Thanh toán tiền lương cho người lao động – Quy định và quyền lợi thiết yếu
Thanh toán lương là quyền lợi thiết yếu của người lao động và trách nhiệm bắt buộc của người sử dụng lao động. Việc hiểu rõ quy trình thanh toán lương, các hình thức như thanh toán lương cho nhân viên bằng tiền mặt, cũng như quy định về thanh toán lương nghỉ việc giúp đảm bảo quyền lợi và tránh tranh chấp.
Đặc biệt, việc chuẩn bị đơn đề nghị thanh toán tiền lương đúng mẫu và thực hiện thủ tục thanh toán đầy đủ là bước quan trọng giúp quá trình thanh toán diễn ra nhanh chóng, minh bạch.
Mẫu văn bản cung cấp mẫu đơn đề nghị thanh toán tiền lương chuẩn, biểu mẫu và hướng dẫn chi tiết quy trình thanh toán lương, hỗ trợ bạn thực hiện đúng quy định pháp luật.
Quy trình thanh toán lương – Các bước thực hiện
Bước 1: Lập bảng chấm công và tính lương
Thu thập dữ liệu chấm công: Bộ phận nhân sự hoặc quản lý trực tiếp thu thập, kiểm tra và tổng hợp dữ liệu chấm công của từng người lao động trong kỳ lương (tháng, quý).
Tính lương: Dựa trên hợp đồng lao động, thỏa thuận về mức lương cơ bản, phụ cấp, thưởng, làm thêm giờ, nghỉ phép... để tính tổng số tiền lương phải trả cho từng nhân viên.
Kiểm tra tính chính xác: Đảm bảo dữ liệu chấm công và cách tính lương tuân thủ quy định pháp luật và chính sách công ty.
Bước 2: Lập bảng kê chi tiết các khoản lương, phụ cấp, thưởng, khấu trừ
Tổng hợp các khoản: Ghi rõ các khoản lương cơ bản, phụ cấp (ăn ca, đi lại, chức vụ...), thưởng (thành tích, lễ tết...), các khoản khấu trừ (bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân, vi phạm kỷ luật...).
Lập bảng kê chi tiết: Mỗi nhân viên có bảng kê riêng thể hiện rõ từng khoản mục, tổng thu nhập và tổng khấu trừ.
Kiểm tra và đối chiếu: Đảm bảo bảng kê phản ánh chính xác các khoản phải trả và khấu trừ theo quy định.
Bước 3: Chuẩn bị đơn đề nghị thanh toán tiền lương
Soạn thảo đơn đề nghị: Bộ phận nhân sự hoặc kế toán lập đơn đề nghị thanh toán tiền lương theo mẫu quy định của công ty.
Kèm theo hồ sơ: Đính kèm bảng chấm công, bảng kê chi tiết các khoản lương, phụ cấp, thưởng, khấu trừ và các chứng từ liên quan.
Kiểm tra: Đảm bảo hồ sơ đầy đủ, hợp lệ trước khi trình duyệt.
Bước 4: Trình duyệt và phê duyệt thanh toán
Trình duyệt: Đơn đề nghị thanh toán cùng các hồ sơ liên quan được trình lên bộ phận kế toán và quản lý có thẩm quyền.
Phê duyệt: Người có thẩm quyền kiểm tra, xác nhận tính hợp lệ, chính xác và phê duyệt chi trả lương.
Lưu ý: Quy trình phê duyệt phải tuân thủ quy định nội bộ và luật lao động.
Bước 5: Thực hiện thanh toán lương
Phương thức thanh toán: Thực hiện thanh toán lương cho người lao động bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản qua ngân hàng theo thông tin đã đăng ký.
Ghi nhận giao dịch: Bộ phận kế toán ghi nhận đầy đủ các khoản thanh toán vào sổ sách kế toán và báo cáo tài chính.
Thông báo cho người lao động: Thông báo cho người lao động về việc đã chi trả lương, có thể kèm theo bảng kê chi tiết để nhân viên đối chiếu.
Bước 6: Lưu trữ hồ sơ thanh toán
Lưu trữ hồ sơ: Toàn bộ hồ sơ liên quan đến thanh toán lương (bảng chấm công, bảng kê, đơn đề nghị, biên lai thanh toán...) được lưu trữ theo quy định của công ty và pháp luật.
Bảo mật: Hồ sơ phải được bảo mật, chỉ những người có thẩm quyền mới được tiếp cận.
Thời gian lưu trữ: Thường ít nhất 5 năm hoặc theo quy định của pháp luật hiện hành.
>>> XEM THÊM & TẢI NGAY : Mẫu hợp đồng lao động có các điều khoản chuẩn về việc thanh toán tiền lương cho người lao động.
Thanh toán lương cho nhân viên bằng tiền mặt – Lưu ý và quy định
1. Quy định về hình thức trả lương bằng tiền mặt theo Bộ luật Lao động 2019
Theo Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động có quyền lựa chọn hình thức trả lương cho người lao động, trong đó có hình thức trả lương bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản ngân hàng.
Việc trả lương bằng tiền mặt phải được thực hiện đầy đủ, đúng hạn và đảm bảo quyền lợi cho người lao động.
Người lao động có quyền yêu cầu nhận lương bằng tiền mặt hoặc qua tài khoản cá nhân, trừ trường hợp pháp luật hoặc thỏa thuận khác.
Người sử dụng lao động phải lập đầy đủ chứng từ thanh toán lương, đảm bảo minh bạch, rõ ràng theo quy định.
2. Ưu điểm và nhược điểm của việc thanh toán lương bằng tiền mặt
Ưu điểm:
Tiện lợi và dễ sử dụng: Người lao động nhận lương trực tiếp, không cần tài khoản ngân hàng hay các thủ tục chuyển khoản phức tạp.
Không phát sinh phí giao dịch: Tránh các khoản phí chuyển khoản, phí duy trì tài khoản hoặc phí dịch vụ ngân hàng.
Bảo mật và riêng tư: Giữ kín thông tin tài chính cá nhân, tránh rủi ro lộ lọt thông tin tài khoản ngân hàng.
Linh hoạt: Dễ dàng điều chỉnh số tiền lương ngay tại chỗ theo thỏa thuận với người lao động.
Nhược điểm:
Rủi ro mất cắp, an toàn: Người lao động phải mang theo số tiền lớn, dễ bị mất trộm hoặc cướp.
Khó quản lý, dễ sai sót: Việc quản lý và ghi nhận thanh toán tiền mặt phức tạp, dễ xảy ra sai sót hoặc gian lận.
Tốn kém chi phí vận chuyển và nhân sự: Doanh nghiệp phải thuê người quản lý, vận chuyển tiền mặt an toàn.
Không phù hợp với xu hướng chuyển đổi số: Không đáp ứng nhu cầu thanh toán hiện đại, tiện ích của công nghệ.
Bất tiện cho người lao động: Phải đến trực tiếp nhận tiền, tốn thời gian và công sức.
3. Các lưu ý về bảo mật, an toàn và chứng từ khi trả lương tiền mặt
Bảo mật thông tin: Người sử dụng lao động cần đảm bảo bảo mật thông tin cá nhân và số tiền lương của người lao động.
An toàn khi thanh toán: Cần có biện pháp bảo vệ an toàn cho người nhận và người chi trả tiền mặt, tránh rủi ro mất mát hoặc trộm cắp.
Lập chứng từ đầy đủ: Mỗi lần thanh toán phải có phiếu chi hoặc biên lai xác nhận việc trả lương, có chữ ký của người nhận để làm căn cứ kiểm tra, đối chiếu.
Lưu trữ hồ sơ: Hồ sơ thanh toán tiền mặt phải được lưu trữ theo quy định để phục vụ công tác kiểm tra, kiểm toán.
Đảm bảo đúng hạn: Thanh toán lương phải đúng thời hạn quy định trong hợp đồng lao động hoặc thỏa thuận.
4. Trường hợp người lao động ủy quyền nhận lương
Người lao động có thể ủy quyền cho người khác nhận lương thay nếu không thể trực tiếp nhận (ví dụ: nghỉ ốm, công tác).
Việc ủy quyền phải được lập thành văn bản, có chữ ký của người lao động và người được ủy quyền.
Người nhận thay phải xuất trình giấy ủy quyền hợp lệ khi nhận tiền lương.
Người sử dụng lao động chỉ chịu trách nhiệm chi trả lương khi đã giao tiền cho người được ủy quyền hợp pháp.
Việc trả lương bằng tiền mặt vẫn được nhiều doanh nghiệp lựa chọn do tính linh hoạt và tiện lợi, nhưng cần chú ý đảm bảo an toàn, bảo mật và minh bạch trong quá trình thanh toán. Đồng thời, doanh nghiệp nên cân nhắc chuyển đổi sang hình thức thanh toán qua tài khoản ngân hàng để phù hợp với xu hướng chuyển đổi số và giảm thiểu rủi ro.
>>>Trả lương bằng tiền mặt có hợp lệ? Tìm hiểu quy định mới nhất để tránh rủi ro pháp lý!
Thanh toán tiền lương sau khi nghỉ việc – Quy định và quyền lợi
1. Các khoản tiền người lao động được nhận khi nghỉ việc
Khi hợp đồng lao động chấm dứt, người lao động có quyền nhận các khoản tiền sau:
Tiền lương những ngày đã làm việc: Tiền lương cho những ngày công thực tế người lao động đã làm nhưng chưa được thanh toán.
Trợ cấp thôi việc: Áp dụng với người lao động làm việc thường xuyên từ đủ 12 tháng trở lên, được trả mỗi năm làm việc một nửa tháng tiền lương bình quân 6 tháng liền kề trước khi thôi việc (theo Điều 46 Bộ luật Lao động 2019). Không áp dụng với người đủ điều kiện hưởng lương hưu hoặc tự ý bỏ việc không lý do chính đáng liên tục từ 5 ngày làm việc trở lên.
Trợ cấp mất việc làm: Dành cho người lao động bị cắt giảm do thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc lý do kinh tế, chia tách, hợp nhất doanh nghiệp...
Trợ cấp thất nghiệp: Người lao động tham gia bảo hiểm thất nghiệp và đáp ứng điều kiện được hưởng trợ cấp thất nghiệp theo Luật Việc làm 2013. Mức trợ cấp là 60% mức bình quân tiền lương đóng bảo hiểm thất nghiệp trong 6 tháng liền kề trước khi thất nghiệp.
Tiền lương cho những ngày nghỉ phép năm còn lại: Người lao động chưa nghỉ hoặc chưa nghỉ hết số ngày phép năm được thanh toán theo mức lương trong hợp đồng lao động (Điều 113 Bộ luật Lao động 2019).
2. Thời hạn thanh toán tiền lương và các khoản liên quan
Người sử dụng lao động phải thanh toán đầy đủ các khoản tiền trên trong thời hạn không quá 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động (theo Điều 48 Bộ luật Lao động 2019).
Trong một số trường hợp đặc biệt như doanh nghiệp chấm dứt hoạt động, thay đổi cơ cấu, công nghệ, hoặc vì lý do kinh tế, thời hạn này có thể kéo dài nhưng không quá 30 ngày.
3. Quyền lợi và nghĩa vụ của các bên trong việc thanh toán lương nghỉ việc
Người sử dụng lao động:
Có trách nhiệm thanh toán đầy đủ, đúng hạn các khoản tiền liên quan đến quyền lợi của người lao động khi nghỉ việc.
Phải hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại giấy tờ cá nhân cho người lao động.
Lưu giữ chứng từ, hồ sơ liên quan đến việc thanh toán tiền lương và trợ cấp cho người lao động.
Người lao động:
Có trách nhiệm bàn giao công việc, tài liệu theo thỏa thuận hoặc quy định trước khi nghỉ việc.
Kiểm tra, đối chiếu các khoản tiền được thanh toán, nếu có thắc mắc hoặc tranh chấp cần phản ánh kịp thời.
Tuân thủ các quy định về nghỉ việc và chấm dứt hợp đồng lao động.
4. Các trường hợp đặc biệt và xử lý tranh chấp
Nếu có tranh chấp về việc thanh toán tiền lương, trợ cấp, hai bên cần thương lượng, hòa giải hoặc nhờ sự can thiệp của cơ quan lao động, tòa án theo quy định pháp luật.
Trong trường hợp người sử dụng lao động chậm hoặc không thanh toán tiền lương, người lao động có quyền khiếu nại hoặc khởi kiện để bảo vệ quyền lợi.
Doanh nghiệp phá sản, giải thể thì các khoản tiền lương, trợ cấp được ưu tiên thanh toán theo quy định.
Người lao động tự ý bỏ việc không có lý do chính đáng có thể mất quyền nhận trợ cấp thôi việc.
Thanh toán lương là quyền lợi thiết yếu của người lao động và nghĩa vụ pháp lý của người sử dụng lao động. Hiểu rõ quy trình thanh toán lương, các hình thức thanh toán như thanh toán lương cho nhân viên bằng tiền mặt, cũng như quy định về thanh toán lương nghỉ việc giúp đảm bảo quyền lợi, tránh tranh chấp và thực hiện đúng pháp luật.
Truy cập Mauvanban.vn để tải mẫu đơn các giấy tờ liên quan, đồng thời nhận tư vấn pháp lý miễn phí, hỗ trợ bạn thanh toán tiền lương sau khi nghỉ việc chính xác, hiệu quả.
>>>Nếu bạn cần mẫu phiếu chi trả lương hoặc hướng dẫn chi tiết về thủ tục ủy quyền nhận lương, Mauvanban.vn sẵn sàng hỗ trợ!