Giấy thanh toán công nợ: Văn bản nhỏ, giá trị lớn trong quản lý tài chính

Trong hoạt động kinh doanh, các khoản công nợ giữa doanh nghiệp và đối tác, nhà cung cấp hay khách hàng luôn cần được kiểm soát chặt chẽ. Để xác nhận số dư và thống nhất việc chi trả, giấy thanh toán công nợ chính là văn bản không thể thiếu.

Tuy chỉ là một biểu mẫu hành chính đơn giản, nhưng giấy thanh toán công nợ lại có giá trị pháp lý nhất định, giúp hạn chế rủi ro, tránh tranh chấp và làm căn cứ đối chiếu sổ sách kế toán. 

Vậy giấy thanh toán công nợ là gì? Khi nào cần lập? Và làm thế nào để soạn mẫu giấy vừa đúng luật, vừa dễ sử dụng?

Bài viết sau Mẫu văn bản sẽ cùng bạn tìm hiểu.

>>> Truy cập Mẫu văn bản để tải về Giấy đề nghị thanh toán công nợ được cập nhật mới nhất, dùng được trong mọi trường hợp.

Giấy đề nghị thanh toán công nợ là gì?

Mẫu giấy đề nghị thanh toán công nợ là một văn bản được gửi đến cho bên trả tiền chậm hoặc gần đến hạn thanh toán, với mục đích thúc đẩy việc thanh toán theo thỏa thuận trong hợp đồng.

Mẫu đề nghị thanh toán công nợ thường được sử dụng sau khi doanh nghiệp đã giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ cho bên mua, và sau đó yêu cầu bên mua thanh toán chi phí theo thỏa thuận đã được đề ra trong hợp đồng.

Khi nào cần lập giấy đề nghị thanh toán công nợ?

1. Khi đến hạn thanh toán theo hợp đồng

• Khi hợp đồng mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đã đến hạn thanh toán, bên có nghĩa vụ thanh toán sẽ lập Giấy đề nghị thanh toán công nợ gửi cho bên kia để xác nhận số tiền cần thanh toán và yêu cầu thực hiện nghĩa vụ tài chính

2. Khi đối chiếu công nợ định kỳ giữa các bên

• Trong trường hợp hai bên có nhiều giao dịch kéo dài theo thời gian, doanh nghiệp thường tiến hành đối chiếu công nợ định kỳ (hàng tháng, hàng quý...), và sau đó lập giấy đề nghị thanh toán để làm rõ số dư, số phải thu, phải trả.

3. Khi muốn đề nghị tạm ứng, thanh toán một phần

• Nếu doanh nghiệp cần được tạm ứng trước một phần hoặc thanh toán từng đợt theo tiến độ hợp đồng, thì có thể sử dụng Giấy đề nghị thanh toán công nợ để yêu cầu bên đối tác chi trả theo thỏa thuận.

4. Khi có điều chỉnh, phát sinh tăng/giảm công nợ

• Trường hợp có điều chỉnh về giá trị hóa đơn, giảm giá, chiết khấu hoặc hàng hóa trả lại, bên liên quan có thể lập giấy đề nghị thanh toán (kèm theo các chứng từ điều chỉnh) để xác nhận số tiền thực tế còn phải thanh toán sau khi điều chỉnh.

5. Khi làm thủ tục thanh toán nội bộ hoặc với bên thứ ba

• Không chỉ trong quan hệ với đối tác, giấy đề nghị thanh toán công nợ còn được nhân viên kế toán, phòng kinh doanh hoặc bộ phận mua hàng sử dụng để đề xuất thanh toán cho nhà cung cấp thông qua bộ phận kế toán nội bộ.

  >>> XEM THÊM & TẢI NGAY : Mẫu hợp đồng lao động

Điều kiện trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi

Căn cứ khoản 1 Điều 6 Thông tư 48/2019/TT-BTC, đối tượng lập dự phòng là các khoản nợ phải thu (bao gồm cả các khoản doanh nghiệp đang cho vay và khoản trái phiếu chưa đăng ký giao dịch trên thị trường chứng khoán mà doanh nghiệp đang sở hữu) đã quá hạn thanh toán và các khoản nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng có khả năng doanh nghiệp không thu hồi được đúng hạn, đồng thời đảm bảo điều kiện sau:

1. Phải có chứng từ gốc chứng minh số tiền đối tượng nợ chưa trả, bao gồm:

• Một trong số các chứng từ gốc sau: Hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, cam kết nợ;

• Bản thanh lý hợp đồng (nếu có);

• Đối chiếu công nợ; trường hợp không có đối chiếu công nợ thì phải có văn bản đề nghị đối chiếu xác nhận công nợ hoặc văn bản đòi nợ do doanh nghiệp đã gửi (có dấu bưu điện hoặc xác nhận của đơn vị chuyển phát);

• Bảng kê công nợ;

• Các chứng từ khác có liên quan (nếu có).

2. Có đủ căn cứ xác định là khoản nợ phải thu khó đòi:

• Nợ phải thu đã quá thời hạn thanh toán từ 06 tháng trở lên (tính theo thời hạn trả nợ gốc ban đầu theo hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ hoặc các cam kết nợ khác, không tính đến thời gian gia hạn trả nợ giữa các bên), doanh nghiệp đã gửi đối chiếu xác nhận nợ hoặc đôn đốc thanh toán nhưng vẫn chưa thu hồi được nợ.

• Nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng doanh nghiệp thu thập được các bằng chứng xác định đối tượng nợ có khả năng không trả được nợ đúng hạn theo quy định tại đoạn (iii) Mục 3 dưới đây.

• Riêng đối với các khoản nợ mua của doanh nghiệp mua bán nợ (có đăng ký ngành nghề và hoạt động mua bán nợ theo đúng quy định của pháp luật), thời gian quá hạn được tính kể từ ngày chuyển giao quyền chủ nợ giữa các bên (trên cơ sở biên bản hoặc thông báo bàn giao quyền chủ nợ) hoặc theo cam kết gần nhất (nếu có) giữa doanh nghiệp đối tượng nợ và doanh nghiệp mua bán nợ.

>>> Truy cập Mẫu văn bản để tải về Giấy đề nghị thanh toán công nợ được cập nhật mới nhất, dùng được trong mọi trường hợp.

Mức trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi

1. Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng như sau:

• 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 6 tháng đến dưới 1 năm.

• 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm.

• 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm.

• 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu từ 3 năm trở lên.

2. Đối với doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ viễn thông và doanh nghiệp kinh doanh bán lẻ hàng hóa, khoản nợ phải thu cước dịch vụ viễn thông, công nghệ thông tin, truyền hình trả sau và khoản nợ phải thu do bán lẻ hàng hóa theo hình thức trả chậm/trả góp của các đối tượng nợ là cá nhân đã quá hạn thanh toán mức trích lập dự phòng như sau:

• 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 tháng đến dưới 6 tháng.

• 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 6 tháng đến dưới 9 tháng.

• 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 9 tháng đến dưới 12 tháng.

• 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu từ 12 tháng trở lên.

3. Đối với các khoản nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng doanh nghiệp thu thập được các bằng chứng xác định tổ chức kinh tế đã phá sản, đã mở thủ tục phá sản, đã bỏ trốn khỏi địa điểm kinh doanh; đối tượng nợ đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án hoặc đang mắc bệnh hiểm nghèo (có xác nhận của bệnh viện) hoặc đã chết hoặc khoản nợ đã được doanh nghiệp yêu cầu thi hành án nhưng không thể thực hiện được do đối tượng nợ bỏ trốn khỏi nơi cư trú; khoản nợ đã được doanh nghiệp khởi kiện đòi nợ nhưng bị đình chỉ giải quyết vụ án thì doanh nghiệp tự dự kiến mức tổn thất không thu hồi được (tối đa bằng giá trị khoản nợ đang theo dõi trên sổ kế toán) để trích lập dự phòng.

>>> Truy cập Mẫu văn bản để tải về Giấy đề nghị thanh toán công nợ được cập nhật mới nhất, dùng được trong mọi trường hợp.

Dù không phải là văn bản bắt buộc theo quy định của pháp luật, giấy thanh toán công nợ vẫn đóng vai trò quan trọng trong việc đối chiếu số liệu, làm căn cứ hạch toán, thanh tra thuế hoặc giải quyết tranh chấp nếu phát sinh mâu thuẫn giữa các bên. Việc lập giấy thanh toán công nợ đúng mẫu, có đầy đủ chữ ký xác nhận của các bên và đính kèm các hóa đơn chứng từ liên quan sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao tính minh bạch và chuyên nghiệp trong quản lý tài chính. Để thuận tiện hơn, bạn có thể tải mẫu giấy chuẩn tại Mauhopdong.vn hoặc tham khảo hướng dẫn chi tiết trong bài viết này.

Trong trường hợp bạn cần hỗ trợ soạn thảo bất cứ biểu mẫu nào hãy để đội ngũ luật sư và chuyên gia pháp lý của Mẫu văn bản đồng hành cùng bạn – đảm bảo mọi thủ tục diễn ra suôn sẻ, đúng luật và hiệu quả.