Mẫu hợp đồng xuất nhập khẩu bản Song ngữ Việt Anh - File word chuẩn Luật mới nhất

Luật sư đã kiểm duyệt

Đảm bảo nội dung

Dễ dàng sử dụng

Mẫu hợp đồng xuất nhập khẩu song ngữ Việt Anh là văn bản ghi nhận thỏa thuận mua bán hàng hóa giữa các doanh nghiệp hoặc đối tác thương mại sử dụng tiếng Việt và tiếng Anh. Hợp đồng thường được sử dụng trong giao dịch hàng hóa xuyên biên giới, giúp các bên thống nhất về tên hàng, số lượng, chất lượng, giá cả, điều kiện giao hàng, thanh toán, chứng từ xuất nhập khẩu và trách nhiệm khi phát sinh vi phạm.

Việc soạn hợp đồng song ngữ đòi hỏi nội dung hai phiên bản phải tương đương về ý nghĩa pháp lý, đặc biệt đối với điều khoản giao hàng quốc tế, chuyển giao rủi ro, bảo hiểm, kiểm tra hàng hóa và giải quyết tranh chấp. Mẫu Văn Bản cung cấp cấu trúc tham khảo giúp doanh nghiệp dễ dàng điều chỉnh hợp đồng theo từng loại hàng hóa và phương thức giao dịch.

>>> Để tránh mất thời gian, công sức soạn/viết và căn chỉnh đúng chuẩn. Hãy tải ngay bản full chi tiết trên hệ thống của chúng tôi nhé - bộ file đã có sẵn hướng dẫn điền! Chỉ 1 lần tải để sở hữu file có thể in ra và dùng cho các lần sau!

Mẫu hợp đồng xuất nhập khẩu song ngữ Việt Anh là gì?

Hợp đồng xuất nhập khẩu song ngữ Việt Anh là thỏa thuận mua bán hàng hóa quốc tế được trình bày bằng cả tiếng Việt và tiếng Anh, trong đó xác định quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của bên xuất khẩu và bên nhập khẩu.

Tên tiếng Anh thường dùng là Import-Export Contract hoặc International Sale of Goods Contract. Tùy giao dịch, tên gọi có thể được điều chỉnh để phản ánh chính xác bản chất hợp đồng.

Hợp đồng thường được sử dụng giữa:

• Doanh nghiệp Việt Nam và doanh nghiệp nước ngoài;

• Nhà sản xuất và nhà nhập khẩu;

• Nhà cung cấp và nhà phân phối quốc tế;

• Doanh nghiệp thương mại và đối tác mua bán hàng hóa;

• Các bên giao dịch hàng hóa xuyên biên giới.

Hợp đồng không chỉ ghi nhận giá mua bán mà còn là cơ sở để xác định trách nhiệm về giao hàng, thanh toán, chứng từ, kiểm tra hàng hóa và xử lý tranh chấp.

>>> Theo yêu cầu của người dùng, chúng tôi đã soạn riêng mẫu cho: Hợp đồng xuất nhập khẩu bằng tiếng Anh

Khi nào nên sử dụng hợp đồng xuất nhập khẩu song ngữ Việt Anh?

Mẫu hợp đồng này phù hợp trong các trường hợp:

• Doanh nghiệp Việt Nam xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài;

• Doanh nghiệp Việt Nam nhập khẩu nguyên liệu, máy móc hoặc thiết bị;

• Giao dịch mua bán hàng hóa giữa hai doanh nghiệp ở các quốc gia khác nhau;

• Hợp đồng cung cấp hàng hóa theo đơn đặt hàng quốc tế;

• Giao dịch có yêu cầu hồ sơ bằng tiếng Việt và tiếng Anh;

• Các bên cần thống nhất điều kiện thương mại quốc tế;

• Giao dịch thanh toán qua ngân hàng hoặc thư tín dụng.

Đối với hàng hóa thuộc diện quản lý chuyên ngành, doanh nghiệp cần kiểm tra thêm các yêu cầu về giấy phép, kiểm dịch, kiểm tra chất lượng, xuất xứ và chứng từ liên quan.

>>> Theo yêu cầu của người dùng, chúng tôi dã soạn mẫu với điều khoản chi tiết cho: Hợp đồng xuất nhập khẩu tại chỗ

Mẫu hợp đồng xuất nhập khẩu bản Song ngữ Việt Anh bản tham khảo ngắn gọn mới nhất

Căn cứ theo quy định của pháp luật Việt Nam, Công ước Viên năm 1980 về Hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế (CISG) và các điều kiện thương mại quốc tế (Incoterms 2020), việc ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu song ngữ Việt - Anh là cơ sở pháp lý trọng yếu nhằm thiết lập quan hệ giao dịch thương mại xuyên biên giới minh bạch giữa bên bán (Exporter/Seller) và bên mua (Importer/Buyer). Biểu mẫu dưới đây được trình bày hoàn toàn song ngữ với bố cục đối chiếu trực quan, chuẩn thể thức thương mại quốc tế.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

---o0o---

THE SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM

Independence - Freedom - Happiness

---o0o---

Hà Nội, ngày 09 tháng 10 năm 20xx

Hanoi, October 09, 20xx

HỢP ĐỒNG MUA BÁN XUẤT NHẬP KHẨU QUỐC TẾ

INTERNATIONAL IMPORT - EXPORT SALES CONTRACT

(Số / Contract No: 20xx/BI-EXP/02)

Hợp đồng mua bán xuất nhập khẩu quốc tế này (sau đây gọi là "Hợp đồng") được lập và có hiệu lực kể từ ngày 09 tháng 10 năm 2026, bởi và giữa các bên dưới đây:

This International Import-Export Sales Contract (hereinafter referred to as the "Contract") is entered into and made effective as of October 09, 2026, by and between:

BÊN BÁN / XUẤT KHẨU (SELLER / EXPORTER):

• Tên công ty / Company Name: Công ty TNHH Sản xuất & Xuất nhập khẩu Global Trade

• Giấy chứng nhận ĐKKD / Enterprise Registration No: 010888xxxx do Sở KHĐT TP. Hà Nội cấp

• Địa chỉ trụ sở / Registered Office: Số 50, Đường Lê Văn Lương, Phường Nhân Chính, Quận Thanh Xuân, TP. Hà Nội, Việt Nam

• Đại diện theo pháp luật / Represented by: Ông Nguyễn Thành Tâm — Chức vụ / Position: Giám đốc Điều hành

• Điện thoại / Phone: +84 24 3768 xxxx — Email: export@globaltrade.vn

BÊN MUA / NHẬP KHẨU (BUYER / IMPORTER):

• Tên công ty / Company Name: Global Import & Distribution Corp.

• Số đăng ký kinh doanh / Registration No: SG2025xxxx — Quốc gia thành lập / Country of Incorporation: Singapore

• Địa chỉ trụ sở / Registered Office: 80 Robinson Road, #10-01, Singapore 068898

• Đại diện theo pháp luật / Represented by: Ông David Lee — Chức vụ / Position: Giám đốc Thương mại

• Điện thoại / Phone: +65 6532 xxxx — Email: d.lee@globalimport.sg

(Bên Bán và Bên Mua sau đây gọi chung là "Các Bên" và gọi riêng là "Bên").

(The Seller and the Buyer shall hereinafter be referred to individually as a "Party" and collectively as the "Parties").

ĐIỀU 1: TÊN HÀNG, SỐ LƯỢNG VÀ QUY CÁCH

ARTICLE 1: COMMODITY, QUANTITY AND SPECIFICATION

1. Tên hàng (Commodity Name): Linh kiện thiết bị cơ khí công nghiệp & Hàng hóa thương mại tổng hợp (Industrial Machinery Components & General Commercial Merchandise).

2. Quy chuẩn chất lượng (Specification): Hàng mới 100%, sản xuất năm 2026, đạt tiêu chuẩn chất lượng xuất khẩu quốc tế và phù hợp với thông số kỹ thuật của nhà sản xuất.

   (Brand new 100%, manufactured in 2026, conforming to international export standards and manufacturer's technical specifications.)

3. Số lượng (Quantity): 2.000 Cái / Chiếc (Units), với dung sai cho phép +/- 5% tùy thuộc vào quyết định của Bên Bán.

   (2,000 Units, with a tolerance of +/- 5% at Seller's option.)

4. Đơn giá & Điều kiện cơ sở giao hàng (Unit Price & Incoterms): USD 150.00 / Đơn vị, FOB Cảng Hải Phòng, Việt Nam (Theo quy tắc Incoterms 2020).

   (USD 150.00 per Unit, FOB Haiphong Port, Vietnam (Incoterms 2020).)

5. Tổng giá trị hợp đồng (Total Contract Value): 300.000,00 USD (Bằng chữ: Ba trăm nghìn đô la Mỹ chẵn).

   (USD 300,000.00 — Say: Three hundred thousand US Dollars only.)

ĐIỀU 2: GIAO HÀNG, ĐÓNG GÓI VÀ KÝ MÃ HIỆU

ARTICLE 2: SHIPMENT, PACKING AND MARKING

1. Thời gian giao hàng (Time of Shipment): Vào hoặc trước ngày 30 tháng 11 năm 2026. Cho phép giao hàng từng phần / Không cho phép chuyển tải.

   (On or before November 30, 2026. Partial shipment is allowed / Transshipment is prohibited.)

2. Cảng bốc hàng (Port of Loading): Cảng Hải Phòng, Việt Nam (Haiphong Port, Vietnam).

3. Cảng đích đến (Port of Destination): Cảng Singapore (Port of Singapore).

4. Quy cách đóng gói (Packing): Đóng gói tiêu chuẩn xuất khẩu chịu được vận tải đường biển, thùng gỗ có lớp lót chống thấm nước bên trong, bảo vệ an toàn chống ẩm, va đập và rỉ sét.

   (Standard export seaworthy packing, wooden cases with waterproof inner lining, protected against dampness, shock, and rust.)

5. Ký mã hiệu (Marking): Trên mỗi kiện hàng phải được sơn/in rõ ràng bằng mực không phai các nội dung: Số hợp đồng, Cảng đến, Trọng lượng tổng/tịnh, Hướng dẫn xếp dỡ ("Hàng dễ vỡ / Nhẹ tay", "Chiều này hướng lên").

   (On each package, the following shall be stenciled in a clear, indelible manner: Contract No., Destination, Gross/Net Weight, Handling Instructions ("Handle with Care", "This Side Up").)

ĐIỀU 3: PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN

ARTICLE 3: PAYMENT TERMS

Bên Mua sẽ thanh toán bằng đồng Đô la Mỹ (USD) thông qua phương thức Thư tín dụng không hủy ngang, có xác nhận (L/C trả ngay mở tại ngân hàng hạng nhất quốc tế) hoặc Điện chuyển tiền (T/T) theo tiến độ sau:

(Payment shall be made by the Buyer in US Dollars (USD) through an irrevocable, confirmed Letter of Credit (L/C at sight) opened through a first-class international bank, or by Telegraphic Transfer (T/T) as follows:)

• Thanh toán đặt cọc trước (Advance Deposit): 30% tổng giá trị hợp đồng tương đương 90.000 USD được thanh toán bằng T/T trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày ký hợp đồng.

  (30% of total contract value, equivalent to USD 90,000, paid by T/T within 03 working days after contract signing.)

• Thanh toán phần còn lại (Balance Payment): 70% tổng giá trị hợp đồng tương đương 210.000 USD được thanh toán bằng T/T khi xuất trình bộ chứng từ giao hàng sạch qua email hoặc nhờ thu ngân hàng trong vòng 07 ngày kể từ ngày tàu rời cảng.

  (70% of total contract value, equivalent to USD 210,000, paid by T/T against presentation of clean shipping documents via email or through bank collection within 07 days after vessel departure.)

ĐIỀU 4: KIỂM ĐỊNH VÀ BẢO HÀNH

ARTICLE 4: INSPECTION AND WARRANTY

1. Giám định hàng hóa (Inspection): Chứng thư số lượng và chất lượng do cơ quan giám định độc lập (như Vinacontrol hoặc SGS) cấp tại cảng bốc hàng sẽ là kết quả cuối cùng có tính ràng buộc pháp lý đối với cả hai Bên.

   (Quality and quantity certificate issued by an independent surveyor (e.g., Vinacontrol or SGS) at the port of loading shall be final and binding for both Parties.)

2. Chế độ bảo hành (Warranty): Bên Bán cam kết bảo hành hàng hóa đối với mọi khiếm khuyết phát sinh từ lỗi vật liệu hoặc lỗi chế tạo trong thời hạn 12 tháng kể từ ngày hàng đến cảng đích.

   (The Seller warrants the goods against any defects arising from faulty materials or workmanship for a period of 12 months from the date of arrival at the destination port.)

ĐIỀU 5: SỰ KIỆN BẤT KHẢ KHÁNG

ARTICLE 5: FORCE MAJEURE

1. Mỗi Bên được miễn trách nhiệm thực hiện nghĩa vụ hợp đồng trong trường hợp việc chậm trễ hoặc không thể thực hiện xuất phát từ sự kiện Bất khả kháng (thiên tai, hỏa hoạn, chiến tranh, dịch bệnh lớn, hoặc lệnh cấm xuất nhập khẩu của chính phủ).

   (Either Party shall be temporarily excused from performance under this Contract if failure to perform is caused by Force Majeure events (natural disasters, fires, wars, major epidemics, or government export/import bans).)

2. Bên bị ảnh hưởng phải thông báo bằng văn bản cho Bên còn lại trong vòng 48 giờ kể từ khi xảy ra sự kiện, kèm theo giấy xác nhận chính thức từ cơ quan Phòng Thương mại địa phương.

   (The affected Party must notify the other Party in writing within 48 hours of such occurrence, supported by an official certificate issued by the local Chamber of Commerce.)

ĐIỀU 6: LUẬT ÁP DỤNG VÀ GIẢI QUYẾT TRANH CHẤP

ARTICLE 6: GOVERNING LAW AND DISPUTE RESOLUTION

1. Hợp đồng này được điều chỉnh và giải thích theo quy định của pháp luật Việt Nam, Công ước Viên năm 1980 về Hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế (CISG) và các quy tắc thương mại quốc tế (Incoterms 2020).

   (This Contract shall be governed by and construed in accordance with the laws of Vietnam, CISG 1980, and international trade rules (Incoterms 2020).)

2. Mọi tranh chấp phát sinh từ hoặc liên quan đến Hợp đồng này sẽ ưu tiên giải quyết thông qua thương lượng hòa giải. Nếu không đạt được thỏa thuận trong vòng 30 ngày, tranh chấp sẽ được đưa ra giải quyết tại Trung tâm Trọng tài Quốc tế Việt Nam (VIAC) bên cạnh Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) tại Hà Nội.

   (Any dispute arising from or in connection with this Contract shall first be resolved through friendly negotiation. If unresolved within 30 days, the dispute shall be submitted to the Vietnam International Arbitration Centre (VIAC) at VCCI in Hanoi for final settlement.)

ĐIỀU 7: ĐIỀU KHOẢN CHUNG

ARTICLE 7: GENERAL PROVISIONS

1. Hợp đồng này cấu thành toàn bộ thỏa thuận giữa Các Bên và thay thế mọi trao đổi, đàm phán trước đó.

   (This Contract constitutes the entire agreement between the Parties and supersedes all prior communications or negotiations.)

2. Mọi sửa đổi, bổ sung điều khoản hợp đồng phải được lập thành văn bản và có chữ ký của đại diện có thẩm quyền của cả Hai Bên.

   (Any amendment or modification must be made in writing and signed by authorized representatives of both Parties.)

3. Hợp đồng này được lập bằng tiếng Việt và tiếng Anh có giá trị pháp lý như nhau, mỗi Bên giữ 02 (hai) bản để thực hiện.

   (This Contract is executed in Vietnamese and English in four (04) original copies of equal legal validity, each Party retaining two (02) copies.)

>>> Để tránh mất thời gian, công sức soạn/viết và căn chỉnh đúng chuẩn. Hãy tải ngay bản full chi tiết trên hệ thống của chúng tôi nhé - bộ file đã có sẵn hướng dẫn điền! Chỉ 1 lần tải để sở hữu file có thể in ra và dùng cho các lần sau!

Hợp đồng xuất nhập khẩu song ngữ Việt - Anh với hệ thống điều khoản đối chiếu trực quan, chặt chẽ theo chuẩn Incoterms 2020 và CISG 1980 sẽ là nền tảng pháp lý vững chắc bảo vệ quyền lợi cho doanh nghiệp trong mọi giao dịch quốc tế.

Nội dung quan trọng trong hợp đồng xuất nhập khẩu song ngữ Việt Anh

1. Thông tin các bên

Hợp đồng cần ghi chính xác tên pháp lý, địa chỉ và thông tin nhận diện của bên xuất khẩu và bên nhập khẩu.

Với đối tác nước ngoài, nên kiểm tra tên doanh nghiệp, địa chỉ đăng ký và thẩm quyền người ký trên hồ sơ phù hợp.

2. Tên hàng, số lượng và chất lượng

Tên hàng cần mô tả đủ rõ để các bên xác định chính xác sản phẩm giao dịch.

Các thông tin nên bao gồm:

• Tên thương mại;

• Mã sản phẩm;

• Quy cách;

• Chủng loại;

• Tiêu chuẩn chất lượng;

• Đơn vị tính;

• Số lượng;

• Bao bì và nhãn hàng;

• Xuất xứ nếu có thỏa thuận;

• Yêu cầu kiểm định hoặc chứng nhận.

English: The goods shall conform to the specifications, quantity, quality standards, packaging requirements and other details set out in this Contract and its appendices.

Tiếng Việt: Hàng hóa phải phù hợp với quy cách, số lượng, tiêu chuẩn chất lượng, yêu cầu đóng gói và các nội dung khác được quy định trong Hợp đồng và các phụ lục kèm theo.

Nếu thông số kỹ thuật dài, nên đưa vào phụ lục để tránh hợp đồng chính quá phức tạp.

3. Giá cả và đồng tiền thanh toán

Hợp đồng cần ghi rõ:

• Đơn giá;

• Tổng giá trị hợp đồng;

• Đồng tiền thanh toán;

• Thuế và các khoản phí;

• Chi phí vận chuyển;

• Chi phí bảo hiểm nếu có;

• Chi phí ngân hàng;

• Cách điều chỉnh giá nếu phát sinh thay đổi.

English: The total contract value shall be [amount] in [currency], subject to the terms and conditions set out in this Contract.

Tiếng Việt: Tổng giá trị hợp đồng là [số tiền] [đồng tiền thanh toán], theo các điều khoản và điều kiện quy định tại Hợp đồng này.

Cần phân biệt giá hàng hóa với các khoản thuế, phí và chi phí logistics, đặc biệt khi điều kiện giao hàng quy định bên nào chịu từng khoản chi phí.

Điều kiện giao hàng quốc tế

Điều kiện giao hàng là một trong những nội dung quan trọng nhất của hợp đồng xuất nhập khẩu.

Các bên có thể lựa chọn điều kiện thương mại quốc tế phù hợp, chẳng hạn:

• EXW – Giao tại cơ sở người bán;

• FCA – Giao cho người chuyên chở;

• FOB – Giao lên tàu;

• CIF – Tiền hàng, bảo hiểm và cước phí;

• CPT – Cước phí trả tới;

• CIP – Cước phí và bảo hiểm trả tới;

• DAP – Giao tại nơi đến;

• DDP – Giao đã nộp thuế.

Việc lựa chọn điều kiện nào phụ thuộc vào phương thức vận chuyển, khả năng tổ chức logistics và thỏa thuận của các bên. Không nên sử dụng một điều kiện chỉ vì quen thuộc mà chưa xác định rõ trách nhiệm thực tế.

Khi dẫn chiếu Incoterms, nên ghi rõ phiên bản và địa điểm hoặc cảng được chỉ định, ví dụ: FCA [địa điểm cụ thể], Incoterms® 2020.

Phân biệt chi phí và thời điểm chuyển giao rủi ro

Các bên cần hiểu rằng điều kiện giao hàng có thể phân bổ chi phí và xác định thời điểm chuyển giao rủi ro theo những nguyên tắc khác nhau. Việc bên bán chịu cước vận chuyển đến nơi đến không đồng nghĩa trong mọi trường hợp bên bán phải chịu rủi ro cho đến khi hàng đến đích.

Theo Luật sư Nguyễn Văn Hùng, hợp đồng nên ghi rõ điều kiện giao hàng kèm địa điểm được chỉ định, thay vì chỉ ghi một từ viết tắt như FOB hoặc CIF. Điều này giúp hạn chế cách hiểu khác nhau về giao hàng, chi phí và thời điểm chuyển giao rủi ro.

Phương thức và thời hạn thanh toán

Hợp đồng xuất nhập khẩu có thể sử dụng các phương thức thanh toán như:

• Chuyển tiền điện tử (T/T);

• Thư tín dụng (L/C);

• Nhờ thu chứng từ;

• Phương thức khác được các bên thỏa thuận hợp pháp.

Hợp đồng cần xác định:

• Thời điểm thanh toán;

• Tỷ lệ đặt cọc;

• Số tiền thanh toán từng đợt;

• Đồng tiền thanh toán;

• Ngân hàng thực hiện;

• Bộ chứng từ thanh toán;

• Phí ngân hàng;

• Xử lý khi thanh toán chậm.

English: The Buyer shall make payment in accordance with the payment schedule and documentary requirements specified in this Contract.

Tiếng Việt: Bên mua thực hiện thanh toán theo lịch thanh toán và yêu cầu về chứng từ được quy định tại Hợp đồng này.

Nếu thanh toán bằng L/C, điều khoản hợp đồng cần thống nhất với nội dung thư tín dụng dự kiến, đặc biệt về thời hạn xuất trình, loại chứng từ và yêu cầu mô tả hàng hóa.

Chứng từ xuất nhập khẩu

Tùy hàng hóa, phương thức vận chuyển và yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền, bộ chứng từ có thể bao gồm:

• Commercial Invoice – Hóa đơn thương mại;

• Packing List – Phiếu đóng gói;

• Bill of Lading – Vận đơn đường biển;

• Air Waybill – Vận đơn hàng không;

• Certificate of Origin – Chứng nhận xuất xứ;

• Insurance Certificate – Chứng nhận bảo hiểm;

• Certificate of Quality – Chứng nhận chất lượng;

• Giấy phép hoặc chứng từ chuyên ngành nếu cần.

Không phải mọi giao dịch đều cần tất cả các chứng từ trên. Hợp đồng nên liệt kê đúng bộ chứng từ mà bên bán phải cung cấp, số bản, hình thức và thời hạn giao chứng từ.

Kiểm tra, nghiệm thu và khiếu nại hàng hóa

Hợp đồng cần quy định cách kiểm tra hàng hóa khi giao nhận.

Các nội dung nên bao gồm:

• Địa điểm kiểm tra;

• Thời hạn kiểm tra;

• Tiêu chí chất lượng;

• Cách xác định thiếu hụt;

• Quy trình thông báo khiếu nại;

• Chứng cứ cần cung cấp;

• Phương án khắc phục;

• Trách nhiệm chi phí kiểm định.

English: The Buyer shall inspect the goods within the agreed inspection period and notify the Seller of any non-conformity in accordance with the procedures specified in this Contract.

Tiếng Việt: Bên mua kiểm tra hàng hóa trong thời hạn đã thỏa thuận và thông báo cho bên bán về mọi trường hợp hàng hóa không phù hợp theo quy trình quy định tại Hợp đồng này.

Cần tránh quy định thời hạn khiếu nại quá chung chung hoặc không xác định được thời điểm bắt đầu tính thời hạn.

Bảo hành và trách nhiệm đối với hàng hóa không phù hợp

Đối với máy móc, thiết bị hoặc hàng hóa có yêu cầu bảo hành, hợp đồng cần xác định:

• Thời hạn bảo hành;

• Phạm vi bảo hành;

• Trường hợp loại trừ;

• Quy trình thông báo lỗi;

• Thời gian khắc phục;

• Chi phí vận chuyển, sửa chữa;

• Biện pháp thay thế hoặc hoàn trả nếu có căn cứ.

Không nên sử dụng một điều khoản bảo hành chung cho mọi loại hàng hóa, bởi nghĩa vụ bảo hành phụ thuộc vào đặc tính sản phẩm và thỏa thuận cụ thể.

Bất khả kháng và thay đổi hoàn cảnh

Hợp đồng nên quy định cách xử lý khi sự kiện khách quan ảnh hưởng đến việc sản xuất, giao hàng hoặc thanh toán.

Điều khoản có thể xác định:

• Những sự kiện được xem xét;

• Nghĩa vụ thông báo;

• Chứng cứ;

• Biện pháp hạn chế thiệt hại;

• Tạm hoãn nghĩa vụ;

• Gia hạn thời gian giao hàng;

• Chấm dứt hợp đồng nếu không thể tiếp tục.

Không nên quy định rằng mọi biến động về giá, chi phí vận chuyển hoặc khó khăn tài chính đều tự động được coi là bất khả kháng.

Luật áp dụng và giải quyết tranh chấp

Đối với hợp đồng xuất nhập khẩu, các bên cần xác định rõ:

• Luật điều chỉnh hợp đồng;

• Khả năng áp dụng Công ước Liên Hợp Quốc về Hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế (CISG), nếu có liên quan;

• Cơ quan giải quyết tranh chấp;

• Tòa án hoặc trọng tài;

• Địa điểm giải quyết;

• Ngôn ngữ tố tụng;

• Cơ chế thương lượng trước khi khởi kiện.

CISG có thể áp dụng tùy điều kiện của giao dịch, quốc gia liên quan và thỏa thuận của các bên. Không nên mặc nhiên cho rằng mọi hợp đồng xuất nhập khẩu đều chịu sự điều chỉnh của CISG.

Điều khoản ngôn ngữ của hợp đồng song ngữ Việt Anh

Hợp đồng cần xác định rõ cả hai phiên bản ngôn ngữ có giá trị như thế nào.

Các bên có thể thỏa thuận:

• Hai bản có giá trị pháp lý như nhau;

• Bản tiếng Việt được ưu tiên;

• Bản tiếng Anh được ưu tiên.

Ví dụ:

English: This Contract is made in Vietnamese and English. In the event of any inconsistency between the two versions, the [Vietnamese/English] version shall prevail.

Tiếng Việt: Hợp đồng này được lập bằng tiếng Việt và tiếng Anh. Trong trường hợp có sự khác biệt giữa hai phiên bản, phiên bản [tiếng Việt/tiếng Anh] sẽ được ưu tiên áp dụng.

Cần lựa chọn ngôn ngữ ưu tiên phù hợp với giao dịch và khả năng giải thích hợp đồng của các bên. Đồng thời, các phụ lục, thông số kỹ thuật và chứng từ quan trọng cũng cần được thể hiện thống nhất.

Căn cứ pháp lý của hợp đồng xuất nhập khẩu song ngữ Việt Anh

Tùy giao dịch, hợp đồng có thể liên quan đến:

• Pháp luật dân sự về giao kết và thực hiện hợp đồng;

• Pháp luật thương mại;

• Pháp luật quản lý ngoại thương;

• Quy định về hải quan;

• Quy định về thuế và hóa đơn;

• Quy định chuyên ngành đối với hàng hóa;

• Điều kiện thương mại quốc tế được các bên dẫn chiếu;

• Điều ước quốc tế có liên quan, nếu được áp dụng.

Doanh nghiệp cần kiểm tra quy định áp dụng theo mặt hàng, quốc gia giao dịch, phương thức thanh toán và tuyến vận chuyển thực tế.

Hướng dẫn sử dụng mẫu hợp đồng xuất nhập khẩu song ngữ Việt Anh

Bước 1: Xác định thông tin pháp lý của các bên

Kiểm tra tên doanh nghiệp, địa chỉ, người đại diện và thẩm quyền ký.

Bước 2: Mô tả hàng hóa

Ghi chính xác tên hàng, mã hàng, quy cách, số lượng, chất lượng và yêu cầu đóng gói.

Bước 3: Thống nhất giá và thanh toán

Xác định đồng tiền, thời hạn, phương thức thanh toán và các khoản phí.

Bước 4: Chọn điều kiện giao hàng

Ghi rõ điều kiện thương mại, địa điểm hoặc cảng được chỉ định và phiên bản Incoterms nếu sử dụng.

Bước 5: Lập danh sách chứng từ

Thống nhất bộ chứng từ bên bán phải cung cấp và thời hạn giao chứng từ.

Bước 6: Quy định kiểm tra và khiếu nại

Nêu thời hạn, tiêu chí, thủ tục và biện pháp xử lý khi hàng hóa không phù hợp.

Bước 7: Kiểm tra hai phiên bản ngôn ngữ

Đối chiếu số tiền, ngày tháng, thời hạn, nghĩa vụ và thuật ngữ pháp lý giữa tiếng Việt và tiếng Anh.

Bước 8: Hoàn thiện điều khoản pháp lý

Rà soát luật áp dụng, giải quyết tranh chấp, bất khả kháng và ngôn ngữ ưu tiên trước khi ký.

Những sai sót thường gặp khi lập hợp đồng xuất nhập khẩu song ngữ

Một số lỗi phổ biến gồm:

• Tên doanh nghiệp không thống nhất với hồ sơ đăng ký;

• Mô tả hàng hóa không đủ chi tiết;

• Không xác định đơn vị tính;

• Không ghi rõ đồng tiền thanh toán;

• Dùng Incoterms nhưng thiếu địa điểm cụ thể;

• Nhầm lẫn giữa nghĩa vụ chịu chi phí và thời điểm chuyển giao rủi ro;

• Không thống nhất bộ chứng từ;

• Không quy định thời hạn kiểm tra hàng;

• Bản tiếng Việt và tiếng Anh có nội dung khác nhau;

• Không xác định ngôn ngữ ưu tiên;

• Không xem xét khả năng áp dụng CISG;

• Không kiểm tra quy định chuyên ngành đối với hàng hóa.

Vì sao nên sử dụng mẫu hợp đồng được biên tập sẵn?

Một mẫu hợp đồng được xây dựng có hệ thống giúp doanh nghiệp rà soát các nội dung quan trọng trước khi ký giao dịch quốc tế. Thay vì soạn thảo từ đầu, người dùng có thể điều chỉnh mẫu theo:

• Loại hàng hóa;

• Quốc gia đối tác;

• Phương thức vận chuyển;

• Điều kiện giao hàng;

• Phương thức thanh toán;

• Bộ chứng từ;

• Điều kiện bảo hành;

• Luật áp dụng;

• Ngôn ngữ ưu tiên.

Hệ thống mẫu văn bản giúp doanh nghiệp tham khảo cấu trúc hợp đồng và chuẩn hóa các nhóm điều khoản, nhưng mẫu cần được điều chỉnh theo giao dịch thực tế thay vì sử dụng nguyên trạng cho mọi thương vụ.

Câu hỏi thường gặp về mẫu hợp đồng xuất nhập khẩu song ngữ Việt Anh

Hợp đồng xuất nhập khẩu có bắt buộc phải lập song ngữ không?

Không phải mọi giao dịch đều bắt buộc lập hợp đồng song ngữ. Việc sử dụng tiếng Việt, tiếng Anh hoặc hai ngôn ngữ phụ thuộc vào thỏa thuận, yêu cầu hồ sơ và quy định pháp luật áp dụng.

Có thể sử dụng hợp đồng tiếng Anh với đối tác nước ngoài không?

Có thể nếu các bên thống nhất. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần xem xét yêu cầu về ngôn ngữ của hồ sơ, thủ tục tại Việt Nam và các quy định chuyên ngành có liên quan.

Có bắt buộc phải sử dụng Incoterms trong hợp đồng không?

Không phải mọi hợp đồng đều bắt buộc sử dụng Incoterms. Tuy nhiên, dẫn chiếu điều kiện thương mại phù hợp giúp các bên xác định rõ trách nhiệm giao hàng, chi phí và rủi ro.

Hợp đồng có cần ghi rõ ngôn ngữ ưu tiên không?

Nên ghi rõ nếu hợp đồng có hai phiên bản ngôn ngữ. Điều khoản này giúp các bên có căn cứ xử lý khi phát hiện khác biệt giữa bản tiếng Việt và tiếng Anh.

Có thể dùng một mẫu cho cả xuất khẩu và nhập khẩu không?

Có thể sử dụng cấu trúc chung, nhưng cần điều chỉnh vai trò của các bên, điều kiện giao hàng, bộ chứng từ, nghĩa vụ hải quan và phương thức thanh toán theo từng giao dịch.

>>> Để tránh mất thời gian, công sức soạn/viết và căn chỉnh đúng chuẩn. Hãy tải ngay bản full chi tiết trên hệ thống của chúng tôi nhé - bộ file đã có sẵn hướng dẫn điền! Chỉ 1 lần tải để sở hữu file có thể in ra và dùng cho các lần sau!

Kết luận

Mẫu hợp đồng xuất nhập khẩu song ngữ Việt Anh giúp doanh nghiệp ghi nhận rõ thỏa thuận mua bán hàng hóa quốc tế, từ thông tin các bên, hàng hóa, giá cả, giao hàng, thanh toán đến chứng từ, khiếu nại và giải quyết tranh chấp. Đặc biệt, các điều khoản về Incoterms, chuyển giao rủi ro, bộ chứng từ và ngôn ngữ ưu tiên cần được rà soát kỹ để hạn chế cách hiểu khác nhau giữa hai bên.

Theo Luật sư Đặng Quý Tiên, hợp đồng xuất nhập khẩu song ngữ không nên chỉ được xem là tài liệu dịch thuật. Doanh nghiệp cần kiểm tra tính nhất quán về nội dung thương mại và ý nghĩa pháp lý giữa hai phiên bản, đồng thời xác định rõ luật áp dụng và các yêu cầu chuyên ngành đối với hàng hóa.

Tài liệu được biên tập bởi: Team biên tập Mẫu Văn Bản.