Mẫu quy chế hoạt động - Bản word chuẩn Luật mới nhất

Luật sư đã kiểm duyệt

Đảm bảo nội dung

Dễ dàng sử dụng

Mẫu quy chế hoạt động là văn bản quy định cơ cấu tổ chức, nguyên tắc làm việc, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ chế phối hợp giữa các cá nhân, bộ phận trong một cơ quan, doanh nghiệp hoặc tổ chức. Một quy chế được xây dựng rõ ràng giúp thống nhất cách điều hành, phân định trách nhiệm, hạn chế chồng chéo công việc và tạo cơ sở kiểm tra, đánh giá hiệu quả hoạt động.

Bài viết dưới đây, Mẫu Văn Bản cung cấp mẫu quy chế hoạt động nội bộ dành cho doanh nghiệp, hướng dẫn cách xây dựng và những lưu ý khi ban hành. Bạn có thể tham khảo nội dung hoặc lựa chọn tải mẫu quy chế hoạt động Word có phí tại Mẫu Văn Bản để chỉnh sửa theo mô hình tổ chức thực tế.

>>> Để tránh mất thời gian, công sức soạn/viết và căn chỉnh đúng chuẩn. Hãy tải ngay bản full chi tiết trên hệ thống của chúng tôi nhé - bộ file đã có sẵn hướng dẫn điền! Chỉ 1 lần tải để sở hữu file có thể in ra và dùng cho các lần sau!

1. Mẫu quy chế hoạt động là gì?

Quy chế hoạt động là văn bản nội bộ xác định những nguyên tắc và quy định mà các cá nhân, bộ phận phải tuân thủ trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của một tổ chức.

Tùy vào đối tượng áp dụng, quy chế có thể được ban hành cho toàn bộ doanh nghiệp, một phòng ban, ban quản lý dự án, hội đồng hoặc một tổ chức cụ thể.

Ví dụ, một công ty có nhiều phòng ban có thể xây dựng quy chế hoạt động để quy định thẩm quyền của giám đốc, trách nhiệm của trưởng phòng, chế độ báo cáo và quy trình phối hợp giữa bộ phận kinh doanh, kế toán và hành chính.

Những loại quy chế hoạt động thường gặp

Không có một mẫu quy chế hoạt động duy nhất bắt buộc cho mọi cơ quan, doanh nghiệp và tổ chức. Mỗi đơn vị cần lựa chọn cấu trúc phù hợp với điều lệ, chức năng, nhiệm vụ và các quy định pháp luật áp dụng.

2. Căn cứ pháp lý khi xây dựng quy chế hoạt động

Đối với doanh nghiệp, quy chế hoạt động thường được xây dựng trên cơ sở Luật Doanh nghiệp 2020, điều lệ công ty, các quyết định tổ chức bộ máy và những quy định pháp luật có liên quan.

Nếu quy chế có nội dung về thời giờ làm việc, kỷ luật lao động hoặc trách nhiệm của người lao động, cần đối chiếu thêm Bộ luật Lao động 2019. Đặc biệt, không nên sử dụng quy chế hoạt động để thay thế nội quy lao động trong trường hợp doanh nghiệp thuộc diện phải ban hành nội quy lao động theo quy định.

Đối với cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, hội hoặc tổ chức có tính chất đặc thù, căn cứ pháp lý phải được xác định theo văn bản quy định về tổ chức và hoạt động của từng loại đơn vị.

Phân biệt quy chế hoạt động và nội quy lao động

Một doanh nghiệp có thể đồng thời ban hành cả hai văn bản, nhưng cần bảo đảm nội dung thống nhất và không trái quy định pháp luật.

3. Mẫu quy chế hoạt động cần có những nội dung nào?

Một bản mẫu quy chế hoạt động thông thường nên có bảy nhóm nội dung chính.

Đối với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc phòng ban, có thể bổ sung phụ lục phân quyền phê duyệt và sơ đồ quy trình phối hợp.

4. Mẫu quy chế hoạt động của công ty đầy đủ, có thể chỉnh sửa trên Word

Dưới đây là bản mẫu quy chế hoạt động dành cho công ty trách nhiệm hữu hạn, gồm các quy định về tổ chức, điều hành, phân công nhiệm vụ, chế độ báo cáo và trách nhiệm thực hiện.

Thông tin doanh nghiệp, nhân sự và số quyết định trong mẫu đều là giả định. Khi áp dụng thực tế, cần điều chỉnh nội dung theo điều lệ công ty và thẩm quyền của từng chức danh.

CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI MINH PHÁT
Số: 05/QC-MP

QUY CHẾ HOẠT ĐỘNG
CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI MINH PHÁT

(Ban hành kèm theo Quyết định
số 05/QĐ-MP ngày ..... tháng ..... năm .....
của Giám đốc Công ty)

CHƯƠNG I
QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định về nguyên tắc
hoạt động, cơ cấu tổ chức, chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn và cơ chế phối hợp
giữa các bộ phận thuộc Công ty TNHH
Thương mại Minh Phát.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

1. Ban Giám đốc Công ty.

2. Trưởng, phó các phòng ban
và đơn vị trực thuộc.

3. Toàn thể người lao động
đang làm việc tại Công ty.

4. Các cá nhân, bộ phận khác
có liên quan đến hoạt động của Công ty
trong phạm vi được giao nhiệm vụ.

Điều 3. Nguyên tắc hoạt động

1. Tuân thủ pháp luật, Điều lệ Công ty
và các quy định nội bộ hợp pháp.

2. Bảo đảm sự điều hành thống nhất
và phân định rõ trách nhiệm.

3. Mỗi công việc phải có cá nhân
hoặc bộ phận chịu trách nhiệm chính.

4. Các bộ phận chủ động phối hợp,
trao đổi thông tin và hỗ trợ lẫn nhau.

5. Bảo đảm tính minh bạch,
hiệu quả và bảo mật thông tin
trong hoạt động kinh doanh.

CHƯƠNG II
CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ CHỨC NĂNG,
NHIỆM VỤ CỦA CÁC BỘ PHẬN

Điều 4. Cơ cấu tổ chức

Công ty được tổ chức gồm:

1. Giám đốc.

2. Phòng Kinh doanh.

3. Phòng Kế toán - Tài chính.

4. Phòng Hành chính - Nhân sự.

5. Bộ phận Kho vận.

Việc thành lập, sáp nhập,
điều chỉnh hoặc giải thể
các bộ phận được thực hiện
theo Điều lệ Công ty
và quyết định của người có thẩm quyền.

Điều 5. Nhiệm vụ và quyền hạn
của Giám đốc

1. Tổ chức điều hành hoạt động
kinh doanh hằng ngày của Công ty
theo Điều lệ và phạm vi thẩm quyền.

2. Xây dựng và triển khai
kế hoạch hoạt động, kinh doanh.

3. Phân công, kiểm tra
và đánh giá kết quả công việc
của các phòng ban.

4. Phê duyệt các khoản chi,
hợp đồng và đề xuất
theo thẩm quyền được giao.

5. Giải quyết những vấn đề
phát sinh trong quá trình hoạt động.

6. Báo cáo chủ sở hữu hoặc
cơ quan quản lý nội bộ có thẩm quyền
theo Điều lệ Công ty.

Điều 6. Nhiệm vụ của Phòng Kinh doanh

1. Xây dựng kế hoạch kinh doanh
và phát triển khách hàng.

2. Tiếp nhận, xử lý yêu cầu
và chăm sóc khách hàng.

3. Chuẩn bị báo giá, hợp đồng
và hồ sơ bán hàng.

4. Phối hợp với Phòng Kế toán
để theo dõi, thu hồi công nợ.

5. Phối hợp với Bộ phận Kho vận
để bảo đảm tiến độ giao hàng.

6. Báo cáo kết quả kinh doanh
theo quy định.

Điều 7. Nhiệm vụ của
Phòng Kế toán - Tài chính

1. Tổ chức công tác kế toán
theo quy định pháp luật.

2. Theo dõi doanh thu, chi phí,
công nợ và dòng tiền.

3. Kiểm tra chứng từ thanh toán
trước khi trình phê duyệt.

4. Lập báo cáo tài chính,
báo cáo thuế và báo cáo quản trị
theo quy định.

5. Tham mưu cho Ban Giám đốc
về kế hoạch tài chính
và quản lý ngân sách.

Điều 8. Nhiệm vụ của
Phòng Hành chính - Nhân sự

1. Thực hiện công tác tuyển dụng,
tiếp nhận và quản lý hồ sơ nhân sự.

2. Theo dõi hợp đồng lao động,
chấm công và các chế độ liên quan.

3. Quản lý văn thư, lưu trữ,
tài sản và trang thiết bị văn phòng.

4. Tổ chức triển khai
các quy định nội bộ của Công ty.

5. Phối hợp tổ chức đào tạo,
đánh giá và phát triển nhân sự.

Điều 9. Nhiệm vụ của
Bộ phận Kho vận

1. Tiếp nhận, bảo quản
và xuất nhập hàng hóa.

2. Kiểm kê và đối chiếu
số lượng hàng tồn kho.

3. Tổ chức giao nhận hàng hóa
theo kế hoạch đã được phê duyệt.

4. Phối hợp với Phòng Kinh doanh
xử lý các vấn đề về giao hàng.

5. Báo cáo kịp thời tình trạng
hàng hóa hư hỏng, thất thoát
hoặc tồn kho bất thường.

CHƯƠNG III
CHẾ ĐỘ LÀM VIỆC VÀ PHỐI HỢP

Điều 10. Chế độ làm việc

1. Các bộ phận thực hiện
công việc theo kế hoạch
và nhiệm vụ được phân công.

2. Thời giờ làm việc, nghỉ ngơi
và những vấn đề về kỷ luật lao động
được thực hiện theo hợp đồng lao động,
nội quy lao động và pháp luật.

3. Người lao động có trách nhiệm
báo cáo người quản lý trực tiếp
khi phát sinh vấn đề ảnh hưởng
đến tiến độ hoặc chất lượng công việc.

Điều 11. Chế độ họp

1. Ban Giám đốc tổ chức họp
điều hành định kỳ mỗi tháng một lần.

2. Các phòng ban tổ chức
họp công việc hằng tuần
hoặc theo yêu cầu thực tế.

3. Những cuộc họp có nội dung
phân công nhiệm vụ hoặc
quyết định vấn đề quan trọng
phải được lập biên bản.

4. Người được giao nhiệm vụ
có trách nhiệm triển khai
và báo cáo kết quả thực hiện.

Điều 12. Chế độ báo cáo

1. Trưởng các bộ phận
gửi báo cáo tuần trước 16 giờ
ngày làm việc cuối cùng trong tuần.

2. Báo cáo tháng được gửi
trước ngày 03 của tháng tiếp theo.

3. Nội dung báo cáo gồm:
kết quả thực hiện công việc,
khó khăn, tồn tại và đề xuất.

4. Những vấn đề khẩn cấp
phải được báo cáo ngay,
không chờ đến kỳ báo cáo định kỳ.

Điều 13. Nguyên tắc phối hợp

1. Bộ phận được giao nhiệm vụ chính
có trách nhiệm chủ động
đề nghị các bộ phận liên quan phối hợp.

2. Bộ phận nhận được đề nghị
phải phản hồi trong thời hạn
phù hợp với tính chất công việc.

3. Khi phát sinh bất đồng,
trưởng các bộ phận chủ động trao đổi.

4. Nếu không thống nhất được,
vấn đề được báo cáo Giám đốc
để xem xét, quyết định
theo thẩm quyền.

CHƯƠNG IV
QUẢN LÝ CÔNG VIỆC, TÀI SẢN
VÀ THÔNG TIN

Điều 14. Phân công và
theo dõi công việc

1. Công việc được giao
phải xác định rõ người phụ trách,
thời hạn và kết quả cần đạt.

2. Trưởng bộ phận có trách nhiệm
theo dõi tiến độ và hỗ trợ
giải quyết khó khăn phát sinh.

3. Việc thay đổi nhiệm vụ
phải được người có thẩm quyền
xem xét và chấp thuận.

Điều 15. Quản lý tài sản

1. Tài sản của Công ty
phải được sử dụng đúng mục đích.

2. Cá nhân được giao quản lý tài sản
có trách nhiệm bảo quản
và thông báo khi phát hiện hư hỏng.

3. Việc mua sắm, điều chuyển
và thanh lý tài sản
phải được phê duyệt theo thẩm quyền.

4. Việc xác định trách nhiệm
đối với thiệt hại tài sản
phải tuân thủ pháp luật
và các quy định nội bộ hợp pháp.

Điều 16. Bảo mật thông tin

1. Nhân sự có trách nhiệm
bảo mật thông tin kinh doanh,
dữ liệu khách hàng và tài liệu nội bộ.

2. Không tự ý cung cấp thông tin
thuộc phạm vi bảo mật
cho cá nhân, tổ chức bên ngoài.

3. Việc thu thập, sử dụng
và lưu trữ dữ liệu cá nhân
phải tuân thủ pháp luật.

4. Khi chấm dứt công việc,
người lao động phải bàn giao
tài liệu và quyền truy cập
theo quy trình của Công ty.

CHƯƠNG V
KIỂM TRA VÀ ĐÁNH GIÁ

Điều 17. Kiểm tra hoạt động

1. Giám đốc tổ chức kiểm tra
định kỳ hoặc đột xuất
việc thực hiện quy chế.

2. Trưởng các bộ phận
chịu trách nhiệm kiểm tra
công việc thuộc phạm vi quản lý.

3. Kết quả kiểm tra
được ghi nhận bằng báo cáo
hoặc biên bản khi cần thiết.

Điều 18. Đánh giá kết quả

1. Việc đánh giá được thực hiện
trên cơ sở nhiệm vụ được giao,
tiến độ và chất lượng công việc.

2. Kết quả đánh giá
là một trong những căn cứ
để xem xét khen thưởng,
đào tạo và cải thiện quy trình.

3. Mọi biện pháp xử lý
liên quan đến quan hệ lao động
phải phù hợp với pháp luật
và nội quy lao động hợp lệ.

CHƯƠNG VI
TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 19. Trách nhiệm triển khai

1. Giám đốc chịu trách nhiệm
chỉ đạo thực hiện quy chế.

2. Trưởng các bộ phận
có trách nhiệm phổ biến
và tổ chức triển khai
đến nhân sự thuộc phạm vi quản lý.

3. Phòng Hành chính - Nhân sự
theo dõi việc thực hiện
và tổng hợp đề xuất sửa đổi.

Điều 20. Sửa đổi, bổ sung

Trong quá trình thực hiện,
nếu phát sinh nội dung
không còn phù hợp,
các bộ phận gửi đề xuất
về Phòng Hành chính - Nhân sự
để tổng hợp, trình người
có thẩm quyền xem xét.

Điều 21. Hiệu lực thi hành

1. Quy chế có hiệu lực
kể từ ngày được ban hành
theo quyết định hợp lệ.

2. Những quy định nội bộ trước đây
trái với quy chế này
được xem xét sửa đổi hoặc thay thế
theo thẩm quyền.

3. Trường hợp nội dung quy chế
khác với quy định pháp luật
bắt buộc áp dụng,
thực hiện theo quy định pháp luật.

GIÁM ĐỐC

(Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

Mẫu trên được xây dựng theo mô hình doanh nghiệp có bốn bộ phận chức năng. Đối với công ty nhỏ, có thể gộp một số bộ phận; đối với doanh nghiệp lớn, nên bổ sung phụ lục phân quyền, quy trình phê duyệt và quy định phối hợp giữa các chi nhánh.

>>> Để tránh mất thời gian, công sức soạn/viết và căn chỉnh đúng chuẩn. Hãy tải ngay bản full chi tiết trên hệ thống của chúng tôi nhé - bộ file đã có sẵn hướng dẫn điền! Chỉ 1 lần tải để sở hữu file có thể in ra và dùng cho các lần sau!

5. Cách xây dựng quy chế hoạt động trong 5 bước

1. Xác định phạm vi và mục tiêu. Làm rõ quy chế áp dụng cho toàn bộ tổ chức hay một bộ phận, đồng thời xác định những vấn đề cần thống nhất.

2. Rà soát cơ cấu và thẩm quyền. Đối chiếu điều lệ, sơ đồ tổ chức, quyết định bổ nhiệm và những quy định nội bộ đang có hiệu lực.

3. Soạn thảo các điều khoản. Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, chế độ làm việc, báo cáo và cơ chế phối hợp.

4. Lấy ý kiến và rà soát pháp lý. Gửi dự thảo cho những bộ phận liên quan, kiểm tra tính khả thi và sự phù hợp với pháp luật.

5. Phê duyệt, ban hành và phổ biến. Người có thẩm quyền ký ban hành; đơn vị lưu trữ văn bản và tổ chức hướng dẫn thực hiện.

Những vấn đề cần lưu ý khi soạn thảo

Quy chế nên quy định trách nhiệm theo chức danh thay vì gắn toàn bộ nhiệm vụ với tên một cá nhân. Cách làm này giúp văn bản tiếp tục sử dụng được khi có thay đổi nhân sự.

Đối với quy trình phê duyệt, cần xác định rõ cấp nào được quyết định, hạn mức bao nhiêu và trường hợp nào phải xin ý kiến cấp trên. Những nội dung có tính kỹ thuật hoặc thường xuyên thay đổi nên được đưa vào phụ lục hoặc quy trình riêng.

6. Góc nhìn chuyên môn: Bảo đảm đúng thẩm quyền ban hành

• Khi xây dựng quy chế hoạt động, vấn đề pháp lý đầu tiên cần rà soát là thẩm quyền của người ký ban hành.

• Theo định hướng rà soát pháp lý dành cho Luật sư Nguyễn Văn Hùng, cố vấn chuyên môn của Mẫu Văn Bản, cần đối chiếu quy chế dự kiến với điều lệ và cơ cấu quản trị thực tế của doanh nghiệp. Giám đốc không nên tự ban hành những nội dung thuộc thẩm quyền của chủ sở hữu, Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị nếu chưa được phân quyền hợp lệ.

• Tương tự, đối với cơ quan hoặc tổ chức đặc thù, văn bản cần được ban hành đúng cấp có thẩm quyền theo quy định áp dụng.

7. Góc nhìn chuyên môn: Tránh chồng chéo với nội quy lao động

• Quy chế hoạt động thường đề cập đến thời gian làm việc, trách nhiệm báo cáo và đánh giá nhân sự. Tuy nhiên, những nội dung này cần được phân biệt với các quy định về kỷ luật lao động.

• Theo hướng rà soát dành cho Luật sư Đặng Quý Tiên, cố vấn chuyên môn của Mẫu Văn Bản, doanh nghiệp cần tránh tự đặt ra các hình thức phạt tiền, cắt lương hoặc xử lý kỷ luật trái quy định trong quy chế hoạt động.

• Nếu doanh nghiệp muốn bổ sung quy định về hành vi vi phạm và hình thức xử lý kỷ luật, cần kiểm tra nội quy lao động, thủ tục ban hành và các điều kiện pháp lý liên quan.

8. Tải mẫu quy chế hoạt động Word tại Mẫu Văn Bản

• Mẫu quy chế hoạt động Word phù hợp với những đơn vị muốn chủ động chỉnh sửa tên tổ chức, cơ cấu phòng ban, chức năng và chế độ làm việc mà không phải xây dựng toàn bộ văn bản từ đầu.

• Khi lựa chọn tải mẫu quy chế hoạt động có phí tại Mẫu Văn Bản, người dùng nên kiểm tra loại quy chế, phạm vi áp dụng và khả năng chỉnh sửa của tài liệu. Đối với doanh nghiệp, nên chuẩn bị thêm sơ đồ tổ chức và bảng phân quyền để hoàn thiện nội dung phù hợp với thực tế.

9. Câu hỏi thường gặp về mẫu quy chế hoạt động

Quy chế hoạt động có bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp không?

• Không có yêu cầu chung buộc mọi doanh nghiệp phải ban hành một văn bản riêng mang tên “Quy chế hoạt động”. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải tuân thủ các quy định bắt buộc về tổ chức quản trị, lao động và những lĩnh vực liên quan. Việc ban hành quy chế nội bộ giúp thống nhất cách vận hành và phân định trách nhiệm.

Ai có thẩm quyền ký ban hành quy chế hoạt động?

• Thẩm quyền phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp, điều lệ và nội dung của quy chế. Người ký có thể là chủ sở hữu, người đại diện có thẩm quyền hoặc người được phân quyền hợp lệ.

Quy chế hoạt động có cần công chứng không?

• Đối với quy chế hoạt động nội bộ thông thường của doanh nghiệp, pháp luật không đặt ra yêu cầu công chứng chung. Tuy nhiên, một số tổ chức hoặc lĩnh vực đặc thù có thể phải thực hiện thủ tục phê duyệt hoặc đăng ký riêng.

Quy chế hoạt động có thể sửa đổi sau khi ban hành không?

• Có. Khi cơ cấu tổ chức, quy trình quản lý hoặc quy định pháp luật thay đổi, đơn vị có thể sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành quy chế thay thế theo đúng thẩm quyền.

Có thể sử dụng chung một mẫu cho công ty và cơ quan nhà nước không?

• Không nên sử dụng nguyên trạng. Hai loại tổ chức có cơ cấu quản lý, thẩm quyền và căn cứ pháp lý khác nhau. Mẫu chung chỉ nên được dùng để tham khảo bố cục trước khi điều chỉnh theo từng loại đơn vị.

>>> Để tránh mất thời gian, công sức soạn/viết và căn chỉnh đúng chuẩn. Hãy tải ngay bản full chi tiết trên hệ thống của chúng tôi nhé - bộ file đã có sẵn hướng dẫn điền! Chỉ 1 lần tải để sở hữu file có thể in ra và dùng cho các lần sau!

Kết luận

Mẫu quy chế hoạt động là tài liệu hữu ích giúp cơ quan, doanh nghiệp và tổ chức xác lập nguyên tắc điều hành, phân công nhiệm vụ và cơ chế phối hợp rõ ràng. Một quy chế có tính khả thi cần phù hợp với cơ cấu tổ chức, được ban hành đúng thẩm quyền và thống nhất với những văn bản nội bộ khác.

Bạn có thể tham khảo bản mẫu chi tiết trong bài hoặc lựa chọn tải mẫu quy chế hoạt động Word có phí tại Mẫu Văn Bản để chỉnh sửa, bổ sung và hoàn thiện văn bản theo nhu cầu sử dụng.