Đề xuất thanh toán là gì? Quy định và mẫu giấy đề xuất thanh toán
Đề xuất thanh toán là bước quan trọng trong quy trình quản lý tài chính doanh nghiệp, giúp kiểm soát các khoản chi phí phát sinh và đảm bảo thanh toán minh bạch, đúng quy định. Việc sử dụng giấy đề xuất thanh toán chuẩn theo quy định giúp doanh nghiệp tránh sai sót, đảm bảo chứng từ hợp lệ và thuận tiện trong công tác kế toán.
Mẫu văn bản cung cấp hướng dẫn chi tiết cách lập bản đề xuất thanh toán, các quy định pháp luật liên quan và cung cấp mẫu giấy đề xuất thanh toán chuẩn theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, giúp doanh nghiệp thực hiện thủ tục nhanh chóng, chính xác.
Đề xuất thanh toán là gì? – Khái niệm và vai trò
1. Khái niệm đề xuất thanh toán
Đề xuất thanh toán là văn bản hoặc giấy tờ do cá nhân hoặc bộ phận trong doanh nghiệp lập ra nhằm yêu cầu phê duyệt chi trả các khoản chi phí phát sinh hoặc hoàn ứng tạm ứng đã thực hiện. Đây là bước quan trọng trong quy trình kiểm soát chi phí, giúp đảm bảo các khoản chi được thực hiện đúng mục đích, đúng quy trình và có chứng từ hợp lệ.
2. Vai trò của đề xuất thanh toán
Kiểm soát chi phí: Đề xuất thanh toán giúp doanh nghiệp quản lý và kiểm soát các khoản chi tiêu, tránh chi sai mục đích hoặc vượt ngân sách.
Làm căn cứ thanh toán: Đây là cơ sở để kế toán lập phiếu chi, thủ quỹ xuất quỹ và thực hiện thanh toán cho các khoản chi phí đã đề xuất.
Ghi sổ kế toán: Giúp lưu trữ chứng từ, theo dõi công nợ, đối chiếu thanh toán và phục vụ công tác kiểm toán, quản lý tài chính minh bạch.
3. Các trường hợp sử dụng đề xuất thanh toán phổ biến trong doanh nghiệp
Thanh toán mua sắm hàng hóa, dịch vụ: Sau khi nhận hàng hóa, dịch vụ và có đầy đủ chứng từ như hợp đồng, hóa đơn, biên bản nghiệm thu.
Tạm ứng chi phí: Khi người lao động hoặc bộ phận cần ứng trước tiền cho các hoạt động như đi công tác, mua vật tư nhỏ lẻ, tổ chức sự kiện.
Hoàn ứng tạm ứng: Khi người tạm ứng nộp lại chứng từ và yêu cầu hoàn trả số tiền đã chi tiêu.
Thanh toán chi phí nội bộ: Bao gồm lương thưởng, phụ cấp, chi phí điện nước, văn phòng phẩm, chi phí sự kiện nội bộ.
Thanh toán định kỳ hoặc trả góp: Như tiền thuê văn phòng, bảo trì máy móc, bản quyền phần mềm theo chu kỳ.
Tóm lại, đề xuất thanh toán là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí, đảm bảo tính hợp lệ và minh bạch trong các khoản chi, đồng thời làm căn cứ cho việc thanh toán và ghi nhận kế toán theo đúng quy định.
>>>Hiểu rõ khái niệm và vai trò của đề xuất thanh toán để quản lý tài chính minh bạch, hiệu quả và đúng quy trình trong doanh nghiệp!
Nội dung cần có trong giấy đề xuất thanh toán
Một giấy đề xuất thanh toán đầy đủ và hợp lệ cần bao gồm các nội dung sau:
Thông tin người đề xuất: Ghi rõ họ tên, bộ phận, chức vụ của người lập đề xuất thanh toán để xác định trách nhiệm và liên hệ khi cần.
Mô tả chi tiết nội dung thanh toán: Trình bày rõ lý do thanh toán, khoản chi cụ thể, số hợp đồng, số hóa đơn kèm theo hoặc các chứng từ liên quan để minh chứng cho khoản chi.
Số tiền đề xuất thanh toán: Ghi chính xác số tiền cần thanh toán bằng số và bằng chữ để tránh sai sót và tranh chấp.
Phương thức thanh toán: Xác định hình thức thanh toán là chuyển khoản hay tiền mặt. Nếu thanh toán chuyển khoản, cần ghi rõ thông tin tài khoản ngân hàng, số tài khoản và chi nhánh ngân hàng nhận tiền.
Nguồn kinh phí: Ghi rõ nguồn kinh phí chi trả, ví dụ như chi phí quản lý công ty, chi phí dự án, chi phí vận hành, để phục vụ việc phân bổ và kiểm soát tài chính.
Danh sách chứng từ kèm theo: Liệt kê các chứng từ đính kèm như hóa đơn, phiếu chi, biên bản nghiệm thu, hợp đồng,... làm căn cứ cho việc thanh toán.
Chữ ký: Giấy đề xuất thanh toán phải có chữ ký của người đề xuất, kế toán trưởng và người duyệt chi (Giám đốc, Tổng giám đốc hoặc người được ủy quyền) để xác nhận và phê duyệt.
Quy trình lập và xử lý đề xuất thanh toán
Bước 1: Người lập đề xuất thanh toán
Người lập đề xuất thanh toán căn cứ vào các chứng từ hợp lệ (hợp đồng, hóa đơn, biên bản nghiệm thu, phiếu chi,…) và nhiệm vụ được giao để chuẩn bị giấy đề xuất thanh toán.
Đề xuất phải trình bày rõ ràng, đầy đủ các thông tin theo quy định, đảm bảo tính chính xác và minh bạch.
Bước 2: Kiểm tra và phê duyệt
Giấy đề xuất thanh toán được chuyển cho kế toán trưởng kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ và nội dung đề xuất.
Sau khi kế toán trưởng xác nhận, giấy đề xuất được trình lên lãnh đạo có thẩm quyền (Giám đốc, Tổng giám đốc hoặc người được ủy quyền) để phê duyệt chi trả.
Bước 3: Lập phiếu chi và thanh toán
Kế toán lập phiếu chi dựa trên đề xuất thanh toán đã được phê duyệt. Phiếu chi là chứng từ kế toán dùng để ghi nhận việc chi tiền.
Thủ quỹ hoặc bộ phận tài chính thực hiện thanh toán theo phiếu chi: có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản ngân hàng tùy theo phương thức đã thỏa thuận.
Bước 4: Lưu trữ hồ sơ, chứng từ
Toàn bộ hồ sơ liên quan đến đề xuất thanh toán, phiếu chi và các chứng từ kèm theo phải được lưu trữ theo quy định của Luật Kế toán và các quy định nội bộ của doanh nghiệp.
Việc lưu trữ giúp phục vụ công tác kiểm tra, kiểm toán và quản lý tài chính minh bạch, hiệu quả.
>>>Nắm vững quy trình lập và xử lý đề xuất thanh toán để tránh sai sót, rút ngắn thời gian duyệt chi và nâng cao hiệu quả vận hành!
Mẫu giấy đề xuất thanh toán
1. Giới thiệu mẫu giấy đề xuất thanh toán (Mẫu số 05-TT)
Mẫu giấy đề xuất thanh toán (Mẫu số 05-TT) được ban hành kèm theo Thông tư 133/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính, áp dụng cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa, giúp chuẩn hóa quy trình đề nghị thanh toán các khoản chi phí phát sinh hoặc hoàn ứng tạm ứng. Mẫu này cũng phù hợp với nhiều lĩnh vực và loại hình doanh nghiệp.
2. Hướng dẫn tải, điền thông tin và sử dụng mẫu giấy đề xuất thanh toán
Tải mẫu giấy đề xuất thanh toán :
Mauvanban.vn cung cấp đa dạng các mẫu đơn, biểu mẫu pháp lý chuẩn, được cập nhật mới nhất, giúp bạn hoàn thiện hồ sơ nhanh chóng và chính xác.
Bước 1: Truy cập Website Mauvanban.vn
Mở trình duyệt và truy cập địa chỉ: https://mauvanban.vn
Sử dụng thanh tìm kiếm hoặc danh mục để tìm mẫu giấy đề xuất thanh toán
Bước 2: Chọn Mẫu Đơn Mong Muốn
Xem trước nội dung mẫu đơn để đảm bảo phù hợp với nhu cầu của bạn.
Nhấn vào nút “Tải mẫu” hoặc “Mua mẫu” để chuyển sang trang thanh toán.
Bước 3: Đăng Ký/Đăng Nhập Tài Khoản
Nếu bạn chưa có tài khoản, hãy đăng ký bằng email hoặc số điện thoại.
Nếu đã có tài khoản, đăng nhập để tiếp tục.
Bước 4: Thanh Toán Phí Tải Mẫu
Mauvanban.vn áp dụng hình thức thanh toán an toàn qua nhiều phương thức:
Thẻ ngân hàng nội địa (ATM)
Thẻ tín dụng/ghi nợ quốc tế (Visa, Mastercard)
Ví điện tử (Momo, ZaloPay, ViettelPay)
Chuyển khoản ngân hàng
Chọn phương thức thanh toán phù hợp và hoàn tất giao dịch.
Bước 5: Tải Mẫu Đơn Về Máy
Sau khi thanh toán thành công, bạn sẽ nhận được liên kết tải mẫu đơn.
Nhấn vào link để tải về file mẫu đơn với định dạng phổ biến như Word (.docx), PDF hoặc Excel (.xlsx).
Lưu file vào máy tính hoặc thiết bị của bạn để sử dụng.
Điền thông tin:
Ghi rõ tên đơn vị, bộ phận đề nghị thanh toán ở góc trên bên trái.
Thông tin người đề xuất: họ tên, chức vụ, bộ phận.
Mô tả chi tiết nội dung thanh toán, lý do, các khoản chi, hợp đồng, hóa đơn kèm theo.
Số tiền đề xuất thanh toán bằng số và chữ.
Phương thức thanh toán: tiền mặt hoặc chuyển khoản, nếu chuyển khoản cần ghi rõ thông tin tài khoản ngân hàng.
Nguồn kinh phí chi trả (ví dụ: chi phí quản lý, chi phí dự án).
Danh sách chứng từ kèm theo (hóa đơn, phiếu chi, biên bản nghiệm thu...).
Chữ ký người đề xuất, kế toán trưởng và người duyệt chi.
Sử dụng: Mẫu giấy đề xuất thanh toán sau khi điền đầy đủ được trình kế toán trưởng kiểm tra, sau đó trình lãnh đạo phê duyệt để làm căn cứ thanh toán và ghi sổ kế toán.
>>>Mauvanban.vn: Cung cấp mẫu giấy đề xuất thanh toán áp dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp.
Giấy đề xuất thanh toán là công cụ không thể thiếu trong quản lý tài chính doanh nghiệp, giúp đảm bảo tính minh bạch, chính xác và kịp thời trong việc chi trả các khoản chi phí. Việc nắm rõ quy định về đề xuất thanh toán, chuẩn bị mẫu giấy đề xuất thanh toán đầy đủ và tuân thủ quy trình xử lý giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả và đúng luật.
Truy cập Mauvanban.vn để tải mẫu giấy đề xuất thanh toán chuẩn, biểu mẫu liên quan và nhận tư vấn pháp lý, hỗ trợ bạn thực hiện thủ tục thanh toán nhanh chóng, chính xác.