Cách thông báo giao hàng: đúng quy định hiện hành
Mẫu thông báo giao hàng là văn bản quan trọng giúp bên bán xác nhận thời gian, địa điểm và điều kiện giao hàng với bên mua trong các giao dịch thương mại.
Việc sử dụng mẫu đúng chuẩn không chỉ giúp thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn góp phần giảm thiểu nhầm lẫn, rủi ro trong quá trình vận chuyển.
Hãy tải ngay mẫu thông báo giao hàng tại Mẫu văn bản để đảm bảo mọi khâu giao nhận được thực hiện minh bạch và chính xác.
1. Thông báo hàng hóa là gì?
Thông báo giao hàng được thực hiện bởi bên giao, bên có nghĩa vụ giao. Là văn bản được cá nhân, nhóm cá nhân, tổ chức sử dụng. Với vận dụng và các ý nghĩa thực hiện trong thông báo kịp thời, nhanh chóng bằng văn bản. Đồng thời mang đến ý nghĩa thực hiện các hành vi pháp lý theo quy định pháp luật hiện hành.
Để thông báo với chủ thể có thẩm quyền, bên có quyền lợi, bên nhận hàng. Được biết và nắm đối với tình trạng giao hàng đang được thực hiện. Xác định việc một hoặc một số chủ thể nhất định đã thực hiện nghĩa vụ hoặc dự định thực hiện giao hàng theo thỏa thuận/quy định tới địa điểm nhất định, trong thời gian xác định. Cũng như các thông tin có thể thông báo để chủ thể biết, phối hợp trong nhận hành đúng thời điểm, cách thức,…
Thông báo này giúp các bên trao đổi với nhau bằng văn bản. Theo đó khi nhận được thông báo giao hàng thì bên nhận được mẫu thông báo giao hàng có thể trả lời bằng văn bản để phản hồi. Nếu có ý kiến phản hồi hoặc thay đổi đối với nội dung liên quan. Đảm bảo các quyền và nghĩa vụ, cũng như thực hiện nội dung theo thỏa thuận trước đó. Còn không việc thực hiện sẽ đúng như thông báo. Và các phát sinh nếu có bên nhận hàng sẽ hoàn toàn phải chịu trách nhiệm.
Các trách nhiệm thông báo được đảm bảo thực hiện có hiệu quả. Vì thế xác định với bên giao đang đảm bảo tuân thủ các nghĩa vụ của mình. Bên nhận nếu không thực hiện các nội dung đúng với thống nhất phải chịu đối với các ảnh hưởng, thiệt hại có thể phát sinh trên đơn hàng.
>>> Nhanh tay tải xuống mẫu thông báo giao hàng đã được soạn sẵn – đảm bảo mọi bước giao hàng rõ ràng và kiểm soát dễ dàng.
2. Tại sao nên có thông báo giao hàng
Thực chất trong Hợp đồng mua bán hàng hóa thì việc Giao - nhận hàng hóa là nghĩa vụ cơ bản, đầu tiên của các bên trong quan hệ Hợp đồng nhằm hiện thực hóa những lời thỏa thuận trên giấy tờ bằng những hành vi cụ thể.
Vì vậy trong nghĩa giao - nhận hàng hóa, giao hàng là nghĩa vụ cơ bản của bên bán và nhận hàng là nghĩa vụ cơ bản của bên mua. Cụ thể, pháp luật tại Luật thương mại cũng đã quy định rõ bên bán phải giao hàng, chứng từ theo thỏa thuận trong hợp đồng, trường hợp không có thỏa thuận cụ thể, bên bán có nghĩa vụ giao hàng và chứng từ liên quan theo quy định.
Như vậy, việc thông báo giao hàng không phải là một nội dung bắt buộc phải có trong hợp đồng nhưng các bên dù có thỏa thuận về việc thông báo giao hàng hay không, pháp luật vẫn quy định việc giao hàng là một nghĩa vụ bắt buộc đối với bên bán.
Và đương nhiên trong quá trình thực hiện hợp đồng, nếu bên bán không giao hàng thì bên mua không thể thực hiện các cam kết tiếp theo như nhận hàng, thanh toán.
Một số trường hợp nếu như trước khi giao hàng, bên bán không có thông báo rõ về thời gian giao hàng thì cũng sẽ có ảnh hưởng đến quá trình mua hàng, nhận hàng của chủ thể tham gia hợp đồng.
Rõ ràng chúng ta hiểu, thấy rõ bên mua hàng có nghĩa vụ nhận hàng theo thỏa thuận và thực hiện những công việc hợp lý để giúp bên bán giao hàng. Song cũng không tránh khỏi một số trường hợp thời gian giao hàng thay đổi vì một số lý do đặc biệt, hoặc người nhận hàng có việc bận đột xuất không thể nhận hàng....
Vậy nên để tránh những trường hợp như vậy, trước khi giao hàng bên bán hàng nên gừi thông báo cho bên mua hàng để giúp bên mua có sự chuẩn bị, sắp xếp công việc hợp lý tạo sự thuận lợi cho việc giao hàng của bên bán.
Đồng thời bên mua cũng nhanh chóng sắp xếp kho bãi, bố trí người nhận hàng, thông tin cụ thể về thời gian giao hàng hay các vấn đề khác không may phát sinh đột xuất cho bên bán... trước khi bên bán giao hàng.
Như vậy việc thông báo trước khi giao hàng có lợi cho các chủ thể tham gia hợp đồng, thông qua việc thông báo thì các vấn đề quan trọng liên quan đến việc giao nhận hàng hóa như thời gian và địa điểm giao nhận đều được giải quyết.
Các vấn đề này có thể do các bên thỏa thuận, thương lượng rõ ràng tại các điều khoản trong hợp đồng hoặc nếu không thỏa thuận, thì áp dụng quy định của pháp luật.
Hay hiểu đơn giản thì việc thông báo có ý nghĩa cực kỳ quan trọng, có ý nghĩa hỗ trợ cho cả hai bên trong việc nhận thông tin và có những hàng động phù hợp trong quá trình giao nhận hàng hóa cũng như để đảm bảo quyền lợi, nghĩa vụ thực hiện hợp đồng của cả bên bán hàng và bên mua hàng, bởi:
- Thông báo trước khi giao hàng: Người mua thông báo về địa điểm và thời gian giao hàng yêu cầu, và trong quá trình thực hiện nếu người mua chậm thông báo, người bán sẽ chọn phương tiện và mọi chi phí phát sinh do người mua chịu.
- Thông báo sau khi giao hàng: Người bán thông báo cho người mua về hàng hóa đã được giao như số lượng, địa điểm giao... nhờ đó người mua sẽ hoàn thiện thủ tục bảo hiểm cho lô hàng sau khi nhận được thông báo này. Nếu người bán chậm thông báo mà trong thời gian giao hàng và hoàn thiện hợp đồng bảo hiểm có xảy ra rủi ro thì người bán phải chịu trách nhiệm.
>>> Sở hữu ngay mẫu hợp đồng thông báo giao hàng chuẩn chỉnh – tiết kiệm thời gian, tăng uy tín với khách hàng.
3. Mẫu thông báo giao hàng
4. Hướng dẫn viết mẫu thông báo giao hàng
Trong quá trình soạn thông báo giao hàng, bên giao hàng cần chú ý các thông tin về:
– Thể thức văn bản. Với hình thức triển khai theo quy định đối với văn bản được soạn thảo. Mang đến sự chuyên nghiệp, bài bản đối với tổ chức thực hiện.
– Ghi chính xác thời gian soạn thảo, cũng xác định cho thời điểm tiến hành lập thông báo. Có kịp thời, nhanh chóng và mang đến hiệu quả theo yêu cầu hay không. Bao gồm ngày tháng năm để làm căn cứ cho việc đã thực hiện thông báo giao hàng. Cũng như đảm bảo nghĩa vụ được thực hiện trong trường hợp giao hàng chậm. Bắt buộc phải làm thông báo ngay khi các nguyên nhân bất lợi phát sinh. Đồng thời nhanh chóng tác động, xử lý để tìm kiếm các hiệu quả trong nghĩa vụ cần thiết.
– Phần kính gửi cần thể hiện gửi công ty nào. Chính là xác định đối với các chủ thể có quyền, nghĩa vụ và lợi ích liên quan. Cần thiết biết và tiếp nhận các nội dung từ thông báo này. Xác định đối với địa chỉ, phương thức gửi mới có thể tiến hành nhanh chóng và hiệu quả.
Hoặc kính gửi chủ thể khác có thẩm quyền. Với các hoạt động giao hàng có liên quan, phức tạp trong tính chất giao dịch. Không đơn thuần là các giao dịch của cá nhân, tổ chức thông thường. Tùy thuộc vào chủ thể mà bên giao hàng cần thông báo là chủ thể nào. Xác định với hoạt động của mình có thể ảnh hưởng đến công việc, tiến độ hay các lợi ích của chủ thể nào.
– Với phần căn cứ soạn thảo. Thì có thể dựa vào số hiệu hợp đồng đã ký chính. Với thỏa thuận được xác lập và đảm bảo thực hiện giữa các bên. Trong đó cũng xác định với các quyền và nghĩa vụ liên quan. Bên cạnh thời gian giao hàng dự kiến mà các bên thỏa thuận để đảm bảo quyền lợi. Là căn cứ phát sinh cho việc thực hiện thông báo đơn hàng.
Ví dụ:
Ngày…. tháng…. năm……, Công ty chúng tôi có ký kết với Quý công ty Hợp đồng dân sự số…. về việc…… Theo quy định tại… Hợp đồng này thì trước khi giao hàng hoá chúng tôi có gửi thông báo đến Khách hàng được biết một số nội dung như sau:
Các thông tin đó giúp đối chiếu và xác thực, đồng thời xác định cho nghĩa vụ phải thông báo. Phải đảm bảo cho cân đối trong việc giao hàng không ảnh hưởng đến quyền lợi ích của bên nhận.
– Thời gian giao hàng dự kiến. Cũng gần ghi cụ thể ngày dự kiến. Với các cố gắng trong công tác khắc phục, đảm bảo mang đến các chuyển giao đúng tiến độ. Hoặc thông báo để diễn ra hoạt động nhận hàng đúng thời gian, địa điểm, phương thức. Để bên nhận hàng có thời gian chuẩn bị, sắp xếp cũng như thời gian để chuẩn bị kinh phí. Cũng như các công tác bảo quản. Các tính toán với sử dụng, khai thác lợi ích hàng hóa hay tham gia vào các nhu cầu kinh doanh khác.
– Phần cuối thông báo không thể thiếu được nội dung cam đoan và cảm ơn. Xác nhận với đảm bảo thực hiện các nghĩa vụ. Cố gắng thực hiện đúng tiến độ và khắc phục rủi ro. Xác định cho hiệu quả triển khai đối với các nội dung giao dịch. Và mang đến các hiệu quả giao dịch giữa các bên, xây dựng mối quan hệ tốt đẹp cho các nhu cầu hợp tác trong tương lai.
>>> Tải về ngay mẫu biểu thông báo giao hàng chuyên nghiệp – công cụ không thể thiếu để quản lý tiến độ giao nhận chính xác!
5. Lợi ích khi tải mẫu thông báo giao hàng từ Mẫu văn bản:
Chuẩn hóa quy trình giao nhận hàng hóa, giúp hai bên theo dõi tiến độ và trách nhiệm rõ ràng.
Tiết kiệm thời gian soạn thảo, chỉ cần chỉnh sửa thông tin doanh nghiệp và đơn hàng là có thể sử dụng ngay.
Tăng độ tin cậy với khách hàng, nhờ mẫu biểu chuyên nghiệp, rõ ràng và đầy đủ nội dung cần thiết.
Phù hợp với nhiều ngành hàng, linh hoạt điều chỉnh cho cả hàng tiêu dùng, thiết bị, vật liệu…
Dễ dàng lưu trữ và đối chiếu khi xảy ra tranh chấp hoặc kiểm tra nội bộ.
Câu hỏi thường gặp (FAQ):
1. Mẫu thông báo giao hàng có bắt buộc phải dùng khi xuất hóa đơn không? Không bắt buộc theo quy định pháp luật, nhưng đây là văn bản quan trọng trong giao dịch để xác nhận trách nhiệm giao nhận giữa hai bên.
2. Tôi có thể điều chỉnh mẫu cho từng mặt hàng cụ thể không? Có. Mẫu được thiết kế dưới dạng Word, bạn có thể dễ dàng điều chỉnh số lượng, mặt hàng, điều kiện giao hàng theo từng đơn hàng cụ thể.
3. Mẫu này có thể sử dụng cho cả giao hàng nội địa và quốc tế không? Có. Mẫu có thể dùng linh hoạt cho cả hai trường hợp, tùy theo nội dung và điều khoản bạn điền vào.
Mẫu thông báo giao hàng giúp quy trình giao nhận hàng hóa giữa các bên được thực hiện hiệu quả, minh bạch và đúng hẹn. Để tăng tính chuyên nghiệp và rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng, hãy truy cập Mẫu văn bản để tải ngay mẫu thông báo giao hàng chuẩn chỉnh, dễ tùy chỉnh và sẵn sàng sử dụng.