Mẫu đơn đặt hàng theo hợp đồng nguyên tắc là văn bản được bên mua gửi cho bên bán căn cứ trên hợp đồng nguyên tắc đã ký kết trước đó nhằm xác nhận nhu cầu mua hàng hóa, số lượng, chủng loại, thời gian giao hàng và các điều kiện thực hiện đơn hàng. Việc sử dụng đơn đặt hàng theo hợp đồng nguyên tắc giúp doanh nghiệp triển khai giao dịch nhanh chóng, hạn chế phải ký hợp đồng mua bán riêng cho từng lần đặt hàng, đồng thời đảm bảo tính thống nhất với các điều khoản đã được hai bên thỏa thuận.

Mẫu đơn đặt hàng theo hợp đồng nguyên tắc là gì?

Mẫu đơn đặt hàng theo hợp đồng nguyên tắc là văn bản phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng nguyên tắc giữa bên mua và bên bán. Đây là căn cứ để bên bán chuẩn bị hàng hóa, giao hàng và xuất hóa đơn theo đúng nội dung đã được thống nhất.

Thông thường, đơn đặt hàng theo hợp đồng nguyên tắc được sử dụng trong các trường hợp:

• Đặt mua nguyên vật liệu định kỳ.

• Đặt hàng theo từng đợt trong năm.

• Mua hàng hóa phục vụ sản xuất.

• Đặt hàng giữa nhà phân phối và nhà cung cấp.

• Giao dịch thương mại thường xuyên giữa doanh nghiệp.

Việc sử dụng mẫu đơn đặt hàng theo hợp đồng nguyên tắc giúp các bên giảm thời gian đàm phán, đồng thời thuận tiện trong quản lý đơn hàng và đối chiếu công nợ.

>>> Có thể bạn quan tâm: Mẫu hợp đồng nguyên tắc cung cấp vật tư

Khi nào cần sử dụng đơn đặt hàng theo hợp đồng nguyên tắc?

Doanh nghiệp nên lập đơn đặt hàng theo hợp đồng nguyên tắc trong các trường hợp sau.

Đặt hàng nhiều lần theo cùng một hợp đồng

Sau khi ký hợp đồng nguyên tắc, mỗi lần phát sinh nhu cầu mua hàng, bên mua chỉ cần lập đơn đặt hàng thay vì ký hợp đồng mới.

Mua hàng theo kế hoạch sản xuất

Các doanh nghiệp sản xuất thường đặt hàng theo từng giai đoạn để phù hợp với tiến độ sản xuất và tồn kho.

Hợp tác lâu dài với nhà cung cấp

Việc sử dụng mẫu đơn đặt hàng theo hợp đồng nguyên tắc giúp duy trì quy trình giao dịch thống nhất và tiết kiệm thời gian xử lý hồ sơ.

Điều chỉnh số lượng hoặc thời gian giao hàng

Đơn đặt hàng có thể ghi nhận nhu cầu cụ thể về số lượng, quy cách hoặc thời điểm giao hàng theo từng đợt mà vẫn tuân thủ hợp đồng nguyên tắc đã ký.

>>> Tham khảo mẫu riêng cho: Hợp đồng nguyên tắc mua bán sắt thép

Vì sao nên sử dụng mẫu đơn đặt hàng chuẩn?

Nhiều doanh nghiệp tải miễn phí mẫu đơn đặt hàng theo hợp đồng nguyên tắc nhưng gặp các vấn đề như:

• Thiếu thông tin viện dẫn hợp đồng nguyên tắc.

• Không ghi rõ chủng loại hoặc quy cách hàng hóa.

• Thiếu thời gian giao hàng.

• Không quy định địa điểm giao nhận.

• Không có phần xác nhận của hai bên.

Theo nhận định của Luật sư Nguyễn Trường Minh, luật sư cố vấn chuyên môn của website Mẫu Văn Bản, đơn đặt hàng cần thể hiện rõ căn cứ là hợp đồng nguyên tắc đã ký, đồng thời ghi đầy đủ thông tin về hàng hóa và tiến độ giao nhận để hạn chế tranh chấp trong quá trình thực hiện.

Đó cũng là lý do nhiều doanh nghiệp lựa chọn tải mẫu đơn đặt hàng theo hợp đồng nguyên tắc tại Hệ thống mẫu văn bản. Với một khoản phí nhỏ, người dùng có biểu mẫu Word được trình bày chuẩn, dễ chỉnh sửa, phù hợp với hoạt động mua bán hàng hóa thực tế và tiết kiệm đáng kể thời gian soạn thảo.

Nội dung cần có trong mẫu đơn đặt hàng theo hợp đồng nguyên tắc

Một mẫu đơn đặt hàng theo hợp đồng nguyên tắc đầy đủ thường bao gồm các nội dung sau.

Thông tin các bên

• Tên bên mua.

• Tên bên bán.

• Địa chỉ.

• Mã số thuế.

• Người đại diện.

• Thông tin liên hệ.

Thông tin hợp đồng nguyên tắc

• Số hợp đồng nguyên tắc.

• Ngày ký hợp đồng.

• Thời hạn hiệu lực của hợp đồng.

Nội dung đặt hàng

• Tên hàng hóa.

• Mã hàng.

• Quy cách.

• Đơn vị tính.

• Số lượng.

• Đơn giá (nếu áp dụng).

• Thành tiền.

Thời gian và địa điểm giao hàng

Ghi rõ:

• Thời gian giao hàng.

• Địa điểm giao hàng.

• Người nhận hàng.

• Điều kiện giao nhận.

Phương thức thanh toán

Thực hiện theo hợp đồng nguyên tắc hoặc theo nội dung ghi trong đơn đặt hàng.

Căn cứ pháp lý

Việc lập và thực hiện đơn đặt hàng theo hợp đồng nguyên tắc có thể căn cứ vào:

• Bộ luật Dân sự.

• Luật Thương mại.

• Luật Quản lý thuế (đối với chứng từ, hóa đơn liên quan).

• Các văn bản pháp luật hướng dẫn có liên quan.

Ngoài quy định của pháp luật, nội dung của đơn đặt hàng còn phải phù hợp với hợp đồng nguyên tắc mà các bên đã ký kết.

Hướng dẫn soạn mẫu đơn đặt hàng theo hợp đồng nguyên tắc

Để soạn mẫu đơn đặt hàng theo hợp đồng nguyên tắc đầy đủ và chính xác, doanh nghiệp nên thực hiện theo các bước sau.

Bước 1. Ghi thông tin hợp đồng nguyên tắc

Điền đầy đủ số hợp đồng, ngày ký và các thông tin liên quan.

Bước 2. Điền thông tin hàng hóa

Ghi rõ:

• Tên hàng.

• Mã hàng.

• Quy cách.

• Đơn vị tính.

• Số lượng.

• Đơn giá (nếu có).

Bước 3. Xác định thời gian giao hàng

Thể hiện cụ thể thời điểm giao hàng và địa điểm nhận hàng.

Bước 4. Kiểm tra điều kiện thanh toán

Đảm bảo nội dung trong đơn phù hợp với hợp đồng nguyên tắc đã ký.

Bước 5. Xác nhận của các bên

Người có thẩm quyền ký xác nhận để làm căn cứ thực hiện đơn hàng.

Mẫu đơn đặt hàng theo hợp đồng nguyên tắc tham khảo/tải miễn phí

ĐƠN ĐẶT HÀNG THEO HỢP ĐỒNG NGUYÊN TẮC

Số: ……/ĐĐH

Kính gửi: ....................................................................

Căn cứ Hợp đồng nguyên tắc số: ……/HĐNT ký ngày …… tháng …… năm ……

BÊN ĐẶT HÀNG

Tên đơn vị: ..............................................................................

Địa chỉ: ....................................................................................

Mã số thuế: ..............................................................................

Người đại diện: ..........................................................................

Điện thoại: ................................................................................

Đề nghị Quý đơn vị cung cấp hàng hóa với nội dung sau:

STT	Tên hàng hóa	Quy cách	ĐVT	Số lượng	Đơn giá	Thành tiền
1
2
3

Thời gian giao hàng:

..................................................................................................

Địa điểm giao hàng:

..................................................................................................

Phương thức thanh toán:

Thực hiện theo Hợp đồng nguyên tắc số ……/HĐNT hoặc theo thỏa thuận của các bên.

Đề nghị Quý đơn vị xác nhận và thực hiện đơn hàng theo đúng thời gian đã thống nhất.

………, ngày …… tháng …… năm ……

ĐẠI DIỆN BÊN ĐẶT HÀNG

(Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu nếu có)

XÁC NHẬN CỦA BÊN CUNG CẤP

(Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu nếu có)

Những lưu ý khi sử dụng đơn đặt hàng theo hợp đồng nguyên tắc

Khi lập đơn đặt hàng theo hợp đồng nguyên tắc, doanh nghiệp nên lưu ý:

• Đối chiếu nội dung với hợp đồng nguyên tắc trước khi phát hành.

• Ghi rõ quy cách và số lượng hàng hóa để tránh nhầm lẫn.

• Xác định chính xác thời gian và địa điểm giao nhận.

• Lưu giữ đơn đặt hàng cùng hợp đồng nguyên tắc và các chứng từ giao nhận để thuận tiện đối chiếu khi phát sinh tranh chấp.

• Trường hợp có thay đổi về giá, phương thức thanh toán hoặc điều kiện giao hàng ngoài phạm vi hợp đồng nguyên tắc, các bên nên lập văn bản bổ sung hoặc xác nhận bằng văn bản.

Theo chia sẻ của Luật sư Đỗ Bá Thích, luật sư cố vấn chuyên môn của website Hệ thống biểu mẫu văn bản, doanh nghiệp nên quy định rõ trong hợp đồng nguyên tắc về giá trị pháp lý của đơn đặt hàng, phương thức xác nhận (ký trực tiếp hoặc điện tử) và thời hạn phản hồi của bên bán để quá trình giao dịch diễn ra nhanh chóng và hạn chế tranh chấp.

Tải mẫu đơn đặt hàng theo hợp đồng nguyên tắc chuẩn ở đâu?

Mẫu tham khảo trên giúp doanh nghiệp dễ dàng hình dung cách lập đơn đặt hàng theo hợp đồng nguyên tắc và có thể sử dụng để tham khảo khi phát sinh giao dịch.

Tuy nhiên, đối với hoạt động kinh doanh thực tế, doanh nghiệp thường cần biểu mẫu Word được trình bày đúng thể thức, căn chỉnh chuẩn, có sẵn định dạng bảng biểu, dễ chỉnh sửa và phù hợp với nhiều ngành nghề. Tại Mẫu Văn Bản, bạn có thể tải mẫu đơn đặt hàng theo hợp đồng nguyên tắc với mức phí nhỏ để tiết kiệm thời gian soạn thảo, giảm thiểu sai sót và có ngay biểu mẫu chuyên nghiệp phục vụ công tác mua bán hàng hóa.

Kết luận

Mẫu đơn đặt hàng theo hợp đồng nguyên tắc là văn bản quan trọng giúp doanh nghiệp triển khai việc mua bán hàng hóa theo hợp đồng nguyên tắc đã ký kết một cách nhanh chóng, minh bạch và hiệu quả. Việc sử dụng đơn đặt hàng theo hợp đồng nguyên tắc đúng quy cách sẽ giúp các bên quản lý đơn hàng, giao nhận và thanh toán thuận lợi hơn, đồng thời hạn chế rủi ro phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng.

Nếu cần văn bản mẫu word chuẩn, dễ chỉnh sửa và sử dụng ngay, bạn có thể tham khảo kho tài liệu của Hệ thống mẫu văn bản để tải nhanh và hoàn thiện hồ sơ.