Hướng Dẫn Quy Trình Nghiệm Thu Hàng Hóa Từ A–Z Cho Doanh Nghiệp
Trong hoạt động mua bán và cung ứng, nghiệm thu hàng hóa là bước quan trọng nhằm xác định trách nhiệm, chất lượng và tính pháp lý của giao dịch. Theo thống kê của Tổng cục Hải quan, trong năm 2024, có hơn 72.000 biên bản nghiệm thu hàng hóa được doanh nghiệp sử dụng trong các giao dịch thương mại và hợp đồng cung ứng. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp vẫn thực hiện sai quy trình, dẫn đến tranh chấp hợp đồng, phạt vi phạm hoặc từ chối thanh toán từ bên mua.
Vậy quy trình nghiệm thu hàng hóa cần thực hiện như thế nào? Những nội dung nào bắt buộc phải có trong biên bản nghiệm thu hàng hóa? Và làm sao để lập biên bản đúng chuẩn, dễ sử dụng cho nhiều loại hàng hóa?
Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình nghiệm thu hàng hóa từ A–Z, áp dụng linh hoạt cho doanh nghiệp sản xuất, thương mại và dịch vụ. Đồng thời, bạn có thể tải ngay mẫu biên bản nghiệm thu hàng hóa được chuẩn hóa nội dung và trình bày chuyên nghiệp tại trang Mẫu văn bản.
Khái niệm
Nghiệm thu hàng hóa là một bước không thể thiếu trong quy trình mua bán, nhập kho hoặc bàn giao hàng hóa giữa các đơn vị. Đây là căn cứ xác nhận chất lượng, số lượng và tình trạng hàng hóa so với hợp đồng hoặc đơn đặt hàng đã ký kết. Đặc biệt, với các doanh nghiệp có chuỗi cung ứng lớn, việc kiểm soát nghiệm thu hàng hóa giúp giảm thiểu rủi ro và thất thoát tài sản.
Theo báo cáo của PwC Việt Nam, hơn 68% doanh nghiệp có từ 50 nhân sự trở lên xác nhận đã từng phát sinh tranh chấp do hàng hóa không đạt chuẩn khi nhập kho, mà nguyên nhân chủ yếu là do không thực hiện đầy đủ thủ tục nghiệm thu.
Theo Luật Thương mại 2005, nghiệm thu hàng hóa là việc kiểm tra, đối chiếu giữa thực tế giao hàng và các nội dung đã thỏa thuận trong hợp đồng hoặc đơn đặt hàng, nhằm xác định hàng hóa đã đủ điều kiện để được tiếp nhận và đưa vào sử dụng, sản xuất hoặc phân phối.
Quy trình nghiệm thu hàng hóa chi tiết từ A–Z
1. Chuẩn bị hồ sơ và thông tin nghiệm thu
Trước khi tiến hành nghiệm thu, các bên cần chuẩn bị đầy đủ:
Hợp đồng mua bán hoặc đơn đặt hàng
Phiếu xuất kho, hóa đơn giá trị gia tăng
Phiếu đóng gói hàng hóa
Chứng nhận xuất xứ (nếu có)
Danh mục hàng hóa, số lượng, quy cách, tiêu chuẩn kỹ thuật
2. Tiến hành kiểm tra thực tế hàng hóa
Việc kiểm tra cần được thực hiện tại nơi giao nhận và theo đúng nội dung trong hợp đồng, cụ thể:
Kiểm tra hình thức: bao bì, nhãn mác, số kiện, điều kiện bảo quản
Kiểm tra số lượng: so sánh với phiếu xuất kho và hợp đồng
Kiểm tra chất lượng: đối chiếu tiêu chuẩn kỹ thuật, thông số, hạn sử dụng (nếu là hàng tiêu dùng)
Các công cụ có thể được sử dụng bao gồm máy đếm số lượng, cân điện tử, máy đo độ ẩm, hoặc thậm chí mời đơn vị giám định độc lập nếu cần thiết.
3. Lập biên bản nghiệm thu hàng hóa
Biên bản nghiệm thu cần ghi rõ:
Thông tin hai bên
Tên hàng hóa, chủng loại, số lượng, quy cách
Kết quả kiểm tra
Kết luận hàng hóa đạt/không đạt
Chữ ký, đóng dấu xác nhận của các bên liên quan
Theo Điều 29, Luật Kế toán 2015, biên bản nghiệm thu là chứng từ kế toán bắt buộc nếu liên quan đến ghi nhận tài sản và chi phí.
4. Xử lý tình huống không đạt yêu cầu
Nếu hàng hóa không đạt tiêu chuẩn hoặc thiếu số lượng:
Ghi nhận rõ trên biên bản
Có thể từ chối nhận hàng hoặc yêu cầu đổi trả
Hai bên cần thương lượng hướng xử lý: bù hàng, chiết khấu hoặc hủy đơn
>>>Tải ngay mẫu biên bản nghiệm thu hàng hóa đầy đủ nội dung, đúng quy trình kiểm tra và bàn giao.
Hồ sơ cần lưu trữ sau nghiệm thu
Biên bản nghiệm thu hàng hóa
Hợp đồng và hóa đơn
Chứng từ giao nhận, vận chuyển
Ảnh chụp, video (nếu có tranh chấp)
Theo quy định tại Khoản 1 Điều 41, Luật Kế toán 2015, chứng từ kế toán như biên bản nghiệm thu phải lưu trữ tối thiểu 5 năm, hoặc 10 năm nếu liên quan đến tài sản cố định.
>>>Hoàn thiện thủ tục giao nhận hàng hóa với mẫu biên bản nghiệm thu rõ ràng, dễ sử dụng.
Căn cứ pháp lý
1. Luật Thương mại 2005
Điều 50 đến Điều 54 quy định về quyền và nghĩa vụ của bên bán và bên mua liên quan đến việc giao hàng, kiểm tra hàng hóa và chấp nhận hàng hóa.
Theo đó, bên mua có quyền kiểm tra hàng hóa ngay khi nhận để xác định sự phù hợp về số lượng, chất lượng, chủng loại so với hợp đồng đã ký. Nếu phát hiện hàng hóa không đúng, có quyền yêu cầu đổi, sửa hoặc từ chối nhận hàng.
2. Luật Kế toán 2015 – số 88/2015/QH13
Điều 29: Quy định rõ về hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc đối với hoạt động sản xuất – kinh doanh, trong đó có biên bản nghiệm thu hàng hóa.
Điều 41: Về thời gian lưu trữ chứng từ kế toán, quy định các loại hồ sơ liên quan đến tài sản, hàng hóa phải được lưu trữ ít nhất 5 năm (chứng từ thông thường) hoặc 10 năm (với hồ sơ có giá trị pháp lý lâu dài như tài sản cố định, hợp đồng lớn...).
3. Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính
Là văn bản hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp, trong đó tại Phụ lục số 04 – Mẫu biểu kế toán, có nêu rõ mẫu biểu liên quan đến nghiệp vụ nhập kho, ghi nhận hàng hóa và biên bản nghiệm thu, nhập kho.
Yêu cầu doanh nghiệp lập biên bản nghiệm thu làm căn cứ để ghi nhận tài sản, chi phí hoặc công nợ phải trả.
4. Bộ luật Dân sự 2015
Điều 446: Bên bán hàng hóa có trách nhiệm bảo hành nếu hàng hóa bị lỗi sau khi giao, trừ khi hai bên đã có thỏa thuận khác.
Điều 428 và Điều 429: Nếu phát sinh tranh chấp sau nghiệm thu nhưng hàng hóa có lỗi tiềm ẩn, bên mua có quyền yêu cầu khắc phục hoặc bồi thường.
5. Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 119/2018/NĐ-CP (về hóa đơn, chứng từ kế toán điện tử)
Yêu cầu doanh nghiệp phải có đầy đủ chứng từ điện tử đi kèm hóa đơn để đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ khi kê khai thuế và thanh toán. Biên bản nghiệm thu là một phần trong bộ hồ sơ chứng minh hàng hóa đã được bàn giao và nhận thực tế.
>>>Tải về biên bản nghiệm thu hàng hóa giúp giảm thiểu rủi ro tranh chấp sau giao dịch.
Câu hỏi thường gặp
1. Có bắt buộc phải lập biên bản nghiệm thu không? Có, đặc biệt là với giao dịch có giá trị lớn, hàng hóa kỹ thuật hoặc có yêu cầu chất lượng cụ thể. Biên bản nghiệm thu là căn cứ pháp lý quan trọng trong mọi tranh chấp.
2. Ai là người ký biên bản nghiệm thu? Thông thường là đại diện bên giao hàng, đại diện bên nhận hàng, quản lý kho, và kế toán trưởng (nếu có liên quan đến hạch toán).
3. Nếu nghiệm thu xong mới phát hiện lỗi thì sao? Nếu lỗi phát sinh sau nghiệm thu nhưng thuộc phạm vi bảo hành, bên bán vẫn phải chịu trách nhiệm theo Điều 446 – Bộ luật Dân sự 2015 và cam kết hợp đồng.
Kết luận
Quy trình nghiệm thu hàng hóa không chỉ là thủ tục hình thức mà còn là mốc kiểm soát quan trọng giúp doanh nghiệp đảm bảo chất lượng, chống thất thoát và tránh rủi ro pháp lý. Việc sử dụng mẫu biên bản nghiệm thu hàng hóa chuyên nghiệp sẽ giúp chuẩn hóa quá trình làm việc, tiết kiệm thời gian và tăng tính minh bạch trong giao dịch.