Giấy đề nghị thanh toán bản tiếng Anh - file word chuẩn, có hướng dẫn điền

Luật sư đã kiểm duyệt

Đảm bảo nội dung

Dễ dàng sử dụng

Giấy đề nghị thanh toán bản tiếng Anh thường được sử dụng với tên gọi Payment Request, Request for Payment hoặc Payment Requisition, tùy theo quy định nội bộ của doanh nghiệp và mục đích sử dụng. Đây là văn bản do cá nhân, bộ phận hoặc nhà cung cấp lập để đề nghị doanh nghiệp thực hiện thanh toán theo hợp đồng, hóa đơn hoặc các nghĩa vụ tài chính đã phát sinh.

Một Payment Request được trình bày rõ ràng, đầy đủ thông tin sẽ giúp quy trình phê duyệt và thanh toán diễn ra nhanh chóng, đồng thời hạn chế sai sót trong công tác kế toán. Mẫu Văn Bản cung cấp mẫu song ngữ Việt - Anh để doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân dễ dàng chỉnh sửa theo từng giao dịch thực tế.

Giấy đề nghị thanh toán bản tiếng Anh là gì?

Giấy đề nghị thanh toán bản tiếng Anh là văn bản được sử dụng để đề nghị bộ phận tài chính hoặc kế toán thực hiện việc thanh toán một khoản tiền theo hợp đồng, đơn đặt hàng, hóa đơn hoặc các nghĩa vụ đã phát sinh.

Trong thực tế, văn bản này có thể được gọi bằng nhiều tên khác nhau như:

• Payment Request.

• Request for Payment.

• Payment Requisition.

• Payment Approval Request (khi gắn với quy trình phê duyệt).

• Payment Application (một số lĩnh vực xây dựng, dự án).

Tên gọi sẽ phụ thuộc vào quy chế tài chính nội bộ hoặc thông lệ của doanh nghiệp.

Khi nào sử dụng Payment Request?

Mẫu Payment Request thường được lập trong các trường hợp:

• Thanh toán tiền hàng.

• Thanh toán tiền dịch vụ.

• Thanh toán theo hợp đồng.

• Thanh toán tạm ứng.

• Thanh toán chi phí công tác.

• Thanh toán chi phí mua sắm.

• Thanh toán chi phí thuê ngoài.

• Thanh toán cho nhà cung cấp.

• Thanh toán các khoản chi nội bộ.

Đây là một trong những chứng từ phổ biến trong quy trình kiểm soát tài chính của doanh nghiệp.

Nội dung của Giấy đề nghị thanh toán bản tiếng Anh

Một mẫu Payment Request đầy đủ thường bao gồm:

• Tên doanh nghiệp.

• Số văn bản.

• Ngày lập.

• Người đề nghị.

• Bộ phận.

• Nội dung thanh toán.

• Căn cứ thanh toán.

• Số tiền.

• Đơn vị tiền tệ.

• Phương thức thanh toán.

• Thông tin người nhận tiền.

• Hồ sơ đính kèm.

• Chữ ký xác nhận.

Mẫu Giấy đề nghị thanh toán bản tiếng Anh bản tham khảo/tải miễn phí

Dưới đây là mẫu tham khảo có thể sao chép sang Word để sử dụng.

ABC COMPANY LIMITED

Ref: 08/PR/2026

PAYMENT REQUEST

Date: ……/……/……

1. Requestor Information

Full Name: Nguyen Van Minh

Department: Purchasing Department

Position: Purchasing Officer

2. Payee Information

Company/Individual: XYZ Trading Co., Ltd.

Tax Code: 0312345678

Address: 125 Nguyen Trai Street, District 1, Ho Chi Minh City, Vietnam

Bank: Vietcombank

Account Number: 0123456789

3. Payment Details

Contract No.: HD-25/2026

Invoice No.: 000125

Invoice Date: ……/……/……

Purpose of Payment:

Payment for office equipment supplied under Contract No. HD-25/2026.

4. Amount Requested

Description	Amount
Office equipment	USD 8,500.00
VAT	USD 850.00
Total Amount	USD 9,350.00

Amount in Words:

Nine thousand three hundred fifty United States Dollars only.

5. Supporting Documents

• Purchase Contract.

• VAT Invoice.

• Delivery Note.

• Acceptance Report.

• Purchase Order.

• Other supporting documents (if any).

6. Requested Payment Method

☑ Bank Transfer

☐ Cash

☐ Other: ___________________

Certification

I hereby certify that the above information is true and accurate. The requested payment complies with the relevant contract and supporting documents.

Prepared by

(Signature)

Department Manager

(Signature)

Chief Accountant

(Signature)

Authorized Representative

(Signature & Company Seal)

Hướng dẫn soạn Giấy đề nghị thanh toán bản tiếng Anh

Khi lập Payment Request, nên thực hiện theo các bước sau:

Bước 1. Điền thông tin người đề nghị

Bao gồm:

• Họ và tên.

• Chức vụ.

• Bộ phận.

• Đơn vị công tác.

Bước 2. Ghi thông tin bên nhận thanh toán

Bao gồm:

• Tên công ty hoặc cá nhân.

• Địa chỉ.

• Mã số thuế (nếu có).

• Ngân hàng.

• Số tài khoản.

Bước 3. Mô tả nội dung thanh toán

Ví dụ:

Payment for consulting services under Consulting Agreement No. 15/2026.

Hoặc:

Payment for office furniture supplied under Purchase Contract No. 12/2026.

Bước 4. Ghi số tiền

Nên thể hiện:

• Giá trị trước thuế.

• Thuế VAT (nếu có).

• Tổng số tiền.

• Số tiền bằng chữ.

Bước 5. Liệt kê hồ sơ đính kèm

Thông thường gồm:

• Contract.

• Invoice.

• Delivery Note.

• Acceptance Minutes.

• Purchase Order.

• Other Supporting Documents.

Một số thuật ngữ tiếng Anh thường dùng

Khi nào dùng "Payment Request" và "Request for Payment"?

Hai cụm từ này đều được sử dụng phổ biến nhưng có sắc thái khác nhau.

• Payment Request thường là tên của biểu mẫu hoặc chứng từ nội bộ.

• Request for Payment thường xuất hiện trong nội dung thư hoặc văn bản giao dịch giữa các bên.

Trong môi trường doanh nghiệp, Payment Request là cách đặt tên phổ biến cho mẫu biểu.

Căn cứ sử dụng giấy đề nghị thanh toán

Giấy đề nghị thanh toán không phải là chứng từ thay thế hóa đơn hay chứng từ kế toán bắt buộc, mà là tài liệu phục vụ quy trình kiểm soát và phê duyệt thanh toán nội bộ. Khi lập và lưu trữ hồ sơ, doanh nghiệp cần đối chiếu với:

• Luật Kế toán.

• Các chuẩn mực kế toán và văn bản hướng dẫn có liên quan.

• Quy chế tài chính, quy chế chi tiêu nội bộ của doanh nghiệp.

• Hợp đồng, hóa đơn và chứng từ làm căn cứ thanh toán.

Lưu ý khi lập Giấy đề nghị thanh toán

Theo Luật sư Nguyễn Văn Hùng, cố vấn chuyên môn của Mẫu Văn Bản, một Payment Request chỉ phát huy giá trị trong quy trình kiểm soát nội bộ khi thông tin trên biểu mẫu thống nhất với hợp đồng, hóa đơn và chứng từ kèm theo. Do đó, người lập cần kiểm tra kỹ số hợp đồng, số hóa đơn, số tiền và thông tin tài khoản trước khi trình ký.

Ở góc độ quản trị doanh nghiệp, Luật sư Hà Thanh Trang, cố vấn chuyên môn của Hệ thống mẫu văn bản, cũng khuyến nghị nên quy định rõ luồng phê duyệt, người có thẩm quyền ký và danh mục hồ sơ bắt buộc đính kèm để hạn chế rủi ro trong quá trình thanh toán.

Hướng dẫn tải và sử dụng mẫu

Nếu cần Giấy đề nghị thanh toán bản tiếng Anh, người dùng có thể tìm kiếm trên Mẫu Văn Bản để tải mẫu Word và chỉnh sửa theo nhu cầu.

Sau khi tải mẫu, thực hiện:

1. Điền thông tin doanh nghiệp.

2. Ghi thông tin người đề nghị.

3. Điền thông tin bên nhận thanh toán.

4. Ghi căn cứ thanh toán (hợp đồng, hóa đơn...).

5. Điền số tiền bằng số và bằng chữ.

6. Lựa chọn phương thức thanh toán.

7. Liệt kê đầy đủ chứng từ đính kèm.

8. Hoàn tất các bước ký xác nhận theo quy trình nội bộ.

Kết luận

Giấy đề nghị thanh toán bản tiếng Anh (Payment Request) là biểu mẫu quan trọng trong quy trình tài chính và kế toán của doanh nghiệp, giúp chuẩn hóa việc đề nghị chi trả và tạo cơ sở cho quá trình phê duyệt thanh toán. Khi lập biểu mẫu, cần bảo đảm thông tin về người đề nghị, bên nhận tiền, căn cứ thanh toán, số tiền và chứng từ đính kèm được ghi đầy đủ, chính xác.

Mẫu Văn Bản cung cấp mẫu Payment Request tham khảo với bố cục chuyên nghiệp, dễ chỉnh sửa, hỗ trợ doanh nghiệp và tổ chức tiết kiệm thời gian khi chuẩn bị hồ sơ thanh toán và nâng cao hiệu quả quản lý chứng từ.