Hướng Dẫn Thay Đổi Địa Điểm Kinh Doanh: Thủ Tục, Hồ Sơ và Quy Định Pháp Luật Mới Nhất

Khi doanh nghiệp cần chuyển địa điểm kinh doanh để mở rộng hoặc tối ưu hoạt động, việc hiểu rõ thủ tục và hồ sơ pháp lý là điều thiết yếu để đảm bảo quá trình diễn ra thuận lợi và hợp pháp. Bài viết dưới đây trên Mẫu Văn Bản sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về thủ tục, hồ sơ và các quy định mới nhất năm 2025 liên quan đến thay đổi địa điểm kinh doanh, giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy trình và tránh rủi ro pháp lý.

>>>> Đừng để việc thay đổi địa điểm kinh doanh bị chậm trễ vì thiếu mẫu chuẩn! Tải ngay mẫu thông báo mới nhất tại Mẫu Văn Bản chính xác, dễ sử dụng và cập nhật đúng quy định. 

I. Tổng quan thay đổi địa điểm kinh doanh

1. Thay đổi địa điểm kinh doanh là gì?

Thay đổi địa điểm kinh doanh là việc doanh nghiệp chuyển đổi nơi tiến hành hoạt động kinh doanh đã đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Theo Luật Doanh nghiệp 2020, địa điểm kinh doanh là nơi doanh nghiệp thực hiện hoạt động kinh doanh cụ thể, có thể là trụ sở chính, chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh khác. Việc thay đổi địa điểm kinh doanh ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động quản lý, thuế và pháp lý của doanh nghiệp, do đó cần thực hiện đúng quy trình, thủ tục theo quy định pháp luật để đảm bảo hợp pháp và tránh rủi ro phát sinh.

2. Các trường hợp được phép và không được phép thay đổi địa điểm kinh doanh

Được phép thay đổi địa điểm kinh doanh khi:

-  Doanh nghiệp có nhu cầu chuyển trụ sở chính hoặc địa điểm kinh doanh sang vị trí mới nhằm mở rộng, tối ưu hoạt động.

-  Doanh nghiệp đã hoàn tất nghĩa vụ thuế, không còn vi phạm pháp luật liên quan đến địa điểm kinh doanh.

-  Có văn bản chấp thuận của các bên liên quan nếu địa điểm mới thuộc quyền sở hữu hoặc quản lý của bên thứ ba.

-  Doanh nghiệp đang trong trạng thái hoạt động bình thường, không bị đình chỉ hoặc giải thể.

Không được phép thay đổi địa điểm kinh doanh khi:

-  Doanh nghiệp đang trong quá trình bị xử lý vi phạm pháp luật liên quan đến địa điểm kinh doanh.

-  Địa điểm mới không đáp ứng các điều kiện pháp lý về an toàn, vệ sinh môi trường, phòng cháy chữa cháy theo quy định.

-  Không có sự đồng thuận hoặc giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp địa điểm mới.

-  Các quy định này được quy định rõ tại Nghị định 01/2021/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn liên quan.

3. Hướng dẫn thủ tục thay đổi địa điểm kinh doanh

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa điểm kinh doanh

Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:

Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp theo mẫu quy định tại Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT hoặc mẫu Phụ lục II-9 (thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh).

Quyết định của chủ sở hữu hoặc các cơ quan có thẩm quyền (Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị tùy loại hình doanh nghiệp) về việc thay đổi địa điểm kinh doanh.

Biên bản họp liên quan đến việc thay đổi địa điểm kinh doanh.

Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm mới như hợp đồng thuê văn phòng, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, hoặc giấy tờ tương đương.

Bản sao CMND/CCCD/hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật.

Giấy ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật).

Ngoài ra, nếu thay đổi địa điểm kinh doanh đồng nghĩa với thay đổi trụ sở chính, doanh nghiệp cần chuẩn bị thêm hồ sơ liên quan đến điều chỉnh Điều lệ công ty.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt địa điểm kinh doanh mới.

Hoặc nộp hồ sơ qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (địa chỉ dangkykinhdoanh.gov.vn) để tiết kiệm thời gian và chi phí.

Khi nộp hồ sơ qua mạng, doanh nghiệp cần sử dụng chữ ký số công cộng hợp lệ.

Bước 3: Phòng Đăng ký kinh doanh tiếp nhận và xử lý hồ sơ

Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ.

Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, Phòng sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới hoặc Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký.

Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, Phòng sẽ thông báo bằng văn bản để doanh nghiệp bổ sung, chỉnh sửa.

Bước 4: Thực hiện thủ tục thuế (nếu có thay đổi địa điểm sang quận/huyện hoặc tỉnh/thành phố khác)

Doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục chốt thuế tại cơ quan thuế quản lý cũ trước khi chuyển sang cơ quan thuế quản lý mới.

Nộp hồ sơ điều chỉnh thông tin đăng ký thuế gồm:

Tờ khai điều chỉnh thông tin đăng ký thuế (Mẫu 08-MST).

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới.

Thông báo chuyển địa điểm kinh doanh.

Thủ tục này giúp đảm bảo doanh nghiệp hoàn thành nghĩa vụ thuế tại địa điểm cũ và được quản lý thuế đúng nơi mới.

Bước 5: Cập nhật các thông tin liên quan sau khi thay đổi địa điểm

Khắc lại con dấu doanh nghiệp với địa chỉ mới và thông báo mẫu dấu đến cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan thuế.

Cập nhật địa chỉ mới trên hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT), tài khoản ngân hàng, hợp đồng với đối tác, khách hàng.

Thông báo đến các cơ quan quản lý nhà nước khác như BHXH, Sở Công Thương (nếu có), để đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn.

4. Hồ sơ thay đổi địa điểm kinh doanh

- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký: Mẫu thông báo theo quy định, ghi rõ địa chỉ cũ và địa chỉ mới, lý do thay đổi.

- Quyết định/Biên bản họp: Quyết định của chủ sở hữu hoặc biên bản họp của Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, v.v.

- Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm mới: Hợp đồng thuê văn phòng, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc giấy tờ hợp pháp khác.

- Bản sao CMND/CCCD/hộ chiếu: Của người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền nộp hồ sơ.

- Giấy ủy quyền (nếu có): Văn bản ủy quyền cho người nộp hồ sơ không phải người đại diện theo pháp luật.

5. Lệ phí và thời gian thực hiện thủ tục

-  Lệ phí đăng ký thay đổi địa điểm kinh doanh hiện nay là 200.000 đồng/lần (theo Thông tư 176/2012/TT-BTC và các văn bản cập nhật năm 2025).

-  Thời gian giải quyết hồ sơ là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

-  Nếu hồ sơ không hợp lệ, thời gian sẽ kéo dài thêm tùy theo thời gian doanh nghiệp bổ sung hồ sơ.

6. Các lưu ý quan trọng khi thay đổi địa điểm kinh doanh

-  Thay đổi địa chỉ trong cùng quận/huyện/thành phố: Thủ tục đơn giản hơn, doanh nghiệp chỉ cần thông báo và cập nhật giấy phép kinh doanh.

-  Thay đổi địa chỉ sang quận/huyện khác hoặc tỉnh/thành phố khác: Cần thực hiện thêm thủ tục thuế, chốt thuế tại cơ quan thuế cũ và đăng ký thuế tại cơ quan thuế mới.

-  Khắc con dấu mới: Khi thay đổi địa chỉ trụ sở chính, doanh nghiệp phải khắc lại con dấu mới và thông báo mẫu dấu đến cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan thuế.

-  Cập nhật hóa đơn: Thông báo với cơ quan thuế để tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử hoặc in hóa đơn giấy với địa chỉ mới.

-  Thông báo với các bên liên quan: Đối tác, khách hàng, ngân hàng, cơ quan BHXH… cần được thông báo về địa chỉ mới để đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn.

-  Tuân thủ quy định pháp luật: Đảm bảo địa điểm mới đáp ứng các điều kiện về phòng cháy chữa cháy, an toàn lao động, vệ sinh môi trường theo quy định để tránh bị xử phạt hoặc đình chỉ hoạt động.

>>>>  Doanh nghiệp bạn đang chuyển văn phòng, trụ sở? Hãy chuẩn bị mẫu thông báo thay đổi địa điểm kinh doanh đúng quy định để tránh rủi ro khi làm việc với cơ quan thuế, đối tác. Truy cập Mẫu Văn Bản để tải ngay biểu mẫu mới nhất - nhanh chóng, tiện lợi và tiết kiệm!

II. Dịch vụ tư về các vấn đề liên quan đến thay đổi địa điểm kinh doanh của Luật Thiên Mã

Khi doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi địa điểm kinh doanh, việc nắm rõ quy định pháp luật và thực hiện đúng thủ tục là yếu tố then chốt để đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra nhanh chóng, hợp pháp và tránh phát sinh rủi ro. Hiểu được điều đó, Luật Thiên Mã cung cấp dịch vụ tư vấn chuyên sâu và hỗ trợ trọn gói các thủ tục liên quan đến thay đổi đăng ký kinh doanh, đặc biệt là thay đổi địa điểm kinh doanh.

Với đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm, am hiểu sâu sắc Luật Doanh nghiệp 59/2020/QH14, Nghị định 01/2021/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn mới nhất năm 2025, Luật Thiên Mã cam kết:

-  Tư vấn pháp lý toàn diện, phân tích và xác định chính xác nội dung cần thay đổi phù hợp với thực tế doanh nghiệp.

-  Soạn thảo, chuẩn hóa hồ sơ, bao gồm thông báo thay đổi địa điểm kinh doanh, quyết định, biên bản họp và các giấy tờ liên quan.

-  Đại diện doanh nghiệp nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh hoặc qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

-  Hỗ trợ theo dõi và nhận kết quả nhanh chóng, đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật.

-  Tư vấn các thủ tục thuế, con dấu, hóa đơn và thông báo với các cơ quan liên quan sau khi thay đổi địa điểm.

Chỉ với một khoản phí hợp lý, Luật Thiên Mã giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và tránh sai sót pháp lý trong quá trình thay đổi địa điểm kinh doanh.

>>> Click để tải mẫu thông báo thay đổi địa điểm kinh doanh chuẩn pháp luật, dễ sử dụng và bảo vệ quyền lợi của bạn!

III. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Q1: Khi nào doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thay đổi địa điểm kinh doanh?

A1: Doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thay đổi địa điểm kinh doanh khi có sự thay đổi địa chỉ trụ sở chính hoặc địa điểm kinh doanh đã đăng ký với cơ quan nhà nước. Điều này bao gồm chuyển địa điểm trong cùng quận/huyện, sang quận/huyện khác hoặc sang tỉnh/thành phố khác.

Q2: Hồ sơ đăng ký thành lập địa điểm kinh doanh gồm những gì?

A2: Hồ sơ bao gồm: Thông báo lập địa điểm kinh doanh theo mẫu quy định, bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, bản sao giấy tờ tùy thân của người đứng đầu địa điểm kinh doanh, văn bản ủy quyền (nếu có), và bản sao giấy tờ của người được ủy quyền.

Q3: Thời gian và lệ phí thực hiện thủ tục thay đổi địa điểm kinh doanh là bao lâu và bao nhiêu?

A3: Theo quy định hiện hành, thời gian xử lý hồ sơ là 3 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, lệ phí đăng ký thay đổi địa điểm kinh doanh là 200.000 đồng/lần.

Q4: Có cần thực hiện thủ tục thuế khi thay đổi địa điểm kinh doanh không?

A4: Nếu doanh nghiệp thay đổi địa điểm sang quận/huyện khác hoặc tỉnh/thành phố khác, phải thực hiện thủ tục chốt thuế tại cơ quan thuế quản lý cũ và đăng ký thuế tại cơ quan thuế quản lý mới. Nếu chỉ thay đổi trong cùng quận/huyện, doanh nghiệp chỉ cần thông báo với cơ quan thuế quản lý hiện tại.

Q5: Có bị phạt nếu không thông báo thay đổi địa điểm kinh doanh đúng hạn không?

A5: Theo Điều 44 Nghị định 122/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp không thực hiện thông báo thay đổi địa chỉ kinh doanh đúng thời hạn có thể bị xử phạt hành chính, mức phạt có thể lên đến hàng triệu đồng tùy theo mức độ vi phạm.

>>> Đừng để việc thay đổi địa điểm kinh doanh bị chậm trễ vì thiếu mẫu chuẩn! Tải ngay mẫu thông báo mới nhất tại Mẫu Văn Bản - chính xác, dễ sử dụng và cập nhật đúng quy định.