tác nhưng phải báo cáo ngay qua điện thoại).

   • Mọi vật tư, phụ tùng thay thế phải có hóa đơn, chứng từ và biên bản nghiệm thu thực tế.

CHƯƠNG V: XỬ LÝ SỰ CỐ VÀ BỎI THƯỜNG THIỆT HẠI

Điều 10: Xử lý va quẹt, tai nạn giao thông

1. Khi xảy ra sự cố/tai nạn trên đường, lái xe phải giữ nguyên hiện trường (nếu cần), đảm bảo an toàn cho người trên xe và báo ngay cho:

   • Cơ quan Công an / Báo bảo hiểm (nếu nghiêm trọng).

   • Trưởng phòng HC-NS để phối hợp xử lý.

2. Trách nhiệm bồi thường:

   • Nếu tai nạn do lỗi khách quan hoặc kỹ thuật xe: Chi phí do Bảo hiểm và Công ty chi trả.

   • Nếu tai nạn do lỗi cố ý/chủ quan của lái xe (uống rượu bia, vi phạm nghiêm trọng luật giao thông, giao xe cho người không có thẩm quyền lái): Lái xe phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và bồi thường toàn bộ/một phần thiệt hại không thuộc phạm vi bảo hiểm chi trả.

CHƯƠNG VI: ĐIỀU KHẢO THI HÀNH

Điều 11: Khen thưởng và Kỷ luật

1. Lái xe giữ gìn xe tốt, tiết kiệm nhiên liệu, đảm bảo an toàn tuyệt đối sẽ được xem xét khen thưởng định kỳ.

2. Cá nhân, bộ phận vi phạm Quy chế này (sử dụng xe sai mục đích, gian lận số km/hóa đơn, vi phạm an toàn...) tùy mức độ sẽ bị xử lý kỷ luật từ khiển trách, trừ thưởng, bồi thường thiệt hại đến sa thải.

Điều 12: Hiệu lực thi hành

1. Quy chế này có hiệu lực kể từ ngày ký.

2. Phòng HC-NS, Phòng Kế toán và toàn thể CB-NV Công ty chịu trách nhiệm thi hành Quy chế này.

Nơi nhận:

• Ban Giám đốc (để báo cáo);

• Các Phòng/Ban/Đơn vị (để thực hiện);

• Lưu: VT, HC-NS.

TỔNG GIÁM ĐỐC / GIÁM ĐỐC

(Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

LƯU Ý PHÁP LÝ & QUẢN TRỊ DÀNH CHO CÔNG TY

1. Biểu mẫu đi kèm quy chế: Để quy chế này vận hành hiệu quả, Công ty nên ban hành kèm theo 3 biểu mẫu:

   • Mẫu 01: Phiếu đăng ký sử dụng xe công ty.

   • Mẫu 02: Sổ nhật trình xe (Lái xe ghi số km, lộ trình, chữ ký người đi).

   • Mẫu 03: Phiếu đề xuất bảo dưỡng / sửa chữa / thanh toán phí.

2. Chi phí xe đưa vào chi phí hợp lý (Thuế TNDN): Để chi phí xăng dầu, khấu hao, bảo dưỡng xe được Thuế chấp nhận là chi phí hợp lý, Công ty cần đảm bảo:

   • Xe thuộc sở hữu công ty (hoặc có hợp đồng thuê xe).

   • Có Quy chế sử dụng xe + Lệnh điều xe (Phiếu đăng ký) + Sổ nhật trình tương ứng với hóa đơn xăng dầu/BOT.

Một số lưu ý khi xây dựng quy chế

Để quy chế phát huy hiệu quả, doanh nghiệp nên:

• Quy định rõ trách nhiệm của từng bộ phận.

• Xây dựng quy trình điều xe minh bạch.

• Áp dụng nhật ký hành trình hoặc phần mềm quản lý xe.

• Ban hành định mức nhiên liệu phù hợp.

• Quy định cụ thể trách nhiệm khi xảy ra tai nạn hoặc vi phạm giao thông.

• Rà soát và cập nhật quy chế định kỳ.

Theo chia sẻ của Luật sư Hà Thanh Trang (luật sư cố vấn chuyên môn của website Mẫu Văn Bản), doanh nghiệp nên phổ biến quy chế đến toàn bộ người lao động có liên quan và yêu cầu ký cam kết thực hiện để nâng cao tính tuân thủ cũng như làm căn cứ xử lý khi phát sinh vi phạm.

Vì sao nên tải Quy chế sử dụng xe ô tô công ty tại Mẫu Văn Bản?

Nhiều mẫu quy chế miễn phí trên Internet còn sơ sài, thiếu quy trình quản lý và chưa phù hợp với hoạt động thực tế của doanh nghiệp.

Khi tải biểu mẫu tại Hệ thống mẫu văn bản, bạn sẽ nhận được:

• File Word chuẩn, dễ chỉnh sửa.

• Bố cục chuyên nghiệp, đầy đủ các điều khoản cần thiết.

• Phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp.

• Có nội dung tham khảo chi tiết.

• Tiết kiệm thời gian xây dựng quy chế.

• Chi phí tải nhỏ nhưng giúp doanh nghiệp chuẩn hóa công tác quản lý tài sản và hạn chế rủi ro trong quá trình sử dụng xe.

Kết luận

Quy chế sử dụng xe ô tô công ty là văn bản nội bộ quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả phương tiện, kiểm soát chi phí và nâng cao trách nhiệm của người sử dụng. Việc ban hành quy chế đầy đủ, rõ ràng và phù hợp với thực tế hoạt động sẽ góp phần xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp và sử dụng tài sản doanh nghiệp một cách an toàn, tiết kiệm.

Nếu bạn đang tìm Quy chế sử dụng xe ô tô công ty File Word chuẩn, có mẫu tham khảo mới nhất, hãy tải ngay tại Mẫu Văn Bản để sở hữu biểu mẫu chuyên nghiệp, dễ chỉnh sửa và áp dụng hiệu quả cho doanh nghiệp.