Thủ tục làm giấy chứng nhận kết hôn: hồ sơ, trình tự và trường hợp đặc biệt
Giấy đăng ký kết hôn (Giấy chứng nhận kết hôn) là văn bản pháp lý xác nhận quan hệ hôn nhân hợp pháp giữa hai cá nhân theo quy định của pháp luật. Tuy nhiên, trong thực tiễn, thủ tục để đăng ký kết hôn có thể thay đổi tùy theo từng trường hợp cụ thể như: thủ tục đăng ký kết hôn với người khác tỉnh, thủ tục đăng ký kết hôn khác xã, thủ tục đăng ký kết hôn khi chồng đã mất, hoặc thủ tục đăng ký kết hôn ở nước ngoài.
Bài viết dưới đây Mauvanban.vn sẽ tổng hợp đầy đủ quy trình, hồ sơ và hướng dẫn chi tiết đối với cả những trường hợp phổ biến và đặc biệt giúp bạn thuận tiện tra cứu và thực hiện đúng quy định.
Thủ tục làm giấy chứng nhận kết hôn
Bước 1. Chuẩn bị hồ sơ đăng ký kết hôn
Theo quy định tại Điều 18 Luật Hộ tịch 2014 và Nghị định 123/2015/NĐ-CP về hướng dẫn Luật Hộ tịch, hồ sơ đăng ký kết hôn bao gồm:
- Tờ khai đăng ký kết hôn theo mẫu do Bộ Tư pháp ban hành, trong đó hai bên nam và nữ cùng ký tên.
- Bản chính Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân do Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền cấp trong trường hợp người yêu cầu đăng ký kết hôn không đăng ký thường trú tại địa bàn xã, phường, thị trấn làm thủ tục đăng ký kết hôn (trong giai đoạn chuyển tiếp).
Hai bên cần xuất trình:
- Hộ chiếu hoặc chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người có yêu cầu đăng ký kết hôn.
- Giấy tờ chứng minh nơi cư trú để xác định thẩm quyền (trong giai đoạn chuyển tiếp).
- Trích lục ghi chú ly hôn đối với trường hợp công dân Việt Nam đăng ký thường trú tại địa bàn xã làm thủ tục đăng ký kết hôn, đã được giải quyết việc ly hôn, hủy việc kết hôn trước đó tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài.
Bước 2. Nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký hộ tịch
- Người có yêu cầu đăng ký kết hôn nộp hồ sơ tại Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền.
- Công chức tư pháp – hộ tịch tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ và điều kiện kết hôn theo quy định tại Điều 18 Luật Hộ tịch 2014.
Bước 3. Xử lý hồ sơ và cấp giấy chứng nhận kết hôn
- Người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra ngay toàn bộ hồ sơ, đối chiếu thông tin trong Tờ khai và tính hợp lệ của giấy tờ trong hồ sơ do người yêu cầu nộp, xuất trình.
- Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, người tiếp nhận hồ sơ viết giấy tiếp nhận, trong đó ghi rõ ngày, giờ trả kết quả; nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hoàn thiện thì hướng dẫn ngay để người nộp hồ sơ bổ sung, hoàn thiện theo quy định; trường hợp không thể bổ sung, hoàn thiện hồ sơ ngay thì người tiếp nhận phải lập văn bản hướng dẫn, trong đó nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung, hoàn thiện, ký, ghi rõ họ, tên của người tiếp nhận.
- Ngay sau khi tiếp nhận đủ hồ sơ hợp lệ, nếu thấy đủ điều kiện kết hôn theo quy định, công chức tư pháp - hộ tịch báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã. Trường hợp Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã đồng ý giải quyết thì công chức tư pháp - hộ tịch ghi việc kết hôn vào Sổ đăng ký kết hôn. Khi trả kết quả đăng ký kết hôn, công chức tư pháp - hộ tịch hướng dẫn hai bên nam, nữ kiểm tra nội dung trong Sổ đăng ký kết hôn và Giấy chứng nhận kết hôn. Nếu các bên thấy nội dung đúng, phù hợp với hồ sơ đăng ký kết hôn thì công chức tư pháp - hộ tịch cùng hai bên nam, nữ ký tên vào Sổ và hướng dẫn các bên cùng ký vào Giấy chứng nhận kết hôn, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức trao Giấy chứng nhận kết hôn cho hai bên nam, nữ, mỗi bên được nhận 01 bản chính Giấy chứng nhận kết hôn; số lượng bản sao Trích lục kết hôn được cấp theo yêu cầu.
Thời gian giải quyết
- Thông thường, thủ tục được giải quyết trong ngày hoặc không quá 5 ngày làm việc nếu cần xác minh thêm thông tin (theo Nghị định 123/2015/NĐ-CP).
Lưu ý: Nếu trong 60 ngày kể từ ngày ký mà hai bên không thể có mặt để nhận giấy chứng nhận đăng ký kết hôn thì Giấy này sẽ bị hủy. Nếu hai bên vẫn muốn kết hôn thì phải thực hiện thủ tục lại từ đầu.
>>> Hãy chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và đến cơ quan có thẩm quyền để hoàn tất thủ tục đăng ký kết hôn đúng quy định
Thủ tục đăng ký kết hôn khi chồng hoặc vợ đã mất
- Khi một bên trong hôn nhân đã qua đời, quan hệ hôn nhân chấm dứt theo quy định tại Điều 65 Luật Hôn nhân và Gia đình 2014. Do đó, người còn lại không cần làm thủ tục ly hôn mà chỉ cần thực hiện thủ tục đăng ký kết hôn mới nếu muốn kết hôn lại.
- Trường hợp người còn lại muốn đăng ký kết hôn lại cần chuẩn bị giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân hiện tại (ví dụ giấy chứng tử của người đã mất, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân).
- Thủ tục đăng ký kết hôn mới thực hiện như quy trình chung, nộp tại UBND cấp xã hoặc cấp huyện nơi cư trú.
- Người đăng ký phải trực tiếp có mặt và chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo quy định.
Thủ tục đăng ký kết hôn khác xã, khác tỉnh
Theo quy định hiện hành, việc đăng ký kết hôn có thể thực hiện tại UBND cấp xã nơi một trong hai bên cư trú, không bắt buộc phải đăng ký tại nơi đăng ký hộ khẩu thường trú.
Hồ sơ và thủ tục
- Chuẩn bị hồ sơ đăng ký kết hôn như thủ tục chung (tờ khai, giấy tờ tùy thân, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân).
- Nộp hồ sơ tại UBND cấp xã hoặc cấp huyện nơi một trong hai bên cư trú, kể cả khi khác xã hoặc khác tỉnh.
- Công chức tư pháp sẽ kiểm tra, xác minh thông tin nếu cần thiết.
- Thời gian giải quyết có thể kéo dài hơn do việc xác minh tại địa phương khác, nhưng không quá 5 ngày làm việc.
>>> Tìm hiểu kỹ thủ tục đăng ký kết hôn khi hai bên cư trú tại khác xã, khác tỉnh – Đảm bảo hồ sơ đầy đủ và đúng quy định pháp luật!
Thủ tục đăng ký kết hôn của công an
Nếu các bạn đủ điều kiện kết hôn thì người chiến sĩ công an sẽ tiến hành quy trình thủ tục như sau:
– Người chiến sĩ phải có lập trường tư tưởng chính trị vững vàng, không đưa ra quyết định kết hôn nếu như các bên không vì mục đích xây dựng hạnh phúc gia đình;
– Chiến sĩ công an tiến hành nộp đơn xin tìm hiểu nộp lên cho thủ trưởng đơn vị;
– Sau khoảng thời gian tìm hiểu từ 03 đến 06 tháng, chiến sĩ công an nộp 02 đơn xin kết hôn. Một đơn gửi đến thủ trưởng đơn vị, một đơn gửi đến phòng Tổ chức cán bộ;
– Người có dự định kết hôn với chiến sĩ công an tiến hành kê khai lý lịch ba đời của bản thân và gia đình mình;
– Sau khi nhận được bản kê khai lý lịch 03 đời, phòng Tổ chức cán bộ sẽ có trách nhiệm tiến hành thẩm tra lý lịch của người dự định kết hôn với chiến sĩ công an và gia đình họ tại nơi sinh sống và làm việc;
– Sau thời gian thẩm định dao động từ khoảng 02 đến 04 tháng, phòng Tổ chức cán bộ sẽ gửi văn bản đồng ý hoặc không đồng ý cho phép việc kết hôn của chiến sĩ công an về tại đơn vị người này đang công tác.
Sau khi có giấy xác nhận về tình trạng hôn nhân của thủ trưởng đơn vị, bạn cùng người yêu bạn sẽ nộp hồ sơ xin đăng ký kết hôn đến ủy ban nhân dân cấp xã. Hồ sơ đăng ký kết hôn cần có:
– Đơn đăng ký kết hôn
– Sổ hộ khẩu của hai bên
– Chứng minh nhân dân
– Giấy chứng nhận tình trạng hôn nhân
>>> Tham khảo điều kiện kết hôn với công an để biết thêm chi tiết
Thủ tục đăng ký kết hôn ở nước ngoài
Căn cứ Điều 7 Thông tư liên tịch 02/2016/TTLT-BNG-BTP hướng dẫn việc đăng ký và quản lý hộ tịch tại cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự của việt nam ở nước ngoài, thủ tục đăng ký kết hôn ở nước ngoài được hướng dẫn như sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký kết hôn
a) Tờ khai đăng ký kết hôn (theo mẫu quy định); hai bên nam, nữ có thể khai chung vào một Tờ khai đăng ký kết hôn;
b) Bên kết hôn là công dân Việt Nam, tùy từng trường hợp phải nộp giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân sau đây:
- Trường hợp công dân Việt Nam có thời gian thường trú tại Việt Nam, trước khi xuất cảnh đã đủ tuổi kết hôn theo quy định của Luật Hôn nhân gia đình 2014 thì phải nộp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân do Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp xã), nơi người đó thường trú trước khi xuất cảnh cấp.
- Trường hợp công dân Việt Nam đã có thời gian cư trú ở nhiều nước khác nhau thì phải nộp thêm Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân do Cơ quan đại diện ở khu vực lãnh sự nơi đã cư trú cấp. Trường hợp không thể xin được xác nhận tình trạng hôn nhân tại các nơi đã cư trú trước đây thì người đó phải nộp văn bản cam đoan về tình trạng hôn nhân của mình trong thời gian cư trú ở các nơi đó và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung cam đoan.
- Trường hợp công dân Việt Nam đồng thời có quốc tịch nước ngoài thì phải nộp giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân do cơ quan có thẩm quyền của nước mà người đó có quốc tịch cấp.
- Trường hợp công dân Việt Nam thường trú ở nước ngoài không đồng thời có quốc tịch nước ngoài hoặc công dân Việt Nam đồng thời có quốc tịch nước ngoài nhưng thường trú ở nước thứ ba thì phải nộp giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân do cơ quan có thẩm quyền của nước mà người đó thường trú cấp;
c) Trường hợp công dân Việt Nam đã ly hôn hoặc hủy việc kết hôn tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài thì phải nộp bản sao trích lục hộ tịch về việc ghi vào sổ hộ tịch việc ly hôn hoặc hủy việc kết hôn (Trích lục ghi chú ly hôn);
d) Bên nam hoặc bên nữ là người nước ngoài phải nộp giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân xác nhận hiện tại người đó không có vợ hoặc không có chồng.
- Trường hợp pháp luật nước ngoài không quy định việc cấp giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân thì thay bằng giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài xác nhận người đó có đủ Điều kiện kết hôn theo pháp luật nước đó.
- Giá trị sử dụng của giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân của người nước ngoài được xác định theo thời hạn ghi trên giấy tờ. Trường hợp giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân của người nước ngoài không ghi thời hạn sử dụng thì giấy tờ này có giá trị 06 tháng kể từ ngày cấp;
đ) Trường hợp công dân Việt Nam tạm trú ở nước ngoài kết hôn với công dân Việt Nam thường trú ở nước ngoài; công dân Việt Nam thường trú ở nước ngoài kết hôn với nhau hoặc công dân Việt Nam kết hôn với người nước ngoài thì bên nam và bên nữ phải nộp thêm Giấy xác nhận của tổ chức y tế có thẩm quyền của Việt Nam hoặc của nước ngoài cấp không quá 06 tháng, xác nhận không mắc bệnh tâm thần hoặc bệnh khác mà không có khả năng nhận thức, làm chủ hành vi.
Bước 2. Nộp hồ sơ
- Cơ quan đại diện ở khu vực lãnh sự nơi cư trú của bên nam hoặc bên nữ là công dân Việt Nam thực hiện đăng ký kết hôn giữa công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài với nhau hoặc với người nước ngoài.
- Trường hợp đăng ký kết hôn giữa công dân Việt Nam với người nước ngoài thì việc đăng ký kết hôn đó không được trái với pháp luật của nước sở tại.
Bước 3. Xử lý hồ sơ
- Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cán bộ lãnh sự nghiên cứu, thẩm tra hồ sơ, trường hợp cần thiết thì tiến hành các biện pháp xác minh. Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, kết quả thẩm tra, xác minh cho thấy các bên đăng ký kết hôn có đủ Điều kiện kết hôn theo quy định của pháp luật thì cán bộ lãnh sự báo cáo Thủ trưởng Cơ quan đại diện ký 02 bản chính Giấy chứng nhận kết hôn.
- Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày Thủ trưởng Cơ quan đại diện ký Giấy chứng nhận kết hôn, Cơ quan đại diện tổ chức trao Giấy chứng nhận kết hôn cho hai bên nam, nữ.
Khi đăng ký kết hôn, cả hai bên nam, nữ phải có mặt tại trụ sở Cơ quan đại diện. Cán bộ lãnh sự hỏi ý kiến hai bên nam nữ, nếu các bên tự nguyện kết hôn thì ghi việc kết hôn vào Sổ đăng ký kết hôn; hướng dẫn hai bên nam, nữ ký tên vào Giấy chứng nhận kết hôn, cùng hai bên nam, nữ ký tên vào Sổ đăng ký kết hôn. Mỗi bên vợ, chồng được nhận một bản chính Giấy chứng nhận kết hôn. Trích lục kết hôn (bản sao) được cấp theo yêu cầu.
- Trường hợp một hoặc hai bên nam, nữ không thể có mặt để nhận Giấy chứng nhận kết hôn theo thông báo của Cơ quan đại diện thì phải có văn bản đề nghị được gia hạn thời gian tổ chức trao Giấy chứng nhận kết hôn. Thời gian gia hạn không quá 60 ngày, kể từ ngày Thủ trưởng Cơ quan đại diện ký Giấy chứng nhận kết hôn.
- Hết thời hạn 60 ngày mà hai bên nam, nữ không đến nhận Giấy chứng nhận kết hôn thì cán bộ lãnh sự báo cáo Thủ trưởng Cơ quan đại diện hủy Giấy chứng nhận kết hôn đã ký.
- Nếu sau đó hai bên nam, nữ vẫn muốn kết hôn với nhau thì tiến hành thủ tục đăng ký kết hôn từ đầu.
>>> Truy cập Mauvanban.vn để tải về Mẫu đơn xin cấp giấy chứng nhận kết hôn cho người đã đăng ký kết hôn ở nước ngoài sau khi thực hiện thủ tục xin kết hôn ở nước ngoài.
Việc thực hiện đúng thủ tục làm giấy chứng nhận kết hôn là nền tảng để hôn nhân được pháp luật công nhận và bảo hộ quyền lợi cho các bên. Tùy từng tình huống cụ thể – như khác xã, khác tỉnh, kết hôn với người ở nước ngoài, hay trường hợp đặc biệt như một bên vắng mặt hoặc đã mất – người dân cần lưu ý tham khảo quy định hiện hành và chuẩn bị hồ sơ đầy đủ để tránh gián đoạn quá trình xử lý. Đối với cán bộ, chiến sĩ, thủ tục đăng ký kết hôn của công an cần tuân thủ thêm một số quy định nội bộ.
Nếu gặp vướng mắc về thủ tục cấp giấy đăng ký kết hôn và cần hỗ trợ tư vấn, soạn thảo Mẫu Đơn xin cấp giấy chứng nhận kết hôn cho người đã đăng ký kết hôn ở nước ngoài hoặc đại diện pháp lý, hãy liên hệ với đội ngũ luật sư Mauvanban.vn để được đồng hành một cách chuyên nghiệp và bảo vệ tốt nhất quyền lợi hợp pháp của bạn.