Quy định về quyền yêu cầu tạm ứng lương và trách nhiệm của người sử dụng lao động
Trong bối cảnh chi phí sinh hoạt ngày càng tăng, nhu cầu tạm ứng lương của người lao động ngày càng phổ biến. Theo khảo sát năm 2024 của Navigos Group, gần 45% nhân sự trẻ tuổi tại Việt Nam từng xin tạm ứng lương ít nhất một lần trong năm làm việc. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ quy trình, quyền lợi và nghĩa vụ liên quan đến vấn đề này.
Bài viết được biên soạn bởi Mauvanban.vn – Thư viện biểu mẫu hành chính – pháp lý hàng đầu Việt Nam, cung cấp mẫu đơn đề nghị tạm ứng lương chuẩn, rõ ràng, đúng quy định, giúp người lao động và bộ phận nhân sự xử lý nhanh chóng, minh bạch.
Tải ngay mẫu đơn đề nghị tạm ứng lương tại Mauvanban.vn để sử dụng đúng quy trình, không gây hiểu lầm hoặc rủi ro nội bộ.
TẠM ỨNG LƯƠNG LÀ GÌ? KHI NÀO ĐƯỢC PHÉP XIN TẠM ỨNG?
1. Tạm ứng lương là gì?
Tạm ứng lương là việc người lao động đề nghị doanh nghiệp chi trả một phần tiền lương trước thời điểm đến kỳ trả lương chính thức. Khoản tiền này không phải là một loại trợ cấp hay thưởng thêm, mà là một phần trong tổng lương của người lao động sẽ nhận trong kỳ lương sắp tới. Sau khi được tạm ứng, phần tiền này sẽ được trừ lại trong kỳ lương chính thức.
2. Khi nào được phép xin tạm ứng lương?
Người lao động có thể thực hiện cách xin ứng lương khi:
Có lý do chính đáng như: ốm đau, đột xuất chi tiêu, tai nạn, hoàn cảnh gia đình khó khăn, v.v.;
Có hợp đồng lao động xác định rõ về việc chi trả lương;
Đơn vị sử dụng lao động có quy chế nội bộ cho phép tạm ứng;
Người lao động không vi phạm kỷ luật tài chính, không trong thời gian xử lý kỷ luật lao động.
Theo quy định về tạm ứng lương cho nhân viên tại Điều 101 Bộ luật Lao động 2019, việc tạm ứng chỉ được thực hiện khi hai bên có sự thỏa thuận rõ ràng bằng văn bản hoặc theo quy chế lương, thưởng của doanh nghiệp.
Lưu ý: Người lao động nên sử dụng mẫu đơn đề nghị tạm ứng lương để trình bày rõ lý do, số tiền mong muốn và thời gian đề nghị tạm ứng – điều này giúp quá trình được phê duyệt nhanh chóng và minh bạch.
>>> Tải ngay mẫu đơn đề nghị tạm ứng lương chuẩn, đầy đủ nội dung tại Mauvanban.vn – mẫu có thể chỉnh sửa phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp.
QUY ĐỊNH VỀ TẠM ỨNG LƯƠNG CHO NHÂN VIÊN
1. Cơ sở pháp lý
Việc tạm ứng lương cho nhân viên được quy định tại Điều 101 Bộ luật Lao động 2019 và các văn bản hướng dẫn liên quan như:
Nghị định 145/2020/NĐ-CP;
Các thỏa ước lao động tập thể hoặc quy chế tài chính – tiền lương nội bộ của từng doanh nghiệp.
Cụ thể:
“Người lao động được tạm ứng tiền lương theo điều kiện do hai bên thỏa thuận và không bị trừ quá 30% tiền lương hằng tháng...” – trích Điều 101, Bộ luật Lao động 2019.
2. Điều kiện để được tạm ứng lương
Nhân viên chỉ được tạm ứng khi:
Có hợp đồng lao động đang thực hiện hợp pháp;
Có lý do rõ ràng, cần thiết (bệnh tật, gia đình có việc, gặp khó khăn tài chính...);
Có đơn đề nghị tạm ứng lương được phê duyệt bởi bộ phận nhân sự hoặc người có thẩm quyền;
Việc tạm ứng không ảnh hưởng đến hoạt động chi trả lương của doanh nghiệp.
>>> XEM THÊM & TẢI NGAY : Mẫu hợp đồng lao động có các điều khoản về tạm ứng lương cũng như trách nhiệm của người sử dụng lao động..
3. Số tiền được tạm ứng
Mức tiền tạm ứng thông thường là:
Không vượt quá 30% tiền lương tháng đó, trừ trường hợp có thỏa thuận đặc biệt;
Với lao động thử việc, người nghỉ không lương hoặc đang chịu xử lý kỷ luật thì thường không được tạm ứng.
3. Cách xin ứng lương đúng trình tự
Việc xin tạm ứng lương không chỉ là nhu cầu cá nhân mà còn là thủ tục liên quan đến quyền lợi lao động. Để đảm bảo yêu cầu được xem xét và phê duyệt nhanh chóng, người lao động cần thực hiện đúng trình tự và theo quy định nội bộ của đơn vị.
3.1. Kiểm tra quy định nội bộ về tạm ứng lương
Trước tiên, người lao động cần tìm hiểu xem quy định về tạm ứng lương cho nhân viên của công ty mình như thế nào. Mỗi đơn vị có thể yêu cầu riêng về:
Thời điểm được đề nghị tạm ứng (ví dụ: trước kỳ lương 5–10 ngày);
Giới hạn số tiền được tạm ứng (thường là không quá 30% lương tháng);
Thời gian hoàn ứng và các trường hợp bị từ chối.
3.2. Chuẩn bị mẫu đơn đề nghị tạm ứng lương
Tiếp theo, bạn cần soạn một đơn đề nghị tạm ứng lương hoặc điền vào mẫu có sẵn của công ty, đảm bảo có đầy đủ các nội dung:
Họ tên, chức vụ, phòng ban;
Số tiền xin tạm ứng;
Lý do tạm ứng rõ ràng, hợp lý;
Thời gian mong muốn nhận tiền;
Cam kết hoàn ứng đúng hạn.
3.3. Gửi đơn và chờ xét duyệt
Nộp đơn cho:
Bộ phận hành chính – nhân sự, hoặc;
Kế toán tài chính;
Trực tiếp gửi lãnh đạo quản lý phòng ban (tùy quy trình công ty).
Thời gian xét duyệt thường trong vòng 1–3 ngày làm việc.
3.4. Nhận tiền và theo dõi khấu trừ
Sau khi được duyệt, bạn sẽ nhận tiền tạm ứng bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. Vào cuối kỳ lương, bộ phận kế toán sẽ:
Khấu trừ khoản đã tạm ứng vào bảng lương tháng;
Ghi rõ số tiền đã tạm ứng và số tiền còn lại được nhận;
Tính thuế thu nhập cá nhân (nếu có) dựa trên tổng thu nhập cả kỳ, không tách riêng phần tạm ứng lương.
TẠM ỨNG LƯƠNG CÓ TÍNH THUẾ TNCN KHÔNG?
Đây là một trong những câu hỏi phổ biến của người lao động khi thực hiện đề nghị tạm ứng lương trong kỳ. Việc hiểu đúng sẽ giúp bạn yên tâm khi thực hiện cách xin ứng lương và theo dõi thu nhập cá nhân một cách minh bạch.
1. Tạm ứng lương không phải là khoản thu nhập mới
Khoản tạm ứng lương thực chất là phần thu nhập được chi trả sớm trong kỳ lương, không phải khoản thu nhập phát sinh thêm, nên:
Không tính là thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân (TNCN) tại thời điểm tạm ứng;
Không bị tính thuế riêng biệt trong kỳ tạm ứng.
2. Tuy nhiên, vẫn tính thuế vào cuối kỳ
Mặc dù không tính thuế riêng, nhưng đến cuối kỳ (thường là cuối tháng), khi tổng hợp lương tháng, toàn bộ số tiền lương (bao gồm cả phần đã tạm ứng) sẽ được:
Gộp lại thành tổng thu nhập chịu thuế;
Tính thuế TNCN theo biểu lũy tiến hoặc thuế suất phù hợp;
Trừ đi phần đã tạm ứng để xác định số tiền thực nhận.
Ví dụ:
Nhân viên A xin tạm ứng 5 triệu đồng vào ngày 10 hằng tháng;
Đến ngày 30, A được nhận 15 triệu đồng tổng lương tháng.
→ Kế toán sẽ tính thuế trên 15 triệu đồng, trừ 5 triệu đã ứng, và trả nốt 10 triệu còn lại.
3. Lưu ý về chứng từ và kế toán
Khi đề nghị tạm ứng lương, cần đi kèm với:
Phiếu chi, đơn đề nghị tạm ứng lương có xác nhận;
Bảng lương cuối kỳ ghi rõ số tiền đã tạm ứng và khấu trừ;
Lưu giữ hồ sơ làm căn cứ quyết toán thuế năm nếu có yêu cầu từ cơ quan thuế.
>>> Tải mẫu Đơn Đề Nghị Tạm Ứng Lương mới nhất tại Mauvanban.vn – mẫu có hướng dẫn điền, lý do xin ứng, thời gian hoàn trả và mục xác nhận của công ty, hoàn toàn miễn phí!
CÁC CÂU HỎI THƯỜNG GẶP
1. Tạm ứng lương có ảnh hưởng đến quyền lợi bảo hiểm xã hội không?
Tạm ứng lương không ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi bảo hiểm xã hội của người lao động. Bởi vì khoản tạm ứng chỉ là khoản chi trước tiền lương và được tính chung vào thu nhập trong tháng, mức đóng bảo hiểm vẫn dựa trên tổng thu nhập thực tế trong tháng theo quy định.
2. Nếu công ty từ chối đề nghị tạm ứng lương thì người lao động có quyền khiếu nại không?
Người lao động có thể khiếu nại nếu cho rằng việc từ chối tạm ứng không đúng quy định nội bộ hoặc vi phạm quyền lợi hợp pháp. Tuy nhiên, công ty có quyền quyết định dựa trên quy chế nội bộ và tình hình tài chính. Việc thỏa thuận giữa hai bên là quan trọng nhất.
3. Tạm ứng lương có thể thực hiện nhiều lần trong tháng không?
Việc tạm ứng nhiều lần trong tháng phụ thuộc vào quy định của doanh nghiệp. Một số công ty giới hạn số lần hoặc tổng số tiền tạm ứng để đảm bảo quản lý tài chính chặt chẽ, tránh gây khó khăn trong kế toán và trả lương.
4. Khi nào người lao động phải hoàn trả tiền tạm ứng?
Tiền tạm ứng phải được hoàn trả thông qua việc trừ dần vào tiền lương kỳ tiếp theo hoặc theo thỏa thuận khác trong hợp đồng lao động hoặc nội quy công ty. Thông thường, thời gian hoàn trả không quá một kỳ lương.
5. Có thể dùng tiền tạm ứng để thanh toán các khoản chi phí cá nhân không?
Tiền tạm ứng được xem là ứng trước tiền lương nên người lao động có quyền sử dụng số tiền này cho mục đích cá nhân. Tuy nhiên, người lao động nên sử dụng có trách nhiệm để đảm bảo khả năng hoàn trả đúng hạn.
Như vậy, tạm ứng lương là quyền lợi hợp pháp của người lao động, nếu được thực hiện đúng trình tự và phù hợp nội quy doanh nghiệp. Để tránh rủi ro hành chính, xung đột nội bộ hoặc sai sót thuế, bạn nên sử dụng mẫu đơn đề nghị tạm ứng lương chuẩn và rõ ràng.
>>> TẢI NGAY MẪU ĐƠN TẠI MAUVANBAN.VN – Hoàn toàn miễn phí, dễ chỉnh sửa, phù hợp mọi vị trí, ngành nghề.