Biên bản phát sinh khối lượng ngoài hợp đồng

Luật sư đã kiểm duyệt

Đảm bảo nội dung

Dễ dàng sử dụng

Biên bản phát sinh khối lượng ngoài hợp đồng là văn bản được lập giữa các bên trong quá trình thực hiện hợp đồng nhằm ghi nhận các công việc, hạng mục hoặc khối lượng thực tế phát sinh ngoài phạm vi đã thỏa thuận ban đầu. Đây là căn cứ quan trọng để các bên thống nhất việc thực hiện, nghiệm thu, thanh toán, điều chỉnh giá trị hợp đồng hoặc ký phụ lục hợp đồng khi cần thiết.

Biểu mẫu này được sử dụng phổ biến trong hợp đồng xây dựng, hợp đồng thi công, hợp đồng mua bán, hợp đồng dịch vụ, hợp đồng tư vấn, hợp đồng lắp đặt thiết bị, hợp đồng bảo trì và nhiều loại giao dịch thương mại khác.

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp chỉ trao đổi phát sinh qua email hoặc tin nhắn mà không lập Biên bản phát sinh khối lượng ngoài hợp đồng, dẫn đến tranh chấp khi nghiệm thu hoặc thanh toán. Việc có một biên bản ghi nhận đầy đủ khối lượng phát sinh, nguyên nhân phát sinh, đơn giá và trách nhiệm của các bên sẽ giúp hạn chế rủi ro pháp lý, đặc biệt đối với các dự án có giá trị lớn.

Nếu bạn đang tìm Biên bản phát sinh khối lượng ngoài hợp đồng, bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn cách lập, hồ sơ liên quan và cung cấp mẫu tham khảo chi tiết có thể sử dụng ngay.

Nhiều cá nhân, doanh nghiệp lựa chọn tải biểu mẫu tại Mẫu Văn Bản, Hệ thống biểu mẫu văn bản hoặc Hệ thống mẫu văn bản vì biểu mẫu được trình bày đúng chuẩn, đầy đủ nội dung và có thể chỉnh sửa linh hoạt theo từng loại hợp đồng.

Biên bản phát sinh khối lượng ngoài hợp đồng dùng để giải quyết việc gì?

Biểu mẫu được sử dụng để:

• Ghi nhận khối lượng công việc phát sinh ngoài hợp đồng.

• Thống nhất nguyên nhân phát sinh.

• Xác định đơn giá và giá trị phát sinh.

• Làm căn cứ ký phụ lục hợp đồng (nếu cần).

• Làm cơ sở nghiệm thu, quyết toán và thanh toán.

• Hạn chế tranh chấp giữa các bên trong quá trình thực hiện hợp đồng.

Hồ sơ liên quan đến biên bản phát sinh khối lượng ngoài hợp đồng

Thông thường, hồ sơ gồm:

• Biên bản phát sinh khối lượng ngoài hợp đồng.

• Hợp đồng đã ký kết.

• Phụ lục hợp đồng (nếu có).

• Bản vẽ, hồ sơ thiết kế hoặc yêu cầu kỹ thuật (đối với công trình xây dựng).

• Bảng xác nhận khối lượng phát sinh.

• Báo giá hoặc bảng tính đơn giá phát sinh.

• Biên bản nghiệm thu khối lượng phát sinh.

• Hồ sơ thanh toán.

Nhận xét từ luật sư cố vấn chuyên môn

Theo Luật sư Nguyễn Văn Hùng, mọi khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng nên được lập thành biên bản trước khi thực hiện hoặc ngay khi phát sinh. Nội dung cần ghi rõ nguyên nhân, phạm vi công việc, khối lượng, đơn giá và ý kiến thống nhất của các bên để tránh tranh chấp về sau.

Căn cứ pháp lý

Việc lập Biên bản phát sinh khối lượng ngoài hợp đồng có thể căn cứ vào:

• Bộ luật Dân sự.

• Luật Thương mại.

• Luật Xây dựng (đối với hợp đồng xây dựng).

• Các nghị định hướng dẫn về hợp đồng xây dựng (nếu áp dụng).

• Hợp đồng đã ký giữa các bên.

• Quy chế quản lý dự án hoặc quy định nội bộ của doanh nghiệp.

Biên bản phát sinh khối lượng ngoài hợp đồng được sử dụng trong trường hợp nào?

Biểu mẫu thường được lập khi:

• Có hạng mục công việc ngoài phạm vi hợp đồng.

• Thay đổi thiết kế hoặc yêu cầu kỹ thuật.

• Chủ đầu tư yêu cầu bổ sung công việc.

• Phát sinh khối lượng thi công thực tế.

• Điều chỉnh phạm vi dịch vụ.

• Phát sinh chi phí do điều kiện khách quan hoặc thay đổi yêu cầu.

Hướng dẫn lập Biên bản phát sinh khối lượng ngoài hợp đồng

Thông tin chung

Ghi rõ:

• Tên hợp đồng.

• Số hợp đồng.

• Ngày ký hợp đồng.

• Thông tin các bên.

Nội dung phát sinh

Trình bày chi tiết:

• Hạng mục phát sinh.

• Nguyên nhân phát sinh.

• Khối lượng thực tế.

• Đơn vị tính.

• Đơn giá.

• Giá trị phát sinh.

Ý kiến thống nhất

Các bên cần xác nhận:

• Đồng ý thực hiện khối lượng phát sinh.

• Thống nhất đơn giá.

• Thống nhất phương thức thanh toán.

• Việc ký phụ lục hợp đồng (nếu cần).

Mẫu Biên bản phát sinh khối lượng ngoài hợp đồng tham khảo (có thể sao chép)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN PHÁT SINH KHỐI LƯỢNG NGOÀI HỢP ĐỒNG

Số: 03/BBPS-2026

Hôm nay, vào hồi ... giờ ... ngày ... tháng ... năm ..., tại Công trình Văn phòng Công ty ABC, chúng tôi gồm:

BÊN A (CHỦ ĐẦU TƯ)

Công ty Cổ phần ABC.

Đại diện: Nguyễn Văn Hải.

Chức vụ: Giám đốc.

BÊN B (ĐƠN VỊ THI CÔNG)

Công ty TNHH Xây dựng Minh Phát.

Đại diện: Trần Văn Long.

Chức vụ: Giám đốc.

Hai bên cùng kiểm tra hiện trường và thống nhất lập biên bản về khối lượng phát sinh ngoài Hợp đồng số 15/HĐTC ký ngày 10/03/...

Nội dung phát sinh

Hạng mục 1: Bổ sung lát gạch khu vực hành lang tầng 2.

• Khối lượng theo hợp đồng: Không có.

• Khối lượng phát sinh: 120 m².

• Đơn giá: 420.000 đồng/m².

• Giá trị phát sinh: 50.400.000 đồng.

Hạng mục 2: Lắp đặt bổ sung hệ thống đèn LED.

• Khối lượng phát sinh: 36 bộ.

• Đơn giá: 1.350.000 đồng/bộ.

• Giá trị phát sinh: 48.600.000 đồng.

Tổng giá trị phát sinh: 99.000.000 đồng (Bằng chữ: Chín mươi chín triệu đồng).

Nguyên nhân phát sinh

Trong quá trình thi công, Chủ đầu tư yêu cầu mở rộng phạm vi hoàn thiện khu vực hành lang và bổ sung hệ thống chiếu sáng để đáp ứng nhu cầu sử dụng thực tế. Các hạng mục này không nằm trong phạm vi công việc của hợp đồng đã ký.

Thống nhất của các bên

• Hai bên thống nhất khối lượng phát sinh nêu trên.

• Giá trị phát sinh sẽ được thanh toán theo đơn giá đã thống nhất.

• Các bên sẽ ký phụ lục hợp đồng để điều chỉnh giá trị hợp đồng sau khi hoàn thành thủ tục nội bộ.

• Biên bản là căn cứ để nghiệm thu, thanh toán và quyết toán.

Biên bản được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản và có giá trị pháp lý như nhau.

..., ngày ... tháng ... năm ...

ĐẠI DIỆN BÊN A

(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu nếu có)

ĐẠI DIỆN BÊN B

(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu nếu có)

Những lưu ý khi lập biên bản phát sinh khối lượng ngoài hợp đồng

Mô tả chính xác khối lượng phát sinh

Cần ghi rõ:

• Tên hạng mục.

• Khối lượng thực tế.

• Đơn vị tính.

• Đơn giá.

• Giá trị thành tiền.

Việc mô tả càng chi tiết càng thuận lợi cho công tác nghiệm thu và thanh toán.

Xác định rõ nguyên nhân phát sinh

Nên nêu cụ thể nguyên nhân như:

• Thay đổi thiết kế.

• Yêu cầu bổ sung của chủ đầu tư.

• Điều kiện thi công thực tế.

• Điều chỉnh phạm vi công việc.

• Phát sinh theo yêu cầu của cơ quan quản lý.

Thực hiện điều chỉnh hợp đồng khi cần

Đối với các khoản phát sinh làm thay đổi giá trị hoặc phạm vi thực hiện hợp đồng, các bên nên ký phụ lục hợp đồng hoặc văn bản điều chỉnh theo đúng thỏa thuận và quy định pháp luật để bảo đảm tính pháp lý.

Ý kiến từ luật sư cố vấn chuyên môn

Theo Luật sư Đặng Quý Tiên, biên bản phát sinh chỉ có giá trị ghi nhận sự thống nhất giữa các bên về khối lượng phát sinh. Nếu nội dung phát sinh làm thay đổi đáng kể quyền và nghĩa vụ của các bên hoặc giá trị hợp đồng, nên lập thêm phụ lục hợp đồng để bảo đảm tính ràng buộc và thuận lợi cho việc quyết toán sau này.

Vì sao nên tải mẫu tại Mẫu Văn Bản?

Nhiều mẫu miễn phí trên Internet:

• Không có bảng khối lượng phát sinh.

• Thiếu nội dung về đơn giá và giá trị phát sinh.

• Không có phần nguyên nhân phát sinh.

• Thiếu nội dung thống nhất thanh toán.

• Không phù hợp với hồ sơ nghiệm thu và quyết toán.

Trong khi đó, biểu mẫu tại Mẫu Văn Bản, Hệ thống biểu mẫu văn bản và Hệ thống mẫu văn bản được biên soạn đầy đủ, đúng chuẩn, có hướng dẫn chi tiết và ví dụ thực tế. Chỉ với một khoản phí nhỏ, doanh nghiệp có thể nhanh chóng hoàn thiện hồ sơ, giảm thiểu rủi ro và nâng cao tính chuyên nghiệp trong quản lý hợp đồng.

Câu hỏi thường gặp

Biên bản phát sinh khối lượng ngoài hợp đồng có bắt buộc không?

Pháp luật không quy định bắt buộc trong mọi trường hợp. Tuy nhiên, việc lập biên bản là cần thiết để ghi nhận sự thống nhất giữa các bên và làm căn cứ cho việc nghiệm thu, thanh toán hoặc điều chỉnh hợp đồng.

Khi nào cần ký phụ lục hợp đồng?

Nếu khối lượng phát sinh làm thay đổi giá trị hợp đồng, thời gian thực hiện hoặc quyền, nghĩa vụ của các bên thì nên lập phụ lục hợp đồng hoặc văn bản điều chỉnh theo thỏa thuận và quy định pháp luật.

Biên bản phát sinh có thay thế phụ lục hợp đồng không?

Thông thường không. Biên bản phát sinh khối lượng ngoài hợp đồng chủ yếu ghi nhận hiện trạng và sự thống nhất về nội dung phát sinh. Trong nhiều trường hợp, các bên vẫn cần ký phụ lục hợp đồng để điều chỉnh các điều khoản liên quan.

Kết luận

Biên bản phát sinh khối lượng ngoài hợp đồng là tài liệu quan trọng giúp các bên ghi nhận đầy đủ các công việc phát sinh, thống nhất trách nhiệm và làm căn cứ cho việc nghiệm thu, thanh toán cũng như điều chỉnh hợp đồng. Lập biên bản đầy đủ, rõ ràng ngay khi phát sinh sẽ giúp hạn chế tranh chấp và bảo đảm quyền lợi của các bên trong quá trình thực hiện hợp đồng. Nếu bạn cần mẫu chuẩn, có hướng dẫn chi tiết và dễ chỉnh sửa, hãy tham khảo tại Mẫu Văn Bản để hoàn thiện hồ sơ nhanh chóng, chuyên nghiệp và đúng quy định.