Hướng dẫn pháp lý về thủ tục và điều kiện gia hạn hợp đồng theo quy định hiện hành

28/5/2025

Trong môi trường kinh doanh năng động, các bên thường xuyên phải điều chỉnh thời hạn hợp đồng để phù hợp với tình hình thực tế. Theo thống kê từ Bộ Kế hoạch và Đầu tư năm 2024, hơn 35% các hợp đồng thương mại cần gia hạn ít nhất một lần trong chu kỳ thực hiện – đặc biệt trong các lĩnh vực xây dựng, công nghệ và dịch vụ. Điều này cho thấy nhu cầu lập và sử dụng đúng mẫu văn bản gia hạn hợp đồng ngày càng cấp thiết.

Bài viết được biên soạn và cung cấp bởi Mauvanban.vn – nền tảng hàng đầu về biểu mẫu pháp lý và hành chính, đảm bảo mẫu phụ lục gia hạn hợp đồng được cập nhật theo đúng quy định pháp luật mới nhất, dễ áp dụng thực tế.

>>> Tải ngay mẫu phụ lục gia hạn hợp đồng mới nhất tại Mauvanban.vn để đảm bảo bạn thực hiện đúng thủ tục và đúng luật.

GIA HẠN HỢP ĐỒNG LÀ GÌ?

GIA HẠN HỢP ĐỒNG.jpg

Gia hạn hợp đồng được hiểu là sự thỏa thuận đề xuất của các bên liên quan về việc kéo dài thêm thời hạn của hợp đồng hoặc thời điểm thực hiện nghĩa vụ hợp đồng trước đó đã được xác lập và thường nó sẽ được ký dưới dạng một bản phụ lục của hợp đồng.

Những trường hợp cần gia hạn hợp đồng

Gia hạn thời gian thực hiện hợp đồng theo thỏa thuận của các bên

Sau khi ký kết hợp đồng, các bên có thể thỏa thuận tự nguyện để kéo dài thời gian thực hiện hợp đồng vì một lý do nào đó. Điều kiện tiên quyết là cả hai bên phải đồng ý và thống nhất về việc gia hạn này.

Vì hợp đồng là một giao dịch dân sự dựa trên sự tự nguyện giữa các bên, việc gia hạn cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

Không được vi phạm pháp luật.
Không trái đạo đức xã hội.

Ví dụ: Trong hợp đồng mua bán tài sản, nếu bên mua không thể thực hiện nghĩa vụ thanh toán đúng hạn vì lý do chính đáng, họ có thể đề xuất gia hạn thời gian thực hiện hợp đồng với bên bán. Nếu bên bán đồng ý, hợp đồng sẽ được gia hạn. Ngược lại, nếu bên bán từ chối và bên mua không thanh toán đúng hạn, bên mua sẽ bị coi là vi phạm hợp đồng và phải chịu trách nhiệm bồi thường.

Gia hạn thời gian thực hiện hợp đồng do có sự thay đổi cơ bản về hoàn cảnh

Theo Bộ luật Dân sự 2015, việc gia hạn hợp đồng có thể được xem xét nếu có sự thay đổi hoàn cảnh cơ bản, đáp ứng các điều kiện sau:

Sự thay đổi xảy ra do yếu tố khách quan sau khi hợp đồng được giao kết, như thiên tai, bão lũ.
Tại thời điểm ký kết, cả hai bên không thể dự đoán trước được hoàn cảnh thay đổi. Nếu biết trước, hợp đồng có thể không được ký kết hoặc ký với nội dung khác.
Sự thay đổi hoàn cảnh gây thiệt hại nghiêm trọng nếu hợp đồng tiếp tục được thực hiện mà không điều chỉnh.
Bên bị ảnh hưởng đã thực hiện mọi biện pháp cần thiết nhưng không thể giảm thiểu hoặc ngăn chặn ảnh hưởng đến lợi ích của mình.

Trong hoàn cảnh này, bên bị ảnh hưởng có quyền yêu cầu bên kia đàm phán lại hợp đồng. Việc đàm phán phải diễn ra trong một thời gian hợp lý để đảm bảo tính công bằng và tránh thiệt hại lớn hơn.

Việc gia hạn hợp đồng trong các trường hợp này không chỉ giúp các bên có thêm thời gian xử lý vấn đề mà còn đảm bảo quyền lợi hợp pháp, giảm thiểu rủi ro vi phạm hợp đồng.

KHI NÀO CẦN LẬP PHỤ LỤC GIA HẠN HỢP ĐỒNG?

1. Khi thời gian thực hiện hợp đồng không đủ

Ví dụ: Hợp đồng xây dựng ban đầu có thời hạn 6 tháng, nhưng do ảnh hưởng thời tiết, tiến độ bị chậm. Để kéo dài thời gian hoàn thành, hai bên cần lập phụ lục gia hạn hợp đồng.

2. Khi hai bên đồng thuận kéo dài thời hạn hợp đồng mà không thay đổi nội dung chính

Nếu các điều khoản về giá, phạm vi công việc, quyền và nghĩa vụ không thay đổi, bạn chỉ cần lập phụ lục để gia hạn thời gian.
Điều này giúp tránh làm lại hợp đồng từ đầu và vẫn đảm bảo tính pháp lý.

3. Khi hợp đồng đã gần hết hạn nhưng công việc, dịch vụ vẫn chưa hoàn tất

Một số hợp đồng dịch vụ (thiết kế, lập trình, tư vấn…) thường kéo dài do đặc thù ngành nghề.
Gia hạn thời gian thực hiện hợp đồng bằng phụ lục sẽ giúp hai bên tiếp tục thực hiện nghĩa vụ mà không bị gián đoạn pháp lý.

4. Khi cần tuân thủ yêu cầu kiểm toán, thanh tra, hoặc theo quy định nội bộ

Một số đơn vị nhà nước, doanh nghiệp FDI, hoặc các dự án ODA yêu cầu phải có phụ lục rõ ràng cho mọi lần điều chỉnh hợp đồng, kể cả về mặt thời gian.

5. Khi muốn có căn cứ pháp lý rõ ràng cho việc kéo dài hợp đồng

Phụ lục có giá trị pháp lý như hợp đồng gốc, giúp bạn dễ chứng minh trong trường hợp xảy ra tranh chấp hoặc kiểm tra sau này.

>>> Tải ngay MẪU PHỤ LỤC GIA HẠN HỢP ĐỒNG tại Mauvanban.vn để sử dụng đúng quy định pháp luật, tránh rủi ro.

CẦN LƯU Ý GÌ KHI LẬP PHỤ LỤC GIA HẠN HỢP ĐỒNG?

GIA HẠN HỢP ĐỒNG (2).jpg

Pháp luật không bắt buộc các bên phải ký kết phụ lục gia hạn hợp đồng khi hợp đồng hết hạn. Tuy nhiên, nếu các bên có nhu cầu và thống nhất thỏa thuận việc gia hạn, cần tuân thủ một số quy định quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp và tránh rủi ro pháp lý.

Nội dung của phụ lục gia hạn phải phù hợp với hợp đồng chính

Phụ lục gia hạn chỉ có giá trị pháp lý nếu nội dung của nó phù hợp với các điều khoản đã quy định trong hợp đồng chính. Nếu phụ lục có nội dung mâu thuẫn hoặc trái với hợp đồng chính, điều khoản đó sẽ không có hiệu lực pháp lý. Nếu các bên đồng thuận về việc sửa đổi hoặc bổ sung nội dung khác biệt thông qua phụ lục, điều khoản này sẽ được công nhận và trở thành một phần của hợp đồng chính.

Có thể thực hiện gia hạn để tránh hợp đồng bị vô hiệu

Việc gia hạn nên được các bên thỏa thuận và thực hiện trước khi hợp đồng chính hết hiệu lực để đảm bảo tính liên tục và hợp pháp của hợp đồng đó.

Khi hợp đồng sắp hết thời hạn, các bên cần tiến hành ký kết phụ lục gia hạn nếu có nhu cầu kéo dài thời gian thực hiện. Điều này giúp tránh các rủi ro pháp lý liên quan đến điều khoản hết hạn, có thể dẫn đến việc hợp đồng bị coi là vô hiệu hoặc không còn giá trị pháp lý.

Hợp đồng lao động không được phép gia hạn

Đối với hợp đồng kinh tế, hợp đồng cộng tác, hoặc các loại hợp đồng dân sự khác, pháp luật chưa có quy định riêng về việc ký phụ lục gia hạn. Do đó, việc gia hạn vẫn có thể được thực hiện dựa trên sự thỏa thuận tự nguyện giữa các bên.

Tuy nhiên, theo Điều 22, Bộ luật Lao động 2019, từ ngày 01/01/2021, người sử dụng lao động và người lao động không được phép ký phụ lục hợp đồng lao động để sửa đổi thời hạn hợp đồng (kể cả rút ngắn hay kéo dài). Trong trường hợp cần gia hạn thời gian làm việc, hai bên buộc phải ký một hợp đồng lao động mới.

Trên đây là một số thông tin và lưu ý mà quý khách cần biết về gia hạn hợp đồng. Việc gia hạn hợp đồng được dựa trên sự tự nguyện và sự đồng thuận của các bên, không được ép buộc hoặc áp đặt. Khi đồng ý gia hạn hợp đồng, các bên có thể đạt được kết quả tốt hơn và hạn chế bị ảnh hưởng tới lợi ích ban đầu.

>>> XEM THÊM & TẢI NGAY : Mẫu hợp đồng lao động

NHỮNG NỘI DUNG CẦN CÓ KHI GIA HẠN HỢP ĐỒNG

1. Thông tin hợp đồng gốc

Tên hợp đồng gốc (ví dụ: Hợp đồng cung cấp dịch vụ kỹ thuật)
Số hiệu hợp đồng
Ngày ký hợp đồng gốc
Tên và thông tin pháp lý của các bên (bên A – bên B)

Mục đích: xác định rõ phụ lục này được lập dựa trên hợp đồng nào.

2. Căn cứ pháp lý và lý do gia hạn

Dẫn chiếu điều khoản trong hợp đồng gốc cho phép điều chỉnh/gia hạn.
Trình bày lý do cụ thể: ví dụ chậm tiến độ do nguyên nhân khách quan, cần thêm thời gian để nghiệm thu, các bên đồng thuận kéo dài thời hạn thực hiện…

Mục đích: làm rõ cơ sở và sự hợp lý của việc gia hạn.

3. Nội dung gia hạn

Thời hạn gia hạn cụ thể (ngày bắt đầu gia hạn, ngày kết thúc mới)
Nếu có mốc thời gian trung gian (ví dụ: chia thành các giai đoạn thực hiện mới), cần nêu rõ.

Ví dụ: Gia hạn từ ngày 01/06/2025 đến hết ngày 30/09/2025.

4. Xác nhận không thay đổi các điều khoản khác

Ghi rõ: “Các điều khoản còn lại của hợp đồng gốc không thay đổi và tiếp tục có hiệu lực.”

Mục đích: giới hạn phạm vi của phụ lục, tránh hiểu nhầm là sửa đổi toàn bộ hợp đồng.

5. Hiệu lực của phụ lục

Thường ghi: “Phụ lục này có hiệu lực kể từ ngày ký và là một phần không tách rời của hợp đồng.”

6. Đại diện và chữ ký của các bên

Họ tên, chức vụ, chữ ký và con dấu (nếu có) của đại diện các bên.
Ngày ký phụ lục.

7. Phụ lục đính kèm (nếu cần)

Tiến độ điều chỉnh
Lịch công việc mới
Các chi tiết hỗ trợ việc thực hiện hợp đồng sau khi gia hạn

>>> Mauvanban.vn cung cấp mẫu phụ lục gia hạn hợp đồng theo từng ngành nghề (xây dựng, dịch vụ, mua bán hàng hóa…), có thể chỉnh sửa linh hoạt, đúng quy định pháp luật và song ngữ Việt – Anh.

QUY TRÌNH GIA HẠN THỜI GIAN THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG

GIA HẠN HỢP ĐỒNG (3).jpg

Bước 1: Rà soát điều khoản hợp đồng gốc

Xem xét xem hợp đồng có điều khoản cho phép gia hạn hay không.
Kiểm tra quy định về điều kiện, thời điểm và thủ tục gia hạn.
Nếu không có điều khoản cụ thể, hai bên cần thỏa thuận bổ sung bằng phụ lục.

Từ khóa liên quan: gia hạn hợp đồng là gì; phụ lục gia hạn hợp đồng

Bước 2: Đánh giá lý do và nhu cầu gia hạn

Phân tích nguyên nhân khiến hợp đồng cần kéo dài:
- Chậm tiến độ do thời tiết, dịch bệnh, vật tư chậm giao…
- Hai bên thống nhất điều chỉnh tiến độ cho phù hợp hơn.
Xác định thời gian gia hạn cụ thể, số ngày hoặc thời điểm kết thúc mới.

Bước 3: Soạn thảo phụ lục gia hạn hợp đồng

Nội dung bắt buộc:
- Thông tin hợp đồng gốc
- Lý do gia hạn
- Thời gian gia hạn cụ thể
- Cam kết của các bên
Nên sử dụng mẫu phụ lục chuẩn để tránh sai sót pháp lý

Bước 4: Thống nhất, ký kết và đóng dấu

Hai bên thỏa thuận, chỉnh sửa (nếu cần), sau đó:
- Ký tên và đóng dấu đầy đủ
- Lập thành ít nhất 02 bản để mỗi bên lưu giữ 01 bản
Nếu là hợp đồng điện tử, cần ký số hợp lệ.

Bước 5: Gửi kèm phụ lục đến các bộ phận liên quan

Thông báo cho các phòng ban như: pháp chế, tài chính, kế hoạch, điều hành…
Điều chỉnh tiến độ nội bộ, cập nhật phần mềm quản lý hợp đồng (nếu có).

Bước 6: Theo dõi và thực hiện hợp đồng theo thời gian mới

Giám sát quá trình thực hiện dựa trên mốc gia hạn đã cam kết.
Báo cáo tiến độ và xử lý nếu có thay đổi phát sinh.

Ghi nhớ quan trọng

Phụ lục gia hạn phải được ký trước khi hết hạn hợp đồng gốc để đảm bảo tính liên tục và pháp lý.
Không nên thỏa thuận miệng về việc gia hạn.
Mọi thỏa thuận phải được lập thành văn bản.

Việc gia hạn hợp đồng là bước đi cần thiết trong quá trình hợp tác lâu dài giữa các bên. Tuy nhiên, nếu không thực hiện đúng thủ tục và không có phụ lục gia hạn hợp đồng hợp lệ, bạn có thể đối mặt với rủi ro pháp lý nghiêm trọng. Hãy chủ động sử dụng các mẫu văn bản chuẩn để bảo vệ quyền và nghĩa vụ của mình một cách minh bạch, an toàn.