Gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam – Hướng dẫn chi tiết

24/5/2025

Gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài là thủ tục pháp lý quan trọng giúp người lao động nước ngoài tiếp tục làm việc hợp pháp tại Việt Nam khi giấy phép hiện tại sắp hết hạn.

Việc nắm rõ thời hạn giấy phép lao động, hồ sơ gia hạn giấy phép lao động, thủ tục gia hạn giấy phép lao động và phí gia hạn giấy phép lao động giúp người sử dụng lao động và người lao động thực hiện đúng quy định, tránh gián đoạn công việc.

Mẫu văn bản cũng cung cấp mẫu giấy phép lao động của người nước ngoài chuẩn theo quy định, hỗ trợ bạn chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác.

Giấy phép lao động là gì?

Giấy phép lao động (work permit) là văn bản pháp lý do cơ quan có thẩm quyền tại Việt Nam cấp cho người lao động nước ngoài, cho phép họ được làm việc hợp pháp tại Việt Nam trong một khoảng thời gian nhất định. Trên giấy phép lao động ghi rõ các thông tin cá nhân của người lao động, tên và địa chỉ doanh nghiệp hoặc tổ chức tuyển dụng, vị trí công việc cụ thể và thời hạn làm việc.

Giấy phép lao động là giấy tờ bắt buộc đối với người lao động nước ngoài khi làm việc tại Việt Nam, trừ một số trường hợp được miễn theo quy định pháp luật. Người lao động phải thực hiện đúng công việc đã đăng ký trong giấy phép; nếu làm sai sẽ bị xử lý theo pháp luật.

Tổng quan về gia hạn giấy phép lao động

1. Gia hạn giấy phép lao động là gì?

Gia hạn giấy phép lao động là thủ tục pháp lý nhằm kéo dài thời hạn hiệu lực của giấy phép lao động đã được cấp cho người lao động nước ngoài đang làm việc hợp pháp tại Việt Nam. Việc gia hạn giúp người lao động tiếp tục được phép làm việc tại Việt Nam mà không cần phải xin cấp giấy phép lao động mới.

2. Các điểm chính về gia hạn giấy phép lao động

Thời gian nộp hồ sơ: Người sử dụng lao động hoặc người lao động phải nộp hồ sơ đề nghị gia hạn giấy phép lao động trước ít nhất 05 ngày và không quá 45 ngày trước ngày giấy phép lao động hết hạn .
Điều kiện gia hạn:
- Giấy phép lao động hiện tại còn hiệu lực trong khoảng thời gian nêu trên.
- Có văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài do cơ quan có thẩm quyền cấp (trừ trường hợp không phải xác định nhu cầu).
- Có giấy tờ chứng minh người lao động tiếp tục làm việc cho người sử dụng lao động theo đúng nội dung giấy phép lao động đã cấp.

>>>Gia hạn giấy phép lao động – Tránh gián đoạn công việc của lao động nước ngoài

Hồ sơ gia hạn giấy phép lao động

Văn bản đề nghị gia hạn giấy phép lao động của người sử dụng lao động (Mẫu số 11/PLI) ban hành kèm theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP.
02 ảnh màu (4x6 cm, nền trắng, chụp không quá 6 tháng).
Giấy phép lao động còn thời hạn đã được cấp.
Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài (trừ trường hợp miễn).
Bản sao có chứng thực hộ chiếu hoặc bản sao hộ chiếu có xác nhận của người sử dụng lao động.
Giấy chứng nhận sức khỏe hoặc giấy khám sức khỏe theo quy định.
Giấy tờ chứng minh người lao động tiếp tục làm việc cho người sử dụng lao động theo giấy phép đã cấp.
Các giấy tờ khác theo quy định (bản gốc hoặc bản sao có chứng thực, hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật công chứng nếu cần).

>>>Tìm hiểu ngay bộ hồ sơ gia hạn giấy phép lao động theo quy định mới nhất!

Thủ tục gia hạn giấy phép lao động

1. Thời điểm nộp hồ sơ gia hạn

Người sử dụng lao động hoặc người lao động phải nộp hồ sơ đề nghị gia hạn giấy phép lao động trước ít nhất 05 ngày và không quá 45 ngày trước ngày giấy phép lao động hiện tại hết hạn.
Hồ sơ được nộp tại Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi đã cấp giấy phép lao động ban đầu.

2. Thời gian xử lý hồ sơ

Trong vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ tiến hành xem xét và cấp giấy phép lao động gia hạn.
Nếu không gia hạn, cơ quan sẽ có văn bản trả lời bằng văn bản, nêu rõ lý do từ chối gia hạn.

3. Ký kết hợp đồng lao động sau khi gia hạn

Sau khi giấy phép lao động được gia hạn, người sử dụng lao động và người lao động nước ngoài phải ký hợp đồng lao động bằng văn bản theo quy định của pháp luật lao động Việt Nam, trước ngày người lao động tiếp tục làm việc cho người sử dụng lao động.
Hợp đồng lao động phải là bản gốc hoặc bản sao có chứng thực.

4. Gửi hợp đồng lao động đến cơ quan quản lý

Người sử dụng lao động có trách nhiệm gửi hợp đồng lao động đã ký kết tới cơ quan cấp giấy phép lao động (Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Sở Lao động – Thương binh và Xã hội) theo yêu cầu

>>> XEM THÊM & TẢI NGAY : Mẫu hợp đồng lao động

Phí gia hạn giấy phép lao động

1. Mức phí gia hạn giấy phép lao động

Mức thu lệ phí gia hạn giấy phép lao động hiện nay là 450.000 đồng/giấy phép theo quy định phổ biến tại nhiều địa phương như TP. Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, Phú Yên và các tỉnh khác.
Phí này áp dụng cho việc gia hạn giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài làm việc hợp pháp tại Việt Nam.
Ngoài phí gia hạn, người lao động có thể phải chịu thêm các chi phí khác như phí khám sức khỏe, phí dịch thuật, công chứng hồ sơ (nếu có).

2. Địa điểm thu phí

Phí gia hạn giấy phép lao động được thu tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi người lao động làm việc hoặc nơi đã cấp giấy phép lao động ban đầu.
Nếu nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội, có thể được miễn lệ phí gia hạn theo một số quy định hiện hành.

3. Ưu đãi phí khi sử dụng dịch vụ công trực tuyến

Theo quy định mới nhất, khi thực hiện thủ tục gia hạn giấy phép lao động qua dịch vụ công trực tuyến mức độ 3 trở lên, người nộp hồ sơ sẽ được giảm 50% mức phí gia hạn.
Như vậy, mức phí gia hạn khi nộp trực tuyến chỉ còn khoảng 225.000 đồng/giấy phép.
Chương trình giảm phí này áp dụng đến hết ngày 31/12/2025, nhằm khuyến khích người lao động và doanh nghiệp sử dụng dịch vụ công trực tuyến, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí.

4. Lưu ý quan trọng

Mức phí có thể có sự khác biệt tùy theo địa phương và hình thức nộp hồ sơ (trực tiếp hay trực tuyến). Do đó, người lao động và doanh nghiệp cần kiểm tra thông tin cụ thể tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội địa phương trước khi nộp hồ sơ.
Việc nộp hồ sơ đúng hạn và đầy đủ giấy tờ sẽ giúp tránh phát sinh chi phí do xử lý hồ sơ trễ hoặc bổ sung hồ sơ.

Mẫu giấy phép lao động của người nước ngoài

1. Giới thiệu mẫu giấy phép lao động chuẩn

Mẫu giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài tại Việt Nam, gọi tắt là Mẫu số 12/PLI, được ban hành theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP và sửa đổi bổ sung bởi Nghị định 70/2023/NĐ-CP. Đây là mẫu giấy phép lao động chính thức do cơ quan có thẩm quyền cấp, xác nhận người lao động nước ngoài đủ điều kiện làm việc hợp pháp tại Việt Nam.

Giấy phép này có thể được cấp dưới dạng bản giấy hoặc bản điện tử, giúp doanh nghiệp và người lao động thuận tiện trong việc quản lý và thực hiện các thủ tục liên quan.

2. Nội dung chính trên giấy phép lao động (Mẫu số 12/PLI)

Thông tin cá nhân người lao động nước ngoài

Họ và tên: Ghi đầy đủ theo hộ chiếu, bao gồm họ, chữ lót và tên.
Ngày, tháng, năm sinh: Định dạng dd/mm/yyyy.
Quốc tịch: Theo quốc gia cấp hộ chiếu.
Giới tính: Nam hoặc Nữ.
Số hộ chiếu, ngày cấp, nơi cấp: Thông tin xác nhận danh tính và hộ chiếu của người lao động.

Thông tin công việc và tổ chức sử dụng lao động

Tên doanh nghiệp, tổ chức sử dụng lao động: Ghi rõ tên đầy đủ, địa chỉ trụ sở chính và mã số doanh nghiệp.
Vị trí công việc, chức danh: Mô tả công việc cụ thể mà người lao động sẽ thực hiện tại Việt Nam.
Ngành nghề kinh doanh: Thể hiện lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp.

Thời hạn giấy phép lao động

Ngày cấp và ngày hết hạn: Thời hạn tối đa 02 năm, có thể gia hạn theo quy định.
Thời hạn này căn cứ vào hợp đồng lao động hoặc các văn bản liên quan khác giữa người lao động và doanh nghiệp.

Chữ ký và con dấu của tổ chức cấp phép

Chữ ký của người có thẩm quyền: Đại diện cơ quan cấp giấy phép lao động ký xác nhận.
Con dấu của cơ quan cấp phép: Đóng dấu xác nhận tính pháp lý của giấy phép lao động.

3. Vai trò của giấy phép lao động

Giấy phép lao động là bằng chứng pháp lý xác nhận người lao động nước ngoài được phép làm việc hợp pháp tại Việt Nam theo quy định pháp luật.
Giúp cơ quan quản lý nhà nước kiểm soát và quản lý nguồn lao động nước ngoài, đảm bảo tuân thủ các quy định về lao động và an toàn xã hội.
Là căn cứ để người lao động nước ngoài xin cấp thẻ tạm trú, thực hiện các thủ tục hành chính khác liên quan đến cư trú và làm việc tại Việt Nam.
Bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người lao động nước ngoài và người sử dụng lao động.

>>>Tải mẫu giấy phép lao động chuẩn cho người nước ngoài tại Mẫu văn bản

Gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài là thủ tục bắt buộc để đảm bảo quyền làm việc hợp pháp tại Việt Nam khi giấy phép hiện tại sắp hết hạn. Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ gia hạn giấy phép lao động, thực hiện đúng thủ tục gia hạn giấy phép lao động, nắm rõ thời hạn giấy phép lao động và chi phí gia hạn giúp người lao động và người sử dụng lao động tránh gián đoạn công việc và tuân thủ pháp luật.

Truy cập Mauvanban.vn để tải mẫu giấy phép lao động, mẫu đơn đề nghị gia hạn chuẩn, biểu mẫu liên quan và nhận tư vấn pháp lý, hỗ trợ bạn thực hiện thủ tục gia hạn giấy phép lao động nhanh chóng, chính xác.