Quy chế làm việc của công ty TNHH: Hướng dẫn chi tiết
Quy chế làm việc của công ty TNHH: Hướng dẫn chi tiết
Một môi trường làm việc chuyên nghiệp bắt đầu từ một quy chế rõ ràng và minh bạch. Mẫu quy chế làm việc của công ty, được xây dựng bởi đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm, tuân thủ đầy đủ Luật Doanh nghiệp 2020 và Bộ luật Lao động 2019, giúp doanh nghiệp thiết lập nguyên tắc hoạt động rõ ràng, bảo vệ quyền lợi và nghĩa vụ của cả người sử dụng lao động và người lao động. Truy cập ngay Mẫu văn bản để tải về quy chế làm việc chuẩn chỉnh, dễ dàng tùy chỉnh theo nhu cầu vận hành thực tế của doanh nghiệp bạn!
Quy chế làm việc của công ty TNHH là gì?
1.1. Khái niệm quy chế làm việc
Quy chế làm việc là văn bản nội bộ do công ty TNHH ban hành, nhằm quy định các nguyên tắc, quy trình, nội quy và quy định cụ thể liên quan đến hoạt động làm việc của người lao động trong doanh nghiệp. Quy chế này được xây dựng trên cơ sở phù hợp với Luật Doanh nghiệp 2020, Bộ luật Lao động 2019 và các văn bản hướng dẫn thi hành.
1.2. Tầm quan trọng của quy chế làm việc
Góp phần xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, minh bạch và hiệu quả, phù hợp với định hướng phát triển của doanh nghiệp.
Xác định rõ quyền và nghĩa vụ của người lao động và người sử dụng lao động, qua đó tạo nền tảng pháp lý trong quá trình tuyển dụng, đánh giá và xử lý kỷ luật.
Theo thống kê từ Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội (2024), hơn 60% công ty TNHH áp dụng quy chế làm việc nhằm giảm thiểu các tranh chấp lao động và tăng cường tính tuân thủ trong nội bộ doanh nghiệp.
Căn cứ theo Điều 119 Bộ luật Lao động 2019, công ty sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải ban hành nội quy lao động bằng văn bản và đăng ký với cơ quan quản lý nhà nước về lao động. Trong khi đó, quy chế làm việc là phạm trù rộng hơn, có thể bao gồm cả nội quy lao động, quy trình vận hành nội bộ, chế độ khen thưởng – kỷ luật, quản lý thời gian làm việc, nghỉ phép, và các quy định khác liên quan đến tổ chức lao động trong công ty.
>>> Tải ngay mẫu quy chế làm việc tại Mẫu văn bản để xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp!
Nội dung chính của quy chế làm việc công ty TNHH
2.1. Quy định về thời gian làm việc
Giờ làm việc:
Thời gian làm việc tiêu chuẩn không quá 08 giờ/ngày và 48 giờ/tuần theo Điều 105 Bộ luật Lao động 2019.
Công ty có thể bố trí ca làm việc linh hoạt theo tính chất công việc: ca sáng, ca chiều, ca đêm (nếu có).
Thời gian nghỉ ngơi:
Người lao động được nghỉ ít nhất 24 giờ liên tục mỗi tuần và được nghỉ giữa ca ít nhất 30 phút đối với ca ngày, 45 phút đối với ca đêm (Điều 109 và 110 Bộ luật Lao động 2019).
Người lao động được nghỉ lễ, tết, nghỉ phép năm theo đúng quy định tại Điều 112 và 113 Bộ luật Lao động.
Làm thêm giờ và chế độ lương thưởng:
Thời gian làm thêm không quá 40 giờ/tháng, 200 giờ/năm (hoặc 300 giờ trong trường hợp đặc biệt – Điều 107 BLLĐ 2019).
Tiền lương làm thêm giờ được trả theo tỷ lệ tối thiểu 150%–300% tùy theo thời điểm làm thêm (quy định tại Điều 98 BLLĐ 2019).
Công ty có thể quy định chế độ thưởng năng suất, chuyên cần, sáng kiến... trong quy chế làm việc để khuyến khích hiệu quả lao động.
2.2. Quy định về kỷ luật lao động
Quy tắc ứng xử:
Người lao động phải tuân thủ nội quy công ty, giữ gìn đạo đức nghề nghiệp, tôn trọng đồng nghiệp và khách hàng.
Trang phục, thái độ làm việc, bảo mật thông tin và các hành vi ứng xử phải được quy định rõ ràng trong quy chế.
Xử lý vi phạm:
Các hình thức xử lý kỷ luật lao động gồm: khiển trách, kéo dài thời hạn nâng lương, cách chức hoặc sa thải – áp dụng đúng trình tự theo Điều 122 và 125 Bộ luật Lao động 2019.
Việc xử lý phải đảm bảo nguyên tắc công bằng, khách quan và có biên bản, chứng cứ rõ ràng.
Khen thưởng:
Quy định các hình thức khen thưởng định kỳ như: bằng khen, tiền thưởng, tăng lương, ghi nhận thành tích.
Khen thưởng cần minh bạch và gắn với hiệu quả công việc thực tế.
Theo khảo sát năm 2024, hơn 70% doanh nghiệp TNHH có quy chế làm việc rõ ràng đã giảm thiểu được 30% tranh chấp nội bộ và nâng cao hiệu suất quản lý nhân sự. Việc xây dựng quy chế này cần phù hợp với quy định pháp luật hiện hành và đặc thù của từng doanh nghiệp.
>>> Tải mẫu quy chế làm việc chi tiết tại Mẫu văn bản để đảm bảo tuân thủ pháp luật!
Thẩm quyền ban hành quy chế làm việc
3.1. Ai có thẩm quyền ban hành?
Quy chế làm việc là văn bản nội bộ nhằm điều chỉnh các vấn đề liên quan đến kỷ luật lao động, giờ giấc làm việc, quyền và nghĩa vụ của người lao động, quy trình xử lý vi phạm nội quy,… Việc ban hành quy chế phải do đúng chủ thể có thẩm quyền thực hiện theo loại hình doanh nghiệp:
Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, chủ sở hữu công ty là người có thẩm quyền trực tiếp ban hành quy chế làm việc theo quy định tại khoản 1 Điều 75 Luật Doanh nghiệp 2020.
Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, thẩm quyền thuộc về Hội đồng thành viên, căn cứ theo khoản 2 Điều 55 Luật Doanh nghiệp 2020, quy định về thẩm quyền quyết định các vấn đề nội bộ của công ty.
Trong mọi trường hợp, quy chế làm việc cần đảm bảo không trái với Bộ luật Lao động 2019 và các văn bản hướng dẫn thi hành.
3.2. Quy trình ban hành
Quy trình xây dựng và ban hành quy chế làm việc phải tuân thủ đúng quy định của pháp luật lao động, cụ thể như sau:
Tham khảo ý kiến người lao động hoặc tổ chức công đoàn cơ sở (nếu có): Theo khoản 1 Điều 69 Bộ luật Lao động 2019, trước khi ban hành nội quy/quy chế lao động, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở để bảo đảm sự đồng thuận và tính thực tế trong thi hành.
Ban hành quy chế bằng văn bản: Nội dung quy chế cần rõ ràng, cụ thể, không trái với pháp luật lao động và phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp.
Đăng ký quy chế tại cơ quan quản lý nhà nước về lao động: Căn cứ Điều 69 và Điều 118 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động có từ 10 lao động trở lên phải đăng ký nội quy/quy chế lao động tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
Việc không đăng ký hoặc đăng ký không đúng quy định có thể dẫn đến việc quy chế không có hiệu lực pháp lý và không được dùng làm căn cứ xử lý kỷ luật lao động.
Theo số liệu thống kê của Sở Lao động – Thương binh và Xã hội năm 2024, hơn 40% công ty TNHH phải chỉnh sửa hoặc bổ sung quy chế do không đăng ký đúng quy định hoặc ban hành không đúng thẩm quyền. Điều này cho thấy doanh nghiệp cần đặc biệt chú trọng đến cả hình thức lẫn nội dung khi xây dựng và áp dụng quy chế làm việc.
>>> Tải mẫu quy chế làm việc chuẩn pháp lý tại Mẫu văn bản để hoàn thiện quy trình!
Quy trình xây dựng quy chế làm việc
4.1. Xác định nội dung quy chế
Bước đầu tiên trong quy trình xây dựng quy chế làm việc là xác định rõ các nội dung cần thiết, phù hợp với đặc điểm hoạt động thực tế của doanh nghiệp. Các nội dung trong quy chế phải đảm bảo:
Phù hợp với tính chất ngành nghề và quy mô doanh nghiệp: Một quy chế hiệu quả cần căn cứ vào lĩnh vực kinh doanh, môi trường làm việc, đặc điểm nhân sự và phương thức tổ chức sản xuất – kinh doanh của từng doanh nghiệp. Ví dụ, doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin sẽ có những yêu cầu và quy định rất khác so với doanh nghiệp trong lĩnh vực sản xuất hoặc dịch vụ.
Tham khảo và tuân thủ quy định pháp luật hiện hành, đặc biệt là Bộ luật Lao động năm 2019. Cụ thể, theo Điều 118 Bộ luật Lao động 2019, nội quy lao động phải quy định các nội dung bắt buộc như:
Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi;
Trật tự tại nơi làm việc;
An toàn, vệ sinh lao động;
Việc bảo vệ tài sản, bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ;
Trình tự xử lý kỷ luật lao động;
Trách nhiệm vật chất và các hành vi vi phạm kỷ luật lao động.
Quy chế làm việc có thể bao gồm nội quy lao động và các quy định khác (về lương thưởng, đánh giá hiệu suất, văn hóa nội bộ...) miễn là không trái với pháp luật và tạo điều kiện để điều hành hiệu quả công việc trong doanh nghiệp.
4.2. Tham khảo ý kiến và ban hành
Sau khi soạn thảo nội dung quy chế làm việc, doanh nghiệp cần tổ chức lấy ý kiến đóng góp từ tập thể lao động, đặc biệt là người lao động làm việc trực tiếp. Việc này không chỉ thể hiện tinh thần dân chủ trong doanh nghiệp mà còn là yêu cầu bắt buộc theo quy định tại Điều 119 Bộ luật Lao động 2019:
“Trước khi ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có).”
Doanh nghiệp có thể thực hiện thông qua việc tổ chức họp toàn thể nhân viên, phát phiếu lấy ý kiến hoặc thông qua đại diện công đoàn cơ sở. Sau khi tổng hợp ý kiến, quy chế cần được điều chỉnh, hoàn thiện và chính thức ban hành bằng văn bản, có ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật.
Trường hợp doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên, nội quy lao động (nếu có trong quy chế làm việc) phải được gửi đăng ký tại Sở Lao động - Thương binh và Xã hội nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính theo quy định tại khoản 3 Điều 119 Bộ luật Lao động 2019. Việc đăng ký đúng thủ tục sẽ giúp nội quy có hiệu lực pháp lý và là căn cứ xử lý kỷ luật lao động khi cần thiết.
>>> Tải mẫu quy chế làm việc tại Mẫu văn bản để tiết kiệm thời gian soạn thảo!
Những lưu ý khi xây dựng quy chế làm việc
5.1. Tuân thủ quy định pháp luật
Quy chế làm việc cần được xây dựng phù hợp với quy định của Bộ luật Lao động 2019, đặc biệt là các điều khoản liên quan đến nội quy lao động, quyền và nghĩa vụ của người lao động và người sử dụng lao động (Điều 118 và Điều 119 Bộ luật Lao động 2019).
Quy chế cần quy định rõ ràng các nội dung về chế độ tiền lương, tiền thưởng, thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, nghỉ phép, bảo hiểm xã hội, an toàn lao động... Đây là những nội dung bắt buộc khi xây dựng nội quy lao động theo khoản 2 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP hướng dẫn Bộ luật Lao động.
5.2. Dự phòng các tình huống phát sinh
Quy chế cần bao gồm các điều khoản cụ thể về xử lý vi phạm kỷ luật lao động, trách nhiệm bồi thường, quy trình giải quyết tranh chấp và chấm dứt hợp đồng lao động. Những nội dung này giúp doanh nghiệp xử lý tình huống phát sinh một cách chủ động và đúng pháp luật.
Theo Điều 122 và Điều 125 Bộ luật Lao động 2019, việc xử lý kỷ luật lao động phải được thực hiện đúng trình tự, thủ tục và quy định rõ trong nội quy. Việc thiếu quy định hoặc quy định không rõ ràng có thể dẫn đến việc doanh nghiệp bị xử phạt hoặc tranh chấp với người lao động.
>>> Tải mẫu quy chế làm việc toàn diện tại Mẫu văn bản để giảm thiểu rủi ro!
Lợi ích của việc sử dụng mẫu quy chế làm việc tại Mẫu văn bản
6.1. Tiết kiệm thời gian và chi phí
Mẫu quy chế được soạn sẵn với cấu trúc logic, nội dung đầy đủ và sát với thực tiễn hoạt động doanh nghiệp, giúp tiết kiệm đáng kể thời gian xây dựng từ đầu.
Doanh nghiệp có thể dễ dàng tùy chỉnh theo đặc thù hoạt động, quy mô và văn hóa nội bộ mà không cần mất nhiều công sức chỉnh sửa.
Giảm chi phí thuê luật sư hoặc chuyên gia tư vấn trong giai đoạn xây dựng quy chế ban đầu, đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp nhỏ và vừa.
6.2. Tăng tính chuyên nghiệp
Quy chế được soạn thảo bài bản, chuẩn mực, góp phần thiết lập nền tảng quản trị nội bộ rõ ràng, minh bạch.
Tạo sự thống nhất trong cách thức làm việc, giúp nhân viên hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và quy trình phối hợp trong công việc.
Nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp của công ty trong mắt nhân viên, đối tác và nhà đầu tư, góp phần củng cố uy tín và thương hiệu doanh nghiệp.
>>> Tải mẫu quy chế làm việc chuyên nghiệp tại Mẫu văn bản để nâng cao hiệu quả quản lý!
Những câu hỏi thường gặp liên quan đến Quy chế làm việc của công ty TNHH
1. Quy chế làm việc của công ty TNHH là gì?
Quy chế làm việc là văn bản nội bộ do công ty ban hành để quy định cụ thể về cách thức tổ chức, điều hành và quản lý công việc trong nội bộ doanh nghiệp. Quy chế có thể bao gồm nội dung liên quan đến giờ giấc làm việc, chế độ lương thưởng, phân cấp quản lý, xử lý vi phạm, và các quy định khác phù hợp với quy mô và đặc điểm hoạt động của công ty TNHH.
2. Quy chế làm việc có bắt buộc phải xây dựng không?
Không bắt buộc theo luật, nhưng rất nên xây dựng. Việc ban hành quy chế làm việc giúp công ty quản lý nhân sự hiệu quả, xử lý công việc minh bạch, tạo nền tảng pháp lý để giải quyết tranh chấp nội bộ, đặc biệt trong những doanh nghiệp có nhiều nhân viên hoặc cơ cấu tổ chức phức tạp.
3. Quy chế làm việc có giá trị pháp lý như thế nào?
Quy chế làm việc là văn bản nội bộ mang tính pháp lý trong phạm vi công ty. Nếu được ban hành đúng thẩm quyền và công bố công khai đến người lao động hoặc thành viên công ty, quy chế sẽ có hiệu lực như một “nội quy” bắt buộc các bên phải tuân thủ. Quy chế cũng có thể làm căn cứ để xử lý kỷ luật hoặc giải quyết tranh chấp lao động, nội bộ.
4. Ai có quyền ban hành quy chế làm việc trong công ty TNHH?
Đối với công ty TNHH 1 thành viên, chủ sở hữu công ty có quyền quyết định ban hành quy chế.
Đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên, Hội đồng thành viên có thể thông qua và giao Giám đốc/Chủ tịch ban hành quy chế. Quy trình ban hành có thể được quy định trong điều lệ công ty.
5. Nội dung cơ bản của một bản quy chế làm việc gồm những gì?
Một bản quy chế làm việc đầy đủ thường bao gồm:
Quy định về giờ làm việc, nghỉ ngơi, tăng ca.
Quy trình xử lý công việc, báo cáo nội bộ.
Quy định về kỷ luật lao động, xử lý vi phạm.
Chế độ tiền lương, thưởng, phụ cấp.
Phân quyền, phân cấp quản lý và trách nhiệm của các phòng ban.
Quy định về sử dụng tài sản công ty, bảo mật thông tin.
Quy trình đánh giá nhân sự, xét nâng lương, bổ nhiệm.
Các nội dung khác phù hợp với hoạt động của công ty.
>>> Tải ngay mẫu quy chế làm việc tại Mẫu văn bản để xây dựng môi trường làm việc hiệu quả
Quy chế làm việc là công cụ quan trọng giúp công ty TNHH vận hành chuyên nghiệp, minh bạch, đồng thời đảm bảo quyền lợi cho cả doanh nghiệp và nhân viên. Sử dụng mẫu quy chế làm việc chuẩn từ Mẫu văn bản, tuân thủ Luật Doanh nghiệp 2020 và Bộ luật Lao động 2019, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và giảm rủi ro pháp lý. Hãy truy cập ngay Mẫu văn bản để tải mẫu quy chế và bắt đầu xây dựng môi trường làm việc hiệu quả ngay hôm nay!