Quản lý công nợ hiệu quả

Trong bối cảnh nền kinh tế ngày càng cạnh tranh, quản lý công nợ không chỉ là một nhiệm vụ kế toán mà còn là yếu tố quyết định sự ổn định tài chính và uy tín của doanh nghiệp. Theo báo cáo của chúng tôi, các doanh nghiệp Việt Nam đang đối mặt với thách thức lớn khi hơn 60% các khoản công nợ phải thu bị chậm thanh toán quá hạn, gây áp lực lên dòng tiền và tăng nguy cơ nợ xấu. Với vai trò là luật sư tư vấn doanh nghiệp, Mẫu Văn Bản nhận thấy rằng việc xây dựng một quy trình quản lý công nợ bài bản, tuân thủ pháp luật và tận dụng công nghệ là chìa khóa để giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh. Bài viết này sẽ cung cấp cái nhìn toàn diện về cách quản lý công nợ hiệu quả.

Khái niệm công nợ và tầm quan trọng pháp lý

Công nợ là gì?

Công nợ là các khoản tiền mà doanh nghiệp phải thu từ khách hàng (công nợ phải thu) hoặc phải trả cho nhà cung cấp, đối tác (công nợ phải trả) phát sinh từ các giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ chưa được thanh toán đầy đủ. Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP về hóa đơn điện tử, các khoản công nợ phải được ghi nhận chính xác trong sổ sách kế toán, kèm theo hóa đơn, hợp đồng để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật.

• Công nợ phải thu: Là số tiền khách hàng nợ doanh nghiệp sau khi nhận hàng hóa hoặc dịch vụ. Ví dụ, doanh nghiệp bán hàng hóa trị giá 100 triệu đồng nhưng khách hàng mới thanh toán 30 triệu đồng, 70 triệu đồng còn lại là công nợ phải thu.

• Công nợ phải trả: Là số tiền doanh nghiệp nợ nhà cung cấp khi mua hàng hóa, dịch vụ. Ví dụ, doanh nghiệp nhập nguyên liệu trị giá 50 triệu đồng nhưng chưa thanh toán, khoản này trở thành công nợ phải trả.

Tầm quan trọng pháp lý trong quản lý công nợ

Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung năm 2024), doanh nghiệp phải thiết lập sổ chi tiết công nợ, bao gồm thông tin về khách hàng, nhà cung cấp, số dư đầu kỳ, phát sinh trong kỳ, và số dư cuối kỳ. Việc không tuân thủ quy định này có thể dẫn đến các rủi ro pháp lý như bị phạt hành chính từ 4-8 triệu đồng (Điều 12, Nghị định 125/2020/NĐ-CP). Hơn nữa, quản lý công nợ không hiệu quả có thể dẫn đến tranh chấp hợp đồng, ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp và gây tổn thất tài chính.

Mẹo từ luật sư: Luôn lưu trữ hợp đồng, hóa đơn, và biên bản đối chiếu công nợ để làm bằng chứng trong trường hợp xảy ra tranh chấp. Sử dụng chữ ký số và hóa đơn điện tử theo quy định mới nhất để đảm bảo tính pháp lý.

>>> Tải ngay mẫu biên bản đối chiếu công nợ chuẩn pháp lý tại Mauvanban.vn để đảm bảo minh bạch trong quản lý công nợ.

Điều kiện của đối tượng lập dự phòng nợ phải thu khó đòi được quy định như thế nào?

Căn cứ tại khoản 1 Điều 6 Thông tư 48/2019/TT-BTC quy định đối tượng lập dự phòng là các khoản nợ phải thu (bao gồm cả các khoản doanh nghiệp đang cho vay và khoản trái phiếu chưa đăng ký giao dịch trên thị trường chứng khoán mà doanh nghiệp đang sở hữu) đã quá hạn thanh toán và các khoản nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng có khả năng doanh nghiệp không thu hồi được đúng hạn, đồng thời đảm bảo điều kiện sau:

(1) Phải có chứng từ gốc chứng minh số tiền đối tượng nợ chưa trả, bao gồm:

• Một trong số các chứng từ gốc sau: Hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, cam kết nợ;

• Bản thanh lý hợp đồng (nếu có);

• Đối chiếu công nợ; trường hợp không có đối chiếu công nợ thì phải có văn bản đề nghị đối chiếu xác nhận công nợ hoặc văn bản đòi nợ do doanh nghiệp đã gửi (có dấu bưu điện hoặc xác nhận của đơn vị chuyển phát);

• Bảng kê công nợ;

• Các chứng từ khác có liên quan (nếu có).

(2) Có đủ căn cứ xác định là khoản nợ phải thu khó đòi:

• Nợ phải thu đã quá thời hạn thanh toán từ 06 tháng trở lên (tính theo thời hạn trả nợ gốc ban đầu theo hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ hoặc các cam kết nợ khác, không tính đến thời gian gia hạn trả nợ giữa các bên), doanh nghiệp đã gửi đối chiếu xác nhận nợ hoặc đôn đốc thanh toán nhưng vẫn chưa thu hồi được nợ.

• Nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng doanh nghiệp thu thập được các bằng chứng xác định đối tượng nợ có khả năng không trả được nợ đúng hạn theo quy định tại điểm c khoản 2 Điều 6 Thông tư 48/2019/TT-BTC.

• Riêng đối với các khoản nợ mua của doanh nghiệp mua bán nợ (có đăng ký ngành nghề và hoạt động mua bán nợ theo đúng quy định của pháp luật), thời gian quá hạn được tính kể từ ngày chuyển giao quyền chủ nợ giữa các bên (trên cơ sở biên bản hoặc thông báo bàn giao quyền chủ nợ) hoặc theo cam kết gần nhất (nếu có) giữa doanh nghiệp đối tượng nợ và doanh nghiệp mua bán nợ.

>>> Tải biên bản đối chiếu công nợ chuẩn pháp lý tại Mauvanban.vn để hỗ trợ doanh nghiệp vận hành trơn tru và tuân thủ quy định.

Các khoản nợ phải thu không có khả năng thu hồi được xử lý tài chính thế nào?

Theo điểm c khoản 4 Điều 6 Thông tư 48/2019/TT-BTC quy định như sau:

Dự phòng nợ phải thu khó đòi

...

4. Xử lý tài chính các khoản nợ phải thu không có khả năng thu hồi:

...

c) Xử lý tài chính:

- Tổn thất thực tế của từng khoản nợ không thu hồi được là khoản chênh lệch giữa nợ phải thu ghi trên sổ kế toán và số tiền đã thu hồi được (do người gây ra thiệt hại đền bù, do phát mại tài sản của đối tượng nợ hoặc người nợ, do được chia tài sản theo quyết định của tòa án hoặc các cơ quan có thẩm quyền khác).

- Giá trị tổn thất thực tế của khoản nợ không có khả năng thu hồi, doanh nghiệp sử dụng nguồn dự phòng nợ phải thu khó đòi (nếu có) để bù đắp, phần chênh lệch thiếu hạch toán vào chi phí của doanh nghiệp.

- Các khoản nợ phải thu không có khả năng thu hồi sau khi đã có quyết định xử lý theo quy định trên, doanh nghiệp phải theo dõi trong hệ thống quản trị của doanh nghiệp và trình bày trong thuyết minh báo cáo tài chính trong thời hạn tối thiểu là 10 năm kể từ ngày thực hiện xử lý và tiếp tục có các biện pháp để thu hồi nợ. Nếu thu hồi được nợ thì số tiền thu hồi sau khi trừ các chi phí có liên quan đến việc thu hồi nợ, doanh nghiệp hạch toán vào thu nhập.

Theo đó, việc xử lý tài chính đối với các khoản nợ phải thu không có khả năng thu hồi được thực hiện như sau:

- Tổn thất thực tế của từng khoản nợ không thu hồi được là khoản chênh lệch giữa nợ phải thu ghi trên sổ kế toán và số tiền đã thu hồi được (do người gây ra thiệt hại đền bù, do phát mại tài sản của đối tượng nợ hoặc người nợ, do được chia tài sản theo quyết định của tòa án hoặc các cơ quan có thẩm quyền khác).

- Giá trị tổn thất thực tế của khoản nợ không có khả năng thu hồi, doanh nghiệp sử dụng nguồn dự phòng nợ phải thu khó đòi (nếu có) để bù đắp, phần chênh lệch thiếu hạch toán vào chi phí của doanh nghiệp.

- Các khoản nợ phải thu không có khả năng thu hồi sau khi đã có quyết định xử lý theo quy định trên, doanh nghiệp phải theo dõi trong hệ thống quản trị của doanh nghiệp và trình bày trong thuyết minh báo cáo tài chính trong thời hạn tối thiểu là 10 năm kể từ ngày thực hiện xử lý và tiếp tục có các biện pháp để thu hồi nợ.

Nếu thu hồi được nợ thì số tiền thu hồi sau khi trừ các chi phí có liên quan đến việc thu hồi nợ, doanh nghiệp hạch toán vào thu nhập.

>>> Tải ngay Sổ theo dõi công nợ của khách hàng ngay hôm nay tại Mauvanban.vn để quản lý công nợ hiệu quả!

Quy chế quản lý công nợ

Khái niệm

Quy chế là một văn bản quy định về chế độ chính sách, công tác hoạt động, phân công nhiệm vụ và các quyền hạn, nghĩa vụ của những đối tượng được điều chỉnh bởi quy chế. Văn bản này được lập và bởi các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp để điều chỉnh các hoạt động tương ứng trong hoạt động nội bộ của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đó.

Quy chế quản lý công nợ có tể bao gồm các nội dung cụ thể gồm: quản lý, phân loại các khoản nợ và bên nợ; quy trình giải quyết, xử lý nợ; trách nhiệm của các cá nhân có liên quan; các nguyên tắc trong hoạt động thu hồi nợ,… Mọi hoạt động thu hồi công nợ của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp sẽ phải được tuân thủ theo nội dung quy chế quản lý công nợ do các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp này ban hành để đảm bảo tính thống nhất và hiệu quả thu hồi nợ.

Các nội dung chính của quy chế quản lý công nợ

a) Quản lý, phân loại các khoản nợ và bên nợ

Đây là một trong những nội dung chính mà một quy chế quản lý công nợ cần phải có, các quy trình giải quyết, xử lý nợ là một loạt các bước để giải quyết công nợ theo trình tự thời gian, khoản nợ tương ứng của doanh nghiệp. Cụ thể, mọi khoản nợ và bên nợ đều phải được phân thành các nhóm cụ thể để tiến hành các biện pháp thu hồi nợ tương ứng, ví dụ như: Các khoản nợ có giá trị nhỏ và có thời gian nợ mới phát sinh sẽ có thứ tự ưu tiên thu hồi thấp hơn các khoản nợ có giá trị lớn và thời gian phát sinh kéo dài; Đối với các bên nợ cũng được phân loại dựa trên thái độ hợp tác, khả năng tài chính và tài sản của bên nợ.

Việc quản lý, phân loại các khoản nợ và bên nợ sẽ giúp doanh nghiệp có thể đưa ra các phương án thu hồi nợ nhanh chóng và hiệu quả theo từng khoản nợ và bên nợ tương ứng. Việc quản lý và phân loại là công việc đầu tiên mà doanh nghiệp cần thực hiện khi phát sinh bất cứ khoản nợ nào nhằm đảm bảo việc theo dõi và xử lý nợ khi cần thiết, cũng như tránh việc “bỏ quên” các khoản nợ gây ảnh hưởng đến dòng tiền của doanh nghiệp.

b) Quy trình xử lý nợ

Sau khi đã phân loại các khoản nợ và bên nợ thành các nhóm tương ứng, điều cần thiết sau đó là doanh nghiệp cần phải làm gì để có thể thu hồi nợ. Theo đó, quy trình xử lý nợ sẽ quy định cụ thể các vấn đề này.

Có rất nhiều cách để xử lý một khoản nợ, từ việc trao đổi, thương lượng qua điện thoại, email, văn bản cho đến các biện pháp phức tạp hơn như gây áp lực bằng việc sử dụng dịch vụ thu hồi nợ; hoặc khởi kiện tại các cơ quan giải quyết tranh chấp,…Mỗi cách đều có những ưu điểm, nhược điểm, thời gian tiến hành và chi phí phát sinh khác nhau và phải được tiến hành theo những điều kiện nhất định để đạt hiệu quả cao nhất.

Thông thường các công việc thu hồi nợ đầu tiên doanh nghiệp cần thực hiện là liên hệ, thông báo để bên nợ biết nghĩa vụ phải thanh toán khi khoản nợ đã đến hạn với các công việc và tần suất liên hệ tăng dần theo thời gian tùy theo giá trị khoản nợ và thái độ của bên nợ.

Việc sử dụng dịch vụ của công ty luật sẽ được thực hiện khi doanh nghiệp không có đủ khả năng,

Trong nhiều trường hợp cần thiết, nếu bên nợ ngay từ đầu đã không có thái độ hợp tác và giá trị khoản nợ đủ lớn thì doanh nghiệp hoàn toàn có thể tiến hành khởi kiện ngay để đảm bảo quá trình thu hồi nợ hiệu quả.

c) Các nguyên tắc thu hồi nợ

Như các hoạt động khác của doanh nghiệp, hoạt động thu hồi nợ cũng sẽ bao gồm các nguyên tắc mang tính bắt buộc để đảm bảo hiệu quả thu hồi nợ và phòng tránh các rủi ro có thể xảy ra. Một trong số những nguyên tắc quan trọng nhất là tính tuân thủ pháp luật và các quy định nội bộ của doanh nghiệp, vì mọi hoạt động thu hồi nợ dù có thể mang lại lợi ích lớn cho doanh nghiệp nhưng nếu vi phạm pháp luật và quy định của doanh nghiệp cũng có thể trở thành rủi ro thậm chí có thể khiến doanh nghiệp phải ngừng hoạt động. Do đó, doanh nghiệp cần lưu ý để đưa ra những nguyên tắc thu hồi nợ phù hợp, vừa đảm bảo lợi ích của doanh nghiệp và phù hợp với quy định của pháp luật.

>>> Tải mẫu quy chế quản lý công nợ bằng phần mềm tại Mauvanban.vn để tối ưu hóa quy trình tài chính doanh nghiệp.

Quy trình quản lý công nợ

Quy trình quản lý công nợ phải thu

Quy trình quản lý công nợ phải thu cần tuân thủ các bước sau:

1. Ghi nhận giao dịch: Lập hóa đơn, hợp đồng rõ ràng, ghi nhận số tiền khách hàng nợ.

2. Theo dõi và cập nhật: Sử dụng phần mềm hoặc Excel để cập nhật số dư đầu kỳ, phát sinh, và thanh toán.

3. Nhắc nhở thanh toán: Gửi email, SMS nhắc nhở trước hạn 1-2 tuần, kèm hóa đơn.

4. Đối chiếu định kỳ: Lập biên bản đối chiếu công nợ hàng tháng với khách hàng.

5. Xử lý nợ xấu: Trích lập dự phòng nợ khó đòi theo Thông tư 48/2019/TT-BTC (sửa đổi 2024).

Mẹo từ luật sư: Thiết lập hạn mức tín dụng cho từng khách hàng để giảm rủi ro nợ khó đòi. Nếu nợ quá hạn kéo dài, tham khảo ý kiến luật sư để khởi kiện hoặc đàm phán thanh toán.

Quy trình quản lý công nợ phải trả

Quy trình quản lý công nợ phải trả bao gồm:

1. Ghi nhận nợ: Xác nhận số tiền nợ nhà cung cấp qua hóa đơn, hợp đồng.

2. Lập kế hoạch thanh toán: Sắp xếp thứ tự ưu tiên dựa trên hạn thanh toán và lãi suất (nếu có).

3. Phê duyệt thanh toán: Đảm bảo có chữ ký của cấp quản lý theo quy định nội bộ.

4. Theo dõi và đối chiếu: Cập nhật trạng thái thanh toán và đối chiếu với nhà cung cấp.

Mẹo từ luật sư: Đàm phán gia hạn thanh toán với nhà cung cấp nếu dòng tiền gặp khó khăn, nhưng cần lập thỏa thuận bằng văn bản để tránh tranh chấp.

>>> Tải mẫu biên bản xác nhận công nợ phải trả tại Mauvanban.vn để đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật.

Cách theo dõi công nợ hiệu quả

Tối ưu hóa báo cáo công nợ

Báo cáo công nợ chi tiết là công cụ quan trọng để đánh giá tình hình tài chính. Theo MISA AMIS (2024), báo cáo công nợ cần bao gồm:

• Số dư đầu kỳ, phát sinh, và số dư cuối kỳ.

• Phân loại theo tuổi nợ: nợ chưa đến hạn, nợ quá hạn 1-30 ngày, 30-60 ngày, hoặc khó đòi.

• Thông tin chi tiết về khách hàng/nhà cung cấp, hóa đơn, hợp đồng.

Mẹo từ luật sư: Sử dụng màu sắc (xanh: đã thanh toán, vàng: thanh toán một phần, đỏ: chưa thanh toán) để trực quan hóa báo cáo, giúp dễ dàng phát hiện rủi ro nợ xấu.

Ứng dụng công nghệ trong theo dõi công nợ

Các phần mềm như Paroda Sales – CRM hay 1Office CRM cho phép theo dõi công nợ theo thời gian thực, tích hợp với hệ thống thanh toán và hóa đơn điện tử. Theo 1C Việt Nam (2024), việc sử dụng công nghệ giúp giảm 80% thời gian lập báo cáo so với Excel.

Mẹo từ luật sư: Đảm bảo phần mềm được cập nhật thường xuyên để tuân thủ các quy định pháp luật mới nhất, như Nghị định 70/2025/NĐ-CP về hóa đơn điện tử.

>>> Tải mẫu báo cáo công nợ chi tiết tại Mauvanban.vn để hỗ trợ theo dõi và phân tích công nợ hiệu quả.

Kết luận

Quản lý công nợ không chỉ là một công việc kế toán mà còn là chiến lược tài chính then chốt giúp doanh nghiệp duy trì dòng tiền ổn định và giảm thiểu rủi ro pháp lý. Từ việc sử dụng Excel cho các doanh nghiệp nhỏ đến triển khai phần mềm quản lý công nợ chuyên dụng, mỗi phương pháp đều có ưu và nhược điểm riêng. Tuy nhiên, để đạt hiệu quả cao nhất, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình quản lý công nợ bài bản, tuân thủ pháp luật, và tận dụng công nghệ hiện đại. Theo báo cáo của chúng tôi, các doanh nghiệp áp dụng phần mềm quản lý công nợ có tỷ lệ thu hồi nợ đúng hạn cao hơn 30% so với phương pháp thủ công (Nguồn: 1Office.vn, 2024). Là luật sư, Mẫu Văn Bản khuyến nghị doanh nghiệp nên kết hợp giữa quy trình chặt chẽ, công nghệ tiên tiến, và tư vấn pháp lý để đảm bảo quản lý công nợ hiệu quả và bền vững.