Quy chế công ty

Trong bối cảnh pháp luật Việt Nam không ngừng hoàn thiện, việc xây dựng và áp dụng quy chế công ty đã trở thành một yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả, đảm bảo kỷ luật lao động và văn hóa tổ chức. Theo báo cáo của chúng tôi, một quy chế công ty được xây dựng đúng chuẩn không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý tốt nguồn lực mà còn bảo vệ quyền lợi của cả người sử dụng lao động và người lao động. Bài viết này, Mẫu Văn Bản sẽ cung cấp cái nhìn toàn diện về quy chế công ty theo quy định pháp luật mới nhất.

Quy chế công ty là gì? 

Quy chế công ty, hay còn gọi là nội quy lao động, là tập hợp các quy định, quy tắc do người sử dụng lao động ban hành nhằm điều chỉnh các hoạt động trong doanh nghiệp, từ thời gian làm việc, văn hóa ứng xử, đến các biện pháp xử lý vi phạm kỷ luật. 

Theo Điều 118, Bộ luật Lao động 2019, quy chế công ty là văn bản bắt buộc đối với doanh nghiệp sử dụng từ 10 lao động trở lên và phải được đăng ký tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

Chúng có những vai trò chính như sau:

• Giúp công tác điều hành và quản lý nội bộ công ty dễ dàng hơn: tập thể và cá nhân trong doanh nghiệp thông qua các quy định được ghi ra trong quy chế nội bộ đều nâng cao ý thức được trách nhiệm, nghĩa vụ cũng như quyền lợi của mình;

• Giúp quản lý tốt nguồn lực của công ty. Ví dụ như các quy chế trong công ty về tài chính, lương thưởng là những yếu tố cần thiết để quản lý nguồn vốn, tránh lãng phí, thất thoát…Bên cạnh đó cũng là là để bảo vệ nguồn lực con người, phát huy đúng sở trường, thế mạnh, tiềm năng của mỗi nhân viên.

• Giúp nâng cao văn hóa ứng xử, tăng tính văn minh, lịch sử, kỷ cương trong môi trường làm việc, góp phần nâng cao uy tín, vị thế của doanh nghiệp.

• Giúp doanh nghiệp xây dựng bản sắc cho riêng mình. Bởi lẽ, mỗi doanh nghiệp được phép xây dựng hệ thống quy chế nội bộ mang màu sắc riêng mình, miễn là đúng với quy định của pháp luật và Điều lệ công ty.

Hiện nay, quy chế công ty thường bao gồm các văn bản sau:

• Các quy chế quản trị cấp cao:

1. - Quy chế quản trị nội bộ

2. - Quy chế hoạt động của hội đồng quản trị

3. - Quy chế hoạt động của hội đồng thành viên

4. - Quy chế hoạt động của Ban Giám đốc

5. - Quy chế hoạt động của Ban kiểm soát

• Các quy chế quản lý hành chính:

1. - Quy chế quản trị hành chính

2. - Quy chế quản lý và sử dụng máy tính

3. - Quy chế xây dựng và áp dụng biểu mẫu văn bản

4. - Quy chế sử dụng con dấu

5. - Quy chế quản lý tài sản

6. - Quy chế quản lý hợp đồng

• Các quy chế quản lý đầu tư, xây dựng:

1. - Quy chế đầu tư

2. - Quy chế đầu tư xây dựng

• Các quy chế quản lý nhân sự:

1. - Quy chế quản lý nhân sự

2. - Quy chế bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, từ chức

3. - Quy chế lương thưởng

4. - Quy chế trả lương theo kpi

5. - Quy chế văn hóa

6. - Quy chế về quy tắc ứng xử với khách hàng

7. - Quy chế bảo mật thông tin nội bộ

• Quy chế quản lý tài chính:

1. - Quy chế quản lý tài chính

Mẹo từ luật sư: Để đảm bảo tính pháp lý, quy chế công ty cần được xây dựng dựa trên các văn bản pháp luật hiện hành, đặc biệt là Bộ luật Lao động 2019 và các nghị định liên quan như Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Hãy tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động (nếu có) để tránh vi phạm quy định về tham vấn.

>>> Tải ngay mẫu nội quy công ty chuẩn pháp lý tại Mauvanban.vn để xây dựng quy chế phù hợp với doanh nghiệp của bạn.

Nội dung quy chế công ty theo quy định pháp luật

Theo Khoản 2, Điều 69, Nghị định 145/2020/NĐ-CP, nội dung quy chế công ty phải bao gồm các phần bắt buộc sau để đảm bảo tính hợp pháp và hiệu quả:

1. Thời giờ làm việc và nghỉ ngơi: Quy định giờ làm việc trong ngày/tuần, thời gian nghỉ giữa giờ, nghỉ lễ, nghỉ phép. Ví dụ, thời gian làm việc bình thường không được vượt quá 8 giờ/ngày hoặc 48 giờ/tuần theo Bộ luật Lao động 2019.

2. Trật tự tại nơi làm việc: Bao gồm quy định về trang phục, văn hóa ứng xử, phạm vi di chuyển trong giờ làm việc, và tuân thủ phân công của người sử dụng lao động.

3. An toàn và vệ sinh lao động: Quy định về bảo hộ lao động, phòng chống cháy nổ, và vệ sinh nơi làm việc.

4. Phòng chống quấy rối tình dục: Theo Điều 85, Nghị định 145/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp phải nêu rõ trình tự xử lý các hành vi quấy rối tình dục.

5. Kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất: Liệt kê các hành vi vi phạm, hình thức xử lý (khiển trách, kéo dài thời hạn nâng lương, cách chức, sa thải), và trách nhiệm bồi thường thiệt hại.

Theo base.vn, 85% doanh nghiệp có quy chế công ty chi tiết đạt hiệu quả quản trị cao hơn so với các doanh nghiệp không có hoặc có quy chế sơ sài. Một ví dụ thực tiễn, các doanh nghiệp thương mại thường bổ sung quy định về thái độ phục vụ khách hàng trong quy chế để nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp.

Mẹo từ luật sư: Đảm bảo nội dung quy chế công ty không trái với pháp luật lao động và được công bố công khai ngay từ ngày đầu nhân viên làm việc. Hãy yêu cầu nhân viên ký xác nhận đã nhận và hiểu rõ nội quy để tránh tranh chấp sau này.

>>> Tải mẫu nội quy lao động chi tiết, cập nhật mới nhất tại Mauvanban.vn để đảm bảo doanh nghiệp của bạn tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật.

Ai ban hành quy chế công ty?

Theo Điều 119, Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động (thường là Giám đốc, Tổng giám đốc, hoặc Hội đồng quản trị/Hội đồng thành viên) có quyền ban hành quy chế công ty. Tuy nhiên, quá trình ban hành phải tuân thủ các bước pháp lý nghiêm ngặt:

1. Tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động: Nếu doanh nghiệp có công đoàn hoặc tổ chức đại diện người lao động, việc tham vấn là bắt buộc theo Điều 68, Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

2. Đăng ký với cơ quan nhà nước: Trong vòng 10 ngày kể từ ngày ban hành, doanh nghiệp sử dụng từ 10 lao động trở lên phải nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. Nội quy có hiệu lực sau 15 ngày kể từ khi được cơ quan nhà nước xác nhận đăng ký (theo luatminhkhue.vn, ngày 7/4/2025).

3. Công bố nội quy: Nội quy phải được thông báo đến toàn bộ nhân viên qua email, bảng thông báo, hoặc văn bản trực tiếp.

Đối với doanh nghiệp dưới 10 lao động, người sử dụng lao động có thể tự quyết định hiệu lực của nội quy mà không cần đăng ký, nhưng vẫn phải đảm bảo nội dung không trái pháp luật.

Để tránh rủi ro pháp lý, hãy lưu hồ sơ đăng ký nội quy và các biên bản tham vấn công đoàn. Nếu nội quy có nội dung trái pháp luật, cơ quan chức năng sẽ yêu cầu sửa đổi trong vòng 7 ngày làm việc, vì vậy cần kiểm tra kỹ trước khi nộp.

>>> Tải mẫu biên bản tham vấn công đoàn và hồ sơ đăng ký nội quy lao động tại Mauvanban.vn để đơn giản hóa quy trình ban hành quy chế công ty.

Các quy định pháp luật mới nhất liên quan đến quy chế công ty

Dưới đây là các quy định pháp luật mới nhất liên quan đến quy chế công ty:

• Bộ luật Lao động 2019: Là nền tảng pháp lý chính, quy định nội dung bắt buộc và thủ tục ban hành nội quy lao động.

• Nghị định 145/2020/NĐ-CP: Hướng dẫn chi tiết về điều kiện lao động, quan hệ lao động, và nội dung quy chế công ty.

• Nghị định 44/2025/NĐ-CP: Quy định mới về tiền lương, tiền thưởng trong doanh nghiệp nhà nước, có thể ảnh hưởng đến quy chế thưởng trong nội quy công ty.

• Luật Doanh nghiệp 2020: Quy định về quyền tự chủ của người sử dụng lao động trong việc ban hành quy chế, nhưng phải tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động.

Ngoài ra, đối với các doanh nghiệp ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI), Quyết định 699/QĐ-BTTTT năm 2024 khuyến khích tích hợp các giải pháp AI trong quản trị nhân sự, bao gồm việc sử dụng công nghệ để giám sát tuân thủ quy chế công ty.

Mẹo từ luật sư: Các doanh nghiệp nên cập nhật quy chế công ty định kỳ để phù hợp với các văn bản pháp luật mới. Đặc biệt, trong bối cảnh chuyển đổi số, việc tích hợp công nghệ AI vào quản lý nội quy có thể giúp tự động hóa việc giám sát và báo cáo vi phạm.

>>> Tải mẫu quy chế công ty tích hợp công nghệ AI tại Mauvanban.vn để tối ưu hóa quản trị doanh nghiệp theo xu hướng hiện đại.

Kết luận

Theo báo cáo của Mẫu Văn Bản, một quy chế công ty được xây dựng đúng chuẩn pháp lý không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru mà còn tạo nền tảng cho sự phát triển bền vững. Bằng cách tuân thủ các quy định pháp luật mới nhất và áp dụng các mẹo pháp lý từ luật sư, doanh nghiệp có thể giảm thiểu rủi ro tranh chấp và nâng cao hiệu quả quản trị. Hãy đảm bảo rằng quy chế công ty của bạn được soạn thảo chính xác, công khai minh bạch, và phù hợp với đặc thù ngành nghề.