Quy trình mua bán hàng hóa: Thủ tục và lưu ý quan trọng bạn cần biết

Trong bối cảnh hoạt động thương mại ngày càng phát triển, mua bán hàng hóa không chỉ là giao dịch đơn thuần giữa bên mua và bên bán, mà còn là một quy trình pháp lý – tài chính cần được kiểm soát chặt chẽ. 

Theo thống kê từ Tổng cục Hải quan, trong năm 2024, kim ngạch xuất nhập khẩu hàng hóa Việt Nam đạt hơn 683 tỷ USD, cho thấy mức độ sôi động và phức tạp trong các giao dịch thương mại hiện nay. Tuy nhiên, nhiều cá nhân và doanh nghiệp vẫn chưa nắm rõ quy trình mua bán hàng hóa, dẫn đến những rủi ro về hợp đồng, vận chuyển, thanh toán và trách nhiệm pháp lý. 

Trong bài viết này, Mẫu văn bản sẽ giúp bạn tìm hiểu chi tiết từng bước trong quy trình mua bán – từ soạn thảo hợp đồng đến giao nhận hàng hóa, đồng thời cung cấp các mẫu hợp đồng mua bán hàng hóa thông dụng, giúp bạn tiết kiệm thời gian và hạn chế tranh chấp khi giao dịch.

Định nghĩa

Hoạt động mua bán hàng hóa là một phần thiết yếu trong nền kinh tế thị trường. Từ giao dịch nhỏ lẻ giữa các cá nhân đến hợp đồng cung ứng quy mô lớn giữa doanh nghiệp, mọi hình thức mua bán đều phải tuân theo những nguyên tắc pháp lý nhất định nhằm đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của các bên.

Theo Tổng cục Thống kê, trong năm 2023, tổng mức bán lẻ hàng hóa và doanh thu dịch vụ tiêu dùng tại Việt Nam đạt hơn 5,8 triệu tỷ đồng, tăng gần 9% so với cùng kỳ. Đây là minh chứng cho sự sôi động và nhu cầu giao dịch hàng hóa ngày càng lớn của thị trường.

Căn cứ theo Bộ luật Dân sự 2015 (Điều 430), mua bán hàng hóa là giao dịch trong đó bên bán có nghĩa vụ giao hàng và chuyển quyền sở hữu hàng hóa cho bên mua, còn bên mua có nghĩa vụ thanh toán tiền và nhận hàng theo thỏa thuận.

Trong hoạt động thương mại, khái niệm này được quy định cụ thể tại Luật Thương mại 2005 (Điều 24), xác định rõ hơn phạm vi và trách nhiệm của các chủ thể kinh doanh trong giao dịch mua bán hàng hóa.

>>>Tải ngay mẫu hợp đồng mua bán hàng hóa áp dụng cho giao dịch nội địa và quốc tế.

Quy trình mua bán hàng hóa trong thực tế

Quy trình mua bán hàng hóa thường bao gồm các bước cơ bản sau:

1. Thỏa thuận và ký kết hợp đồng

• Hai bên thỏa thuận về hàng hóa, số lượng, giá cả, chất lượng, thời gian giao nhận, phương thức thanh toán...

• Có thể ký kết bằng hợp đồng mua bán hàng hóa bằng văn bản, email xác nhận hoặc hợp đồng điện tử.

2. Thực hiện hợp đồng

• Bên bán thực hiện nghĩa vụ giao hàng đúng chủng loại, số lượng, chất lượng.

• Bên mua kiểm tra, nhận hàng và thực hiện nghĩa vụ thanh toán đúng hạn.

3. Giao nhận hàng hóa

Giao hàng tại địa điểm đã thỏa thuận, có biên bản giao nhận hàng hóa, phiếu xuất kho, hóa đơn giá trị gia tăng kèm theo.

4. Xử lý tranh chấp (nếu có)

Trường hợp hàng hóa không đúng thỏa thuận, bên mua có quyền từ chối nhận hàng hoặc yêu cầu giảm giá, yêu cầu bồi thường theo quy định tại Điều 39 – 42, Luật Thương mại 2005.

>>>Tải mẫu hợp đồng mua bán hàng hóa theo đúng quy định tại Bộ luật Dân sự và Luật Thương mại.

Hồ sơ, chứng từ cần thiết trong mua bán hàng hóa

Tùy theo quy mô và loại hình giao dịch, doanh nghiệp hoặc cá nhân cần chuẩn bị các hồ sơ sau:

• Hợp đồng mua bán hàng hóa

• Phiếu đặt hàng (nếu có)

• Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT)

• Phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa

• Chứng từ thanh toán: uỷ nhiệm chi, biên lai thu tiền, chuyển khoản ngân hàng

Trong trường hợp mua bán quốc tế (xuất nhập khẩu), còn cần thêm:

• Tờ khai hải quan

• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)

• Vận đơn (Bill of Lading)

>>>Tải mẫu hợp đồng mua bán hàng hóa có thể điều chỉnh theo từng loại hàng cụ thể.

Lưu ý quan trọng khi thực hiện mua bán hàng hóa

1. Nội dung hợp đồng rõ ràng

Nên thể hiện đầy đủ các điều khoản: thông tin hàng hóa, điều kiện giao nhận, điều kiện thanh toán, trách nhiệm vi phạm hợp đồng và giải quyết tranh chấp.

2. Kiểm tra năng lực đối tác

Nên kiểm tra tư cách pháp nhân, mã số thuế, tình trạng hoạt động của đối tác qua cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

3. Lập chứng từ đầy đủ, lưu trữ hợp pháp

Các loại phiếu, hóa đơn, hợp đồng cần lưu trữ tối thiểu 5 năm theo quy định tại Luật Kế toán 2015 (Điều 41) để phục vụ kiểm toán, thuế và giải quyết khiếu nại.

4. Phân biệt với hợp đồng dịch vụ

Mua bán hàng hóa chỉ áp dụng cho sản phẩm hữu hình; nếu đối tượng là lao động trí tuệ hoặc hành vi (vận chuyển, gia công...) thì phải lập hợp đồng dịch vụ tương ứng.

>>>Hoàn thiện hồ sơ thương mại với mẫu hợp đồng mua bán hàng hóa rõ ràng, dễ chỉnh sửa.

Căn cứ pháp lý

1. Bộ luật Dân sự 2015

Từ Điều 401 đến Điều 429, Bộ luật Dân sự quy định các nguyên tắc chung và nội dung của hợp đồng mua bán tài sản, trong đó bao gồm hàng hóa. Một số điểm nổi bật gồm: – Nguyên tắc tự do thỏa thuận và bình đẳng giữa các bên; – Quy định rõ về chuyển giao quyền sở hữu, quyền và nghĩa vụ trong hợp đồng; – Xử lý hậu quả khi vi phạm nghĩa vụ hợp đồng.

Đặc biệt, Điều 428 cho phép chấm dứt hợp đồng trước thời hạn nếu có hành vi vi phạm nghiêm trọng, làm ảnh hưởng đến quyền lợi của bên còn lại.

2. Luật Thương mại 2005

Từ Điều 24 đến Điều 82, luật này tập trung điều chỉnh hợp đồng mua bán hàng hóa thương mại, bao gồm: – Hình thức hợp đồng, hiệu lực pháp lý và nội dung bắt buộc; – Nghĩa vụ giao hàng, bảo hành, chuyển quyền sở hữu và rủi ro (Điều 50–55); – Phương thức thanh toán và quy trình thực hiện nghĩa vụ tài chính (Điều 56–62); – Cơ chế giải quyết tranh chấp trong trường hợp vi phạm hợp đồng.

3. Các văn bản hướng dẫn liên quan

• Nghị định 99/2013/NĐ-CP: Quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thương mại, áp dụng cho các hành vi như giao hàng sai cam kết, không lập hóa đơn, gian lận thương mại, v.v.

• Thông tư 39/2014/TT-BTC (Bộ Tài chính): Hướng dẫn về việc lập, quản lý và sử dụng hóa đơn khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ – đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp và hộ kinh doanh.

• Nghị định 43/2017/NĐ-CP: Quy định chi tiết về nhãn hàng hóa, bao gồm cả hàng sản xuất trong nước và hàng nhập khẩu – đảm bảo minh bạch thông tin và nguồn gốc hàng hóa đến tay người tiêu dùng.

4. Luật Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng 2010

Điều chỉnh các giao dịch giữa doanh nghiệp và người tiêu dùng cá nhân, với các nội dung như nghĩa vụ thông tin, bảo vệ quyền khiếu nại, đổi trả và bồi thường thiệt hại.

Kết luận

Việc nắm vững quy trình mua bán hàng hóa và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, chứng từ không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý mà còn tăng tính chuyên nghiệp và uy tín với đối tác. Để đảm bảo hoạt động diễn ra thuận lợi, bạn nên sử dụng các mẫu văn bản mua bán hàng hóa như: hợp đồng, biên bản giao nhận, hóa đơn theo đúng quy định.