Quy trình nghỉ việc hợp pháp theo quy định pháp luật
Nghỉ việc là một trong những vấn đề thường gặp trong quan hệ lao động, nhưng không phải người lao động hay người sử dụng lao động nào cũng hiểu rõ các quy định pháp luật liên quan.
Luật Lao động quy định chặt chẽ về quyền và nghĩa vụ khi chấm dứt hợp đồng lao động, bao gồm điều kiện nghỉ việc hợp pháp, thời hạn báo trước, nghĩa vụ thanh toán lương, trợ cấp và bàn giao công việc. Việc hiểu đúng và áp dụng đúng quy định sẽ giúp hạn chế tối đa rủi ro pháp lý cho cả hai bên.
Bài viết dưới đây Mẫu văn bản sẽ cung cấp những thông tin pháp lý quan trọng và hướng dẫn cụ thể về những vấn đề đó.
>>> Truy cập Mẫu văn bản để tải về Biên bản bàn giao công việc nghỉ việc được cập nhật mới nhất, dùng được trong mọi trường hợp.
Các trường hợp nghỉ việc, chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định của pháp luật
Theo quy định của Bộ luật lao động 2019, thì các trường hợp nghỉ việc, chấm dứt hợp đồng lao động, hay một số trường hợp diễn ra giữa người sử dụng lao động và người lao động được pháp luật hiện hành được ghi nhận tại Điều 34 quy định về các trường hợp chấm dứt hợp động lao động như sau:
Trường hợp 1: Đã đến thời hạn chấm dứt hợp đồng lao động, ngoại trừ trường hợp tái bổ nhiệm đối với người lao động giữ chức vụ là thành viên ban lãnh đạo.
Trường hợp 2: Người lao động đã hoàn thành nội dung và thời hạn của hợp đồng lao động.
Trường hợp 3: Hai bên người lao động và sử dụng lao động cùng thỏa thuận chấm dứt hợp đồng.
Trường hợp 4: Người lao động bị người sử dụng lao động xử lý kỷ luật sa thải.
Trường hợp 5: Người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động.
Trường hợp 6:. Người sử dụng lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động.
Trường hợp 7: Người sử dụng lao động cho người lao động thôi việc do thay đổi cơ cấu doanh nghiệp, chấm dứt hợp đồng vì lý do kinh tế.
Dựa trên những trường hợp quy định trên, người lao động cần hiểu rõ trường hợp nghỉ việc của bản thân để thực hiện thủ tục xin nghỉ việc phù hợp.
>>> XEM THÊM & TẢI NGAY : Mẫu hợp đồng lao động có các điều khoản chuẩn về nghỉ việc hợp pháp.
Quy trình nghỉ việc hợp pháp theo quy định
Nộp đơn xin nghỉ việc và thông báo đúng thời hạn nghỉ việc
Nếu người lao động đã quyết định xin nghỉ việc thì cần viết đơn xin nghỉ việc theo mẫu NS - 09 - BM01, hoặc theo mẫu quy định tại bộ phận nhân sự của doanh nghiệp. Nội dung đơn xin nghỉ cần có lý do nghỉ rõ ràng, thời hạn kết thúc công việc, người được bàn giao lại công việc thay thế cho bạn sau khi đã thống nhất ý kiến với sếp. Tại một số doanh nghiệp hiện nay, đơn xin nghỉ việc được ưu tiên gửi qua email thay vì tài liệu cứng. Vì vậy, tùy thuộc vào công ty của người lao động để thực hiện thủ tục phù hợp nhất.
Bên cạnh đó, trường hợp người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động theo Điều 35 Bộ luật lao động 2019 và Điều 7 Nghị định 147/2020/NĐ-CP hay người sử dụng lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động theo Điều 36 Bộ luật lao động thì cả hai trường hợp này, người lao động và người sử dụng lao động cần phải tuân thủ một số quy định pháp luật về thời hạn báo trước việc đơn phương chấm dứt hợp đồng như sau:
Đối với người lao động thì người lao động cần phải báo trước đối với người sử dụng lao động thời hạn: Ít nhất 45 ngày nếu ký kết hợp đồng lao động không xác định thời hạn; Ít nhất 30 ngày nếu hợp đồng lao động chứa thời hạn từ 12 tháng đến 36 tháng; Ít nhất 03 ngày đối với hợp đồng lao động dưới 12 tháng.
Đối với người sử dụng lao động thì người sử dụng lao động cũng cần thông báo trước với người lao động bằng văn bản: Ít nhất 45 ngày đối với hợp đồng không xác định thời hạn; Ít nhất 30 ngày đối với hợp đồng có thời hạn từ 12 tháng đến 36 tháng; Ít nhất là 03 ngày đối với hợp đồng có thời hạn dưới 12 tháng.
Người có thẩm quyền quản lý nhận đơn và xét xét đơn nghỉ việc
Đối với một số trường hợp người lao động làm việc tại nơi có phân công tổ trưởng, trưởng nhóm. Trước hết người lao động phải xin xác nhận của người có chức vụ tổ trưởng, trưởng nhóm xác nhận về việc xin nghỉ việc. Sau đó, người lao động gửi đơn đến người quản lý, tại bước này các cá nhân có thẩm quyền để cân nhắc lý do và nguyện vọng xin nghỉ của người lao động. Đặc biệt với trường hợp người lao động giữ chức vụ quản lý thì Giám đốc sẽ là người tiếp nhận đơn xin nghỉ và gửi tới phòng nhân sự.
Xác nhận nghỉ việc từ phòng nhân sự
Sau quá trình xem xét đơn xin nghỉ với nguyện vọng phù hợp của người lao động, đơn sẽ được chuyển đến phòng nhân sự. Trong thời hạn 03 ngày, bộ phận và phòng nhân sự sẽ thống nhất lại ý kiến của các cấp quản lý đối với trường hợp nghỉ việc của người lao động và sẽ làm báo cáo gửi đến Giám đốc có thẩm quyền phê duyệt quyết định nghỉ việc.
Quá trình phê duyệt đơn nghỉ việc
Đối với trường hợp các cấp quản lý và phòng nhân sự sẽ thống nhất cho quyết định cho nghỉ việc, phòng nhân sự sẽ gửi báo cáo tới Giám đốc và có quyết định cho nghỉ việc trong thời hạn là 04 ngày làm việc gửi tới người lao động.
Thanh lý hợp đồng lao động đối với người lao động
Việc thanh lý hợp đồng lao động là sự kiện pháp lý bảo đảm cho cả quyền và nghĩa vụ của hai bên người lao động và người sử dụng lao động được công bằng, tránh xảy ra tranh chấp không đáng có. Vì vậy, việc nghỉ việc sẽ bắt buộc phải có quá trình thanh lý hợp đồng lao động. Quá trình này sẽ thuộc phụ trách của phòng nhân sự khi thực hiện các bước sau, bao gồm :
Thực hiện biên bản bàn giao công việc, đính kèm cam kết nghỉ việc. Trong quá trình này, người lao động cũng có nghĩa vụ hoàn thành công việc được giao trước đó đang làm dở trước khi xin nghỉ việc và thực hiện các bước chuyển giao cho người phụ trách kế nhiệm.
Bàn giao và ký xác nhận giao lại các phương tiện, thiết bị, máy móc, đồng phục,... được doanh nghiệp cung cấp (nếu có) trong quá trình làm việc.
Bàn giao các tài liệu, hồ sơ và ký xác nhận đã bàn giao.
Nộp bản cam kết nghỉ việc theo mẫu quy định của doanh nghiệp.
Được thông báo quyết định cho nghỉ việc
Sau khi hoàn thành đầy đủ giấy tờ của quá trình trước đó, phòng nhân sự sẽ tổng hợp đầy đủ các tài kiệu và biên bản cần thiết để soạn thảo chính thức quyết định nghỉ việc. Quyết định nghỉ việc chính thức được Giám đốc phê duyệt và thông báo tới người lao động 01 bản và người chịu trách nhiệm quản lý, 01 bản được lưu trữ tại mỗi bên phòng nhân sự và phòng tài chính - kế toán. Đặc biệt các quyết định nghỉ việc chính thức luôn đính kèm chứng từ thanh lý, biên bản chấm công, biên bản đánh giá để bảo đảm quyền lợi thanh toán các khoản còn lại cho người lao động nghỉ việc.
Các khoản còn lại được thanh toán
Quá trình này sẽ được phối hợp thực hiện bởi phòng tài chính - kế toán và phòng nhân sự quản lý thông qua biên bản thanh toán cho người lao động nghỉ việc và được phê duyệt bởi Giám đốc có thẩm quyền. Người lao động sẽ chỉ được thanh toán nếu hồ sơ này khi phòng tài chính - kế toán chuyển giao hồ sơ thành công sang phòng nhân sự. Sau đó, phòng tài chính kế toán sẽ liên hệ trực tiếp với người lao động để thanh toán các khoản sau:
Đối với trường hợp người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động thì hoàn toàn vẫn có quyền được hưởng nghĩa vụ thanh toán tiền lương (Theo quy định tại Điều 94 và Điều 113 Bộ luật lao động 2019) đầy đủ của mình trong quá trình làm việc tại người lao động, tính từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, trong vòng 14 ngày làm việc người lao động được thanh toán tiền lương của bản thân
Một số khoản tiền được nhận khác (Theo Điều 46, Điều 133 Bộ luật lao động 2019): Trợ cấp thôi việc (Đối với người lao động đã làm việc từ đủ 12 tháng trở lên, mỗi năm làm việc được hưởng nửa tháng tiền lương, trừ trường hợp được hưởng chế độ lương hưu); Trợ cấp mất việc làm (Đối với người lao động đã làm việc từ đủ 12 tháng trở lên bị người sử dụng lao động cho thôi việc vì thay đổi cơ cấu doanh nghiệp, vì lý do kinh tế, cứ mỗi năm làm việc được hưởng 01 tháng tiền lương, tổng khoản tiền trợ cấp không ít hơn 02 tháng tiền lương); Tiền phép năm (Được hưởng tương ứng theo số ngày chưa nghỉ hết theo đúng quyền lợi của người lao động);
Sổ BHXH (Điều 48 Bộ luật lao động 2019) Người sử dụng lao động có trách nhiệm chốt sổ BHXH, trả lại sổ bảo hiểm cùng các giấy tờ bản chính cho người lao động (Ngay cả khi người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng).
Đồng thời, doanh nghiệp có trách nhiệm trao trả cho người lao động các giấy tờ bản gốc lưu giữ của người lao động trong quá trình làm việc tại đây.
Nếu người lao động có mọi thắc mắc và khiếu nại, phòng nhân sự có trách nhiệm giải quyết cho người lao động. Trường hợp không thỏa thuận được có thể khởi kiện tại Tòa án có thẩm quyền để được bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của mình.
>>> Truy cập Mẫu văn bản để tải về Biên bản bàn giao công việc nghỉ việc được cập nhật mới nhất, dùng được trong mọi trường hợp.
Việc nghỉ việc đúng luật không chỉ giúp người lao động chấm dứt quan hệ lao động một cách trọn vẹn mà còn là căn cứ để bảo lưu các quyền lợi như BHXH, BHTN, hoặc nhận giấy tờ liên quan. Người lao động cần cẩn trọng trong từng bước khi chấm dứt hợp đồng lao động và nên tham khảo ý kiến chuyên gia nếu không chắc chắn về quyền và nghĩa vụ của mình. Luôn nhớ rằng hiểu luật là cách bảo vệ bản thân hiệu quả nhất.
Trong trường hợp bạn cần hỗ trợ soạn thảo bất cứ loại văn bản pháp lý nào, hãy để đội ngũ luật sư và chuyên gia pháp lý của Mẫu văn bản đồng hành cùng bạn – đảm bảo mọi thủ tục diễn ra suôn sẻ, đúng luật và hiệu quả.