Thu mua dược liệu: Hướng dẫn quy trình và mẫu hợp đồng chuẩn

Thu mua dược liệu, đặc biệt là các loại dược liệu quý hiếm, không chỉ là mắt xích quan trọng trong chuỗi cung ứng ngành dược mà còn là yếu tố quyết định chất lượng đầu vào của sản phẩm. Với sự tư vấn từ đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm, Mẫu Văn Bản mang đến hướng dẫn chi tiết quy trình thu mua dược liệu theo đúng quy định pháp luật. Đồng thời, mẫu hợp đồng thu mua chuẩn pháp lý sẽ giúp các bên bảo vệ quyền lợi và rõ ràng trách nhiệm trong suốt quá trình hợp tác. Tải ngay để đảm bảo tính minh bạch và bền vững cho hoạt động thu mua dược liệu của bạn.

Tầm quan trọng của thu mua dược liệu

1. Đảm bảo chất lượng nguyên liệu

Thu mua dược liệu là bước đầu tiên và có vai trò quyết định trong chuỗi sản xuất thuốc, đặc biệt là thuốc y học cổ truyền và thuốc có nguồn gốc tự nhiên. Dược liệu chất lượng cao là yếu tố cốt lõi để đảm bảo hiệu quả điều trị và an toàn cho người sử dụng. Việc kiểm soát chặt chẽ trong quá trình thu mua giúp loại bỏ các nguyên liệu không đạt chuẩn, từ đó ngăn chặn nguy cơ lẫn tạp chất, dược liệu nhiễm độc hoặc bị làm giả. Ngoài ra, thu mua dược liệu đúng chuẩn còn góp phần nâng cao uy tín của nhà sản xuất dược phẩm, xây dựng niềm tin nơi người tiêu dùng và bảo vệ sức khỏe cộng đồng.

2. Thực trạng thu mua dược liệu tại Việt Nam

Theo báo cáo năm 2024 từ Bộ Y tế, khoảng 30% dược liệu sử dụng trong sản xuất thuốc tại Việt Nam được thu mua từ các nguồn quý hiếm trong nước. Điều này cho thấy tiềm năng lớn của nguồn dược liệu nội địa, đồng thời phản ánh xu hướng tận dụng tài nguyên bản địa trong phát triển ngành dược. Tuy nhiên, hoạt động thu mua dược liệu tại Việt Nam vẫn còn gặp nhiều thách thức như: tình trạng khai thác tự phát, thiếu quy hoạch vùng trồng, kiểm định chất lượng chưa đồng bộ và sự xâm nhập của dược liệu nhập khẩu không rõ nguồn gốc. Do đó, cần thiết có chính sách quản lý và hỗ trợ phát triển vùng trồng dược liệu bền vững, kết hợp với tiêu chuẩn hóa quy trình thu mua để nâng cao chất lượng nguyên liệu đầu vào cho ngành dược.

>>> Tải mẫu hợp đồng thu mua dược liệu để đảm bảo quyền lợi tại Mẫu Văn Bản

Quy định pháp luật về thu mua dược liệu

Luật Dược số 105/2016/QH13 và Luật sửa đổi, bổ sung số 44/2024/QH15

• Quy định quản lý nhà nước đối với dược liệu, trong đó bao gồm việc tổ chức, cá nhân thu mua dược liệu phải đảm bảo tuân thủ tiêu chuẩn chất lượng, nguồn gốc xuất xứ rõ ràng.

• Bổ sung các quy định về kiểm soát chất lượng dược liệu và trách nhiệm của các bên liên quan trong việc thu mua, bảo quản dược liệu nhằm đảm bảo an toàn và hiệu quả sử dụng.

Nghị định số 54/2017/NĐ-CP

• Hướng dẫn chi tiết điều kiện kinh doanh, thu mua, bảo quản dược liệu.

• Quy định trách nhiệm của tổ chức, cá nhân trong việc thu mua, kiểm tra chất lượng dược liệu trước khi đưa vào sử dụng.

Thông tư số 07/2024/TT-BYT

• Quy định minh bạch và chuẩn hóa quy trình đấu thầu, thu mua dược liệu tại các cơ sở y tế công lập.

• Yêu cầu việc lựa chọn nhà cung cấp dược liệu phải đảm bảo chất lượng, nguồn gốc rõ ràng, đúng quy định.

Thông tư số 13/2024/TT-BYT Ban hành danh mục dược liệu độc làm thuốc và quy định nguyên tắc, tiêu chí lựa chọn dược liệu độc để quản lý chặt chẽ thu mua và sử dụng loại dược liệu này.

Thông tư số 14/2024/TT-BYT Hướng dẫn quy trình sơ chế, chế biến dược liệu, yêu cầu cơ sở thu mua phải đảm bảo tuân thủ phương pháp bảo quản và chế biến để giữ nguyên chất lượng dược liệu.

>>> Tải mẫu hợp đồng thu mua dược liệu để đảm bảo quyền lợi tại Mẫu Văn Bản

Tiêu chí lựa chọn dược liệu tốt, quý hiếm

1. Nguồn gốc và chất lượng

• Kiểm tra độ tinh khiết và an toàn: Dược liệu được lựa chọn phải trải qua kiểm nghiệm kỹ lưỡng về độ tinh khiết, đảm bảo không chứa tạp chất, kim loại nặng, vi sinh vật gây hại hoặc tồn dư thuốc bảo vệ thực vật. Các chỉ tiêu này phải đáp ứng theo quy định tại Dược điển Việt Nam và các tiêu chuẩn quốc tế (nếu áp dụng).

• Truy xuất nguồn gốc rõ ràng: Việc xác định rõ nguồn gốc dược liệu là yêu cầu bắt buộc, bao gồm: địa điểm trồng trọt, phương pháp thu hái, điều kiện bảo quản và vận chuyển. Điều này giúp ngăn chặn tình trạng sử dụng dược liệu trôi nổi, không rõ nguồn gốc, ảnh hưởng đến hiệu quả điều trị và an toàn cho người dùng.

• Ưu tiên vùng trồng đạt chuẩn GACP-WHO: GACP (Good Agricultural and Collection Practices – Thực hành tốt trồng trọt và thu hái theo khuyến cáo của Tổ chức Y tế Thế giới) là tiêu chuẩn bắt buộc áp dụng đối với dược liệu có giá trị cao. Dược liệu từ vùng trồng đạt GACP đảm bảo hàm lượng hoạt chất ổn định, kiểm soát tốt các yếu tố gây hại trong suốt chuỗi cung ứng.

• Căn cứ pháp lý: Tiêu chí lựa chọn dược liệu được quy định tại Thông tư 13/2018/TT-BYT về quản lý chất lượng dược liệu và vị thuốc cổ truyền. Các đơn vị sản xuất, kinh doanh phải lập hồ sơ chứng minh nguồn gốc, kèm theo hợp đồng thu mua minh bạch.

2. Thống kê về chất lượng dược liệu

• Theo thống kê năm 2024 từ Cục Quản lý Y, Dược cổ truyền – Bộ Y tế, khoảng 70% dược liệu quý hiếm được thu mua trên thị trường đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng nhờ có hợp đồng cung ứng rõ ràng, ghi rõ điều kiện trồng trọt, phương pháp thu hái và cam kết kiểm nghiệm sau thu hoạch.

• Ý nghĩa của thống kê: Tỷ lệ đạt chuẩn cao cho thấy việc thiết lập các mối liên kết sản xuất – thu mua chặt chẽ có vai trò quan trọng trong đảm bảo chất lượng dược liệu. Đồng thời, minh bạch hóa hợp đồng cũng giúp bảo vệ quyền lợi của cả bên mua và bên cung ứng, tránh tình trạng dược liệu giả, kém chất lượng lưu hành trên thị trường.

>>> Tải mẫu hợp đồng thu mua dược liệu để đảm bảo quyền lợi tại Mẫu Văn Bản

Quy trình thu mua dược liệu

1. Xác định nhu cầu và nhà cung cấp

• Lập danh sách dược liệu cần thu mua: Doanh nghiệp hoặc cơ sở sản xuất cần xác định rõ nhu cầu sử dụng dược liệu dựa trên kế hoạch sản xuất, đơn hàng, hoặc dự báo thị trường. Danh mục này cần ghi rõ tên dược liệu, tiêu chuẩn kỹ thuật, số lượng cần thiết và thời gian thu mua.

• Đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp:

Việc lựa chọn nhà cung cấp cần dựa trên các tiêu chí như:

• Giấy phép kinh doanh hợp pháp.

• Nguồn gốc dược liệu rõ ràng, có chứng nhận GAP (Good Agricultural and Collection Practices) hoặc tương đương.

• Kinh nghiệm, uy tín trên thị trường.

• Hồ sơ kiểm nghiệm dược liệu và tuân thủ quy định về bảo quản, vận chuyển.

• Ký hợp đồng thu mua:

Hợp đồng thu mua là văn bản pháp lý quan trọng, cần quy định rõ:

• Tên và số lượng từng loại dược liệu.

• Tiêu chuẩn chất lượng (ví dụ: theo Dược điển Việt Nam).

• Thời gian giao nhận và địa điểm.

• Trách nhiệm về kiểm nghiệm, khiếu nại, xử lý hàng kém chất lượng.

• Điều khoản thanh toán và chế tài vi phạm hợp đồng.

Việc ký hợp đồng minh bạch và chặt chẽ không chỉ đảm bảo quyền lợi các bên mà còn giúp phòng tránh rủi ro về pháp lý và chất lượng dược liệu.

2. Thống kê về quy trình thu mua

• Theo khảo sát năm 2024 do một nhóm nghiên cứu ngành dược phẩm thực hiện, cho thấy:

  • 80% giao dịch thu mua dược liệu diễn ra thành công và đúng tiến độ khi các bên có hợp đồng thu mua chuẩn, đầy đủ điều khoản pháp lý.

  • Các giao dịch này ít xảy ra tranh chấp, chất lượng dược liệu được kiểm soát tốt hơn và chi phí phát sinh do khiếu nại giảm đáng kể.

Ngược lại, các trường hợp thu mua không có hợp đồng rõ ràng hoặc chỉ giao dịch bằng thỏa thuận miệng có tỷ lệ khiếu nại lên đến 30%, trong đó phần lớn liên quan đến chất lượng dược liệu, giao hàng chậm hoặc không đúng chủng loại.

>>> Tải mẫu hợp đồng thu mua dược liệu để đảm bảo quyền lợi tại Mẫu Văn Bản

Vai trò của hợp đồng trong thu mua dược liệu

1. Điều khoản cần thiết trong hợp đồng

Hợp đồng thu mua dược liệu cần quy định rõ các thông tin cốt lõi như: chủng loại, xuất xứ và đặc điểm của dược liệu; giá cả; thời gian, phương thức giao hàng; trách nhiệm và nghĩa vụ của các bên tham gia.

Ngoài ra, để đảm bảo chất lượng và tránh tranh chấp, hợp đồng cần có điều khoản về kiểm tra chất lượng trước khi nhận hàng, cũng như cơ chế giải quyết tranh chấp nếu phát sinh vấn đề. Những điều khoản này giúp kiểm soát rủi ro và bảo đảm quá trình thu mua diễn ra minh bạch, đúng quy định pháp luật.

2. Lợi ích của hợp đồng chuẩn

Theo báo cáo năm 2024, có đến 85% doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực dược liệu đã tránh được các rủi ro pháp lý nhờ sử dụng hợp đồng chuẩn. Việc áp dụng mẫu hợp đồng chuẩn giúp các bên giảm thiểu sai sót, tăng tính chuyên nghiệp trong giao dịch và tạo cơ sở pháp lý vững chắc khi có tranh chấp phát sinh.

>>> Tải mẫu hợp đồng thu mua dược liệu để đảm bảo quyền lợi tại Mẫu Văn Bản

Lời khuyên khi thu mua dược liệu

1. Kiểm tra pháp lý và chất lượng

Trước khi tiến hành thu mua, doanh nghiệp cần xác minh rõ nguồn gốc dược liệu và kiểm tra đầy đủ giấy tờ pháp lý của nhà cung cấp. Điều này giúp đảm bảo dược liệu đạt chất lượng, an toàn và phù hợp với quy định hiện hành.

Việc sử dụng hợp đồng chuẩn là cần thiết để xác định rõ quyền và nghĩa vụ của các bên, giúp bảo vệ quyền lợi và hạn chế rủi ro pháp lý phát sinh trong quá trình giao dịch.

2. Thống kê về hiệu quả thu mua

Theo nghiên cứu năm 2024, có tới 90% doanh nghiệp thu mua dược liệu thành công và ổn định khi áp dụng hợp đồng pháp lý rõ ràng. Việc chuẩn hóa hợp đồng không chỉ tăng tính minh bạch mà còn góp phần xây dựng mối quan hệ hợp tác lâu dài với nhà cung cấp.

>>> Tải mẫu hợp đồng thu mua dược liệu để đảm bảo quyền lợi tại Mẫu Văn Bản

Những câu hỏi thường gặp liên quan đến thu mua dược liệu

1. Thu mua dược liệu là gì?

Thu mua dược liệu là hoạt động mua bán các loại nguyên liệu tự nhiên (thảo dược, cây thuốc, rễ, lá, vỏ cây…) dùng để sản xuất thuốc, thực phẩm chức năng hoặc mỹ phẩm.

2. Ai có thể thực hiện thu mua dược liệu?

Các tổ chức, doanh nghiệp, nhà máy sản xuất thuốc hoặc chế biến dược liệu, và cả cá nhân được phép hoạt động trong lĩnh vực này theo quy định của pháp luật đều có thể tham gia thu mua dược liệu.

3. Tiêu chuẩn chất lượng dược liệu khi thu mua là gì?

Dược liệu thu mua phải đáp ứng các tiêu chuẩn về nguồn gốc xuất xứ, độ tinh khiết, không chứa tạp chất độc hại, không bị nhiễm thuốc bảo vệ thực vật hoặc các chất cấm. Tiêu chuẩn cụ thể thường dựa trên quy định của Bộ Y tế hoặc tiêu chuẩn quốc tế.

4. Quy trình thu mua dược liệu thường gồm những bước nào?

• Kiểm tra nguồn gốc và chứng nhận dược liệu

• Thẩm định chất lượng mẫu dược liệu (qua thử nghiệm, quan sát)

• Thỏa thuận giá và ký hợp đồng thu mua

• Tiếp nhận và kiểm tra lô hàng khi giao nhận

• Lưu trữ, bảo quản đúng quy cách theo yêu cầu.

5. Có những loại hợp đồng thu mua dược liệu nào phổ biến?

Phổ biến là hợp đồng mua bán dược liệu theo lô, hợp đồng đặt hàng dài hạn với các điều khoản về chất lượng, số lượng, giá cả và thời gian giao hàng rõ ràng.

>>> Tải mẫu hợp đồng thu mua dược liệu để đảm bảo quyền lợi tại Mẫu Văn Bản

Thu mua dược liệu, đặc biệt là dược liệu tốt và quý hiếm, đòi hỏi sự cẩn trọng và tuân thủ pháp luật để đảm bảo chất lượng và an toàn. Với hướng dẫn từ Mẫu Văn Bản, bạn có thể thực hiện quy trình thu mua hiệu quả và bảo vệ quyền lợi thông qua hợp đồng chuẩn. Truy cập ngay Mẫu Văn Bản để tải mẫu hợp đồng thu mua dược liệu và bắt đầu hành trình thu mua an toàn, chuyên nghiệp!