Giải thể chi nhánh dễ hay khó? Hướng dẫn chi tiết từ A đến Z

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể phải đưa ra quyết định giải thể chi nhánh vì nhiều lý do khác nhau như hiệu quả kinh doanh không đạt kỳ vọng, tái cơ cấu tổ chức hoặc thay đổi chiến lược phát triển.

Dù không phức tạp như giải thể doanh nghiệp, nhưng thủ tục giải thể chi nhánh công ty cũng cần tuân thủ đúng quy trình pháp lý để tránh phát sinh rủi ro, nghĩa vụ tài chính và trách nhiệm liên đới. 

Vậy thủ tục giải thể chi nhánh gồm những bước nào? Hồ sơ cần chuẩn bị ra sao? Bài viết dưới đây Mẫu văn bản sẽ cung cấp thông tin chi tiết cho doanh nghiệp đang có nhu cầu thực hiện thủ tục này.

>>> Truy cập Mẫu văn bản để tải về Mẫu quyết định giải thể chi nhánh được cập nhật mới nhất, dùng được trong mọi trường hợp.

Chi nhánh là gì? Đặc điểm của chi nhánh?

Chi nhánh, theo Khoản 1 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, được định nghĩa là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, được thành lập nhằm mục đích mở rộng quy mô, thị trường kinh doanh. Chi nhánh có thể thực hiện một phần hoặc toàn bộ chức năng của công ty, bao gồm cả việc đại diện theo ủy quyền. Chi nhánh chỉ được đăng ký ngành, nghề kinh doanh theo danh mục ngành, nghề của doanh nghiệp.

Qua khái niệm trên, có thể rút ra một số đặc điểm cơ bản của chi nhánh như sau:

• Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp được thành lập hợp pháp; có tài khoản riêng và có thể có con dấu;

• Có thể hạch toán độc lập hoặc phụ thuộc

• Là đơn vị phụ thuộc nên chi nhánh không có tư cách pháp nhân, phải chịu sự quản lý tài chính của doanh nghiệp (Kể cả khi chi nhánh lựa chọn hạch toán độc lập thì vẫn phải gửi báo cáo về công ty để làm báo cáo hợp nhất);

• Chi nhánh nhân danh chủ sở hữu doanh nghiệp và hoạt động trong phạm vi ủy quyền;

• Chi nhánh có thể được tổ chức và hoạt động trong phạm vi lãnh thổ Việt Nam cũng như nước ngoài;

• Chi nhánh có quyền đăng ký một phần hoặc toàn bộ ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp.

Phân loại chi nhánh

Dựa vào hình thức hạch toán, có thể phân loại chi nhánh thành “Chi nhánh độc lập” và “Chi nhánh phụ thuộc” với những khác biệt cơ bản sau:

Chấm dứt hoạt động chi nhánh

Theo Điều 213 Luật Doanh nghiệp 2020, chi nhánh sẽ chấm dứt hoạt động trong các trường hợp:

• Chấm dứt theo quyết định của chính doanh nghiệp;

• Chấm dứt theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, lý do cụ thể như sau:

1. Nội dung kê khai trong hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh là giả mạo;

2. Chi nhánh ngừng hoạt động 01 năm mà không thông báo với Phòng Đăng ký kinh doanh và Cơ quan thuế

3. Theo quyết định của Tòa án, đề nghị của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của luật.

Lưu ý: Doanh nghiệp phải hoàn thành tất cả các nghĩa vụ đối với cơ quan thuế, thực hiện hợp đồng, thanh toán các khoản nợ, gồm cả nợ thuế của chi nhánh và tiếp tục sử dụng lao động hoặc giải quyết đủ quyền lợi hợp pháp cho người lao động khi giải thể chi nhánh.

Trình tự chấm dứt hoạt động chi nhánh

Bước 1: Hoàn thành các nghĩa vụ thuế và nộp hồ sơ chấm dứt mã số thuế

Công ty soạn hồ sơ chấm dứt hiệu lực mã số thuế chi nhánh và gửi về cho cơ quan thuế;

Trong 2 ngày làm việc, cơ quan thuế sẽ cập nhật trên hệ thống đăng ký thuế trạng thái của doanh nghiệp sang “Người nộp thuế ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn thành thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế”;

Trong thời gian 3 ngày làm việc kể từ ngày người nộp thuế hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế, cơ quan thuế gửi Thông báo người nộp thuế chấm dứt hiệu lực mã số thuế cho người nộp thuế.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ chấm dứt hoạt động chi nhánh

Doanh nghiệp soạn hồ sơ giải thể chi nhánh để nộp tại Phòng ĐKKD – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi chi nhánh hoạt động.

Bước 3: Nộp hồ sơ giải thể chi nhánh của công ty cổ phần

Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày quyết định chấm dứt hoạt động chi nhánh, công ty phải nộp hồ sơ đến Phòng ĐKKD. Tùy từng địa phương mà công ty có thể lựa chọn một trong các phương thức sau để nộp hồ sơ:

• Nộp trực tiếp tại Phòng ĐKKD – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi chi nhánh hoạt động, đóng phí, lệ phí và nhận Giấy biên nhận trực tiếp;

• Nộp hồ sơ online bằng chữ ký số cá nhân hoặc tài khoản đăng ký kinh doanh tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (https://dangkyquamang.dkkd.gov.vn);

• Nộp hồ sơ qua đường bưu điện đến địa chỉ của Phòng ĐKKD – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi chi nhánh hoạt động.

Bước 4: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ

Trong vòng 02 ngày làm việc, Phòng ĐKKD và cơ quan thuế sẽ trao đổi, xác nhận về tình trạng nộp thuế của chi nhánh.

Bước 5: Nhận kết quả

Nếu không nhận được ý kiến từ chối của Cơ quan thuế, Phòng ĐKKD thực hiện chấm dứt hoạt động của chi nhánh và ra thông báo trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ.

Thành phần hồ sơ

Hồ sơ chấm dứt mã số thuế

Doanh nghiệp cần chuẩn bị những giấy tờ sau:

• Văn bản Thông báo đề nghị chấm dứt hiệu lực mã số thuế;

• Giấy chứng nhận đăng ký thuế (bản gốc). Trong trường hợp mất, công ty phải nộp Công văn giải trình việc mất Giấy chứng nhận đăng ký thuế;

• Một trong các loại giấy tờ về việc chấm dứt hoạt động chi nhánh: Bản sao Quyết định chấm dứt hoạt động chi nhánh, Thông báo chấm dứt hoạt động của đơn vị chủ quản, hoặc Quyết định thu hồi giấy chứng nhận đăng ký hoạt động đối với đơn vị trực thuộc do cơ quan có thẩm quyền ban hành;

• Nếu công ty có hoạt động xuất-nhập khẩu: Văn bản xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế đối với hoạt động xuất nhập khẩu của Tổng cục Hải quan;

• Công văn xác nhận không nợ thuế (tùy từng chi cục thuế).

Cơ quan giải quyết: Chi cục thuế nơi chi nhánh hoạt động.

Phí, lệ phí: Không.

Hồ sơ chấm dứt hoạt động của chi nhánh

Sau khi chấm dứt hiệu lực mã số thuế của chi nhánh tại Chi cục thuế, công ty nộp hồ sơ giải thể chi nhánh cho phòng ĐKKD. Theo Điều 72 Nghị định 01/2021, hồ sơ gồm:

• Thông báo giải thể chi nhánh;

• Quyết định và (bản sao) Biên bản họp của Hội đồng quản trị về việc chấm dứt hoạt động của chi nhánh;

• Hồ sơ của người được ủy quyền thực hiện thủ tục: Giấy ủy quyền; Giấy tờ chứng thực cá nhân (Bản sao Chứng minh nhân dân/Thẻ Căn cước công dân/Hộ chiếu còn hiệu lực).

Cơ quan giải quyết: Phòng ĐKKD – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi chi nhánh hoạt động.

Phí, lệ phí: Không.

Lưu ý khi chấm dứt hoạt động của chi nhánh

• Đối với chi nhánh hạch toán độc lập thành lập và hoạt động trước ngày 01/7/2015 thì phải làm thêm thủ tục trả con dấu do Công an quản lý.

• Doanh nghiệp liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số để được hỗ trợ xóa chữ ký số cho chi nhánh hạch toán độc lập bị giải thể của mình.

>>> Truy cập Mẫu văn bản để tải về Mẫu quyết định giải thể chi nhánh được cập nhật mới nhất, dùng được trong mọi trường hợp.

Giải thể chi nhánh công ty là một quyết định quan trọng và cần được thực hiện đúng trình tự, thủ tục theo quy định của pháp luật. Doanh nghiệp cần lưu ý các nghĩa vụ về thuế, lao động, và hoàn tất các thủ tục hành chính liên quan để tránh bị xử phạt hoặc phát sinh tranh chấp sau này. 

Trong trường hợp doanh nghiệp chưa nắm rõ quy trình hoặc gặp khó khăn trong việc thực hiện, việc tham khảo ý kiến của luật sư hoặc đơn vị tư vấn pháp lý chuyên nghiệp sẽ giúp đảm bảo quá trình giải thể diễn ra suôn sẻ và đúng luật.

Trong trường hợp bạn cần hỗ trợ soạn thảo bất cứ biểu mẫu nào hãy để đội ngũ luật sư và chuyên gia pháp lý của Mẫu văn bản đồng hành cùng bạn – đảm bảo mọi thủ tục diễn ra suôn sẻ, đúng luật và hiệu quả.