Thực hiện thủ tục cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc
Trong bối cảnh hệ thống giáo dục quốc dân ngày càng phát triển, nhu cầu cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc tại Việt Nam đang trở thành một thủ tục hành chính thiết yếu. Đây là giải pháp quan trọng giúp cá nhân, tổ chức sử dụng văn bằng, chứng chỉ trong các giao dịch dân sự, hành chính mà không cần xuất trình bản chính. Được biên soạn bởi đội ngũ chuyên gia tại Mauvanban.vn, bài viết này sẽ cung cấp thông tin toàn diện, cập nhật theo các quy định pháp luật mới nhất.
Cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc là gì?
Căn cứ khoản 1 Điều 17 Quy chế bảo quản, lưu giữ, sử dụng, cấp phát văn bằng, chứng chỉ của hệ thống giáo dục quốc dân tại Sở Giáo dục và Đào tạo Thành phố Hồ Chí Minh ban hành kèm theo Quyết định 349/QĐ-SGDĐT năm 2023 của Sở Giáo dục và Đào tạo về sổ gốc cấp văn bằng chứng chỉ có quy định như sau:
Sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ
1. Sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ là tài liệu do Sở Giáo dục và Đào tạo cấp văn bằng, chứng chỉ lập ra khi thực hiện việc cấp bản chính văn bằng, chứng chỉ. Sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ ghi đầy đủ những nội dung tiếng Việt của bản chính văn bằng, chứng chỉ đã cấp. Trường hợp văn bằng, chứng chỉ được chỉnh sửa nội dung hoặc được cấp lại thì phải lập phụ lục sổ gốc để ghi các nội dung được chỉnh sửa hoặc thay đổi của văn bằng, chứng chỉ.
Sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ phải được ghi chính xác, đánh số trang, đóng dấu giáp lai, không được tẩy xóa, đảm bảo quản lý chặt chẽ và lưu trữ vĩnh viễn.
Mẫu sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ được thực hiện theo quy định.
...
Vậy, sổ gốc cấp văn bằng chứng chỉ là tài liệu do Sở Giáo dục và Đào tạo lập ra khi thực hiện việc cấp bản chính văn bằng, chứng chỉ. Sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ ghi đầy đủ những nội dung tiếng Việt của bản chính văn bằng, chứng chỉ đã cấp. Trường hợp văn bằng, chứng chỉ được chỉnh sửa nội dung hoặc được cấp lại thì phải lập phụ lục sổ gốc để ghi các nội dung được chỉnh sửa hoặc thay đổi của văn bằng, chứng chỉ.
Sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ phải được ghi chính xác, đánh số trang, đóng dấu giáp lai, không được tẩy xóa, đảm bảo quản lý chặt chẽ và lưu trữ vĩnh viễn. Mẫu sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ được thực hiện theo quy định.
Theo Điều 30 Thông tư 21/2019/TT-BGDĐT, cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc là hoạt động do cơ quan, tổ chức quản lý sổ gốc thực hiện, dựa trên thông tin trong sổ gốc để cấp bản sao có nội dung chính xác, đầy đủ như bản chính. Sổ gốc được hiểu là tài liệu do cơ quan có thẩm quyền lập, lưu giữ thông tin về văn bằng, chứng chỉ đã cấp. Bản sao từ sổ gốc có giá trị pháp lý tương đương bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật quy định khác.
Mẹo từ luật sư: Để đảm bảo tính hợp lệ, bạn nên kiểm tra xem cơ quan cấp bản sao có phải là nơi lưu giữ sổ gốc hay không. Điều này giúp tránh rủi ro pháp lý khi sử dụng bản sao trong các giao dịch quan trọng.
Theo báo cáo của Bộ Giáo dục và Đào tạo (GDĐT) tại Hội nghị tập huấn về quản lý văn bằng, chứng chỉ năm 2023, số lượng yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc tăng trung bình 15% mỗi năm từ 2020 đến 2023, đặc biệt tại các thành phố lớn như Hà Nội và TP.HCM. Nguyên nhân chính đến từ nhu cầu sử dụng bản sao trong các thủ tục hành chính, xin việc, hoặc bổ sung hồ sơ pháp lý. Tuy nhiên, vẫn còn tình trạng người dân nhầm lẫn giữa bản sao từ sổ gốc và bản sao chứng thực từ bản chính, dẫn đến việc chuẩn bị hồ sơ không đúng quy định.
Mẹo từ luật sư: Hãy xác định rõ mục đích sử dụng bản sao để lựa chọn đúng loại bản sao cần thiết, tránh lãng phí thời gian và chi phí.
>>> Tải mẫu đơn xin cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc tại Mauvanban.vn để đảm bảo hồ sơ chuẩn chỉnh, tiết kiệm thời gian!
Quy định pháp luật về cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc
Cơ sở pháp lý
Các quy định pháp lý về cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc được điều chỉnh bởi:
Luật Giáo dục 2019: Quy định về văn bằng, chứng chỉ trong hệ thống giáo dục quốc dân (Điều 12).
Nghị định 23/2015/NĐ-CP: Quy định chi tiết về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, và giá trị pháp lý của bản sao (Điều 2, Điều 6).
Thông tư 21/2019/TT-BGDĐT: Quy chế quản lý văn bằng, chứng chỉ, trong đó Điều 30 nêu rõ trình tự cấp bản sao từ sổ gốc.
Quyết định 349/QĐ-SGDĐT năm 2023 (tại TP.HCM): Quy định cụ thể về giá trị pháp lý và quyền yêu cầu cấp bản sao tại địa phương.
Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP, bản sao từ sổ gốc có giá trị thay thế bản chính trong mọi giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định đặc biệt.
Bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc có giá trị pháp lý không?
Quyết định 349/QĐ-SGDĐT năm 2023 của Sở Giáo dục và Đào tạo về giá trị pháp lý của bản sao văn bằng chứng chỉ từ sổ gốc có quy định như sau:
Giá trị pháp lý của bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc
1. Bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
2. Trường hợp có căn cứ về việc bản sao giả mạo, không hợp pháp, cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao văn bằng, chứng chỉ yêu cầu người có bản sao văn bằng, chứng chỉ xuất trình bản chính để đối chiếu hoặc tiến hành xác minh.
Vậy, bản sao văn bằng chứng chỉ từ sổ gốc có giá trị pháp lý như bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Trường hợp có căn cứ về việc bản sao giả mạo thì cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao văn bằng chứng chỉ yêu cầu người có bản sao văn bằng, chứng chỉ xuất trình bản chính để đối chiếu hoặc tiến hành xác minh.
Người có quyền yêu cầu cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc
Những người sau đây có quyền yêu cầu cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc:
1. Người được cấp bản chính văn bằng, chứng chỉ.
2. Người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của người được cấp bản chính văn bằng, chứng chỉ.
3. Cha, mẹ, con; vợ, chồng; anh, chị, em ruột; người thừa kế khác của người được cấp bản chính văn bằng, chứng chỉ trong trường hợp người đó đã chết.
>>> Tải mẫu giấy ủy quyền cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ tại Mauvanban.vn để đảm bảo thủ tục được thực hiện chính xác, nhanh chóng!
Thủ tục cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc
Hồ sơ cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc
Theo hướng dẫn của Bộ GDĐT và Nghị định 23/2015/NĐ-CP, hồ sơ bao gồm:
Đơn yêu cầu cấp bản sao (theo mẫu do cơ quan cung cấp).
Bản sao giấy tờ tùy thân (CMND/CCCD/Hộ chiếu) của người yêu cầu.
Giấy ủy quyền (nếu người yêu cầu không phải là người được cấp bản chính).
Các giấy tờ chứng minh quan hệ (nếu yêu cầu thay cho người đã qua đời).
Mẹo từ luật sư: Chuẩn bị sẵn bản sao giấy tờ tùy thân có chứng thực để rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ.
Quy trình thủ tục cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc
- Người đề nghị cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ nộp trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu điện 01 (một) bộ hồ sơ cho cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc.
- Ngay trong ngày tiếp nhận yêu cầu cấp bản sao hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 03 (ba) giờ chiều, cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao văn bằng chứng chỉ từ sổ gốc phải cấp bản sao cho người có yêu cầu. Trong trường hợp yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc được gửi qua bưu điện thì thời hạn được xác định từ thời điểm cơ quan tiếp nhận yêu cầu cấp bản sao nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo dấu bưu điện đến.
- Đối với trường hợp cùng một lúc yêu cầu cấp bản sao từ nhiều sổ gốc, yêu cầu số lượng nhiều bản sao, nội dung văn bằng, chứng chỉ phức tạp khó kiểm tra, đối chiếu mà cơ quan tiếp nhận yêu cầu cấp bản sao không thể đáp ứng được thời hạn quy định tại điểm b khoản này thì thời hạn cấp bản sao được kéo dài thêm không quá 02 (hai) ngày làm việc hoặc dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu cấp bản sao.
- Cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ căn cứ sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ để cấp bản sao cho người yêu cầu; nội dung bản sao phải ghi theo đúng nội dung đã ghi trong sổ gốc. Trường hợp không còn lưu trữ được sổ gốc hoặc trong sổ gốc không có thông tin về nội dung yêu cầu cấp bản sao hoặc không cấp bản sao cho người yêu cầu thì cơ quan tiếp nhận yêu cầu cấp bản sao có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho người yêu cầu và nêu rõ lý do ngay trong ngày tiếp nhận yêu cầu cấp bản sao hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 03 (ba) giờ chiều.
Cơ quan có thẩm quyền giải quyết hồ sơ
Cơ quan có thẩm quyền: Các cơ sở giáo dục hoặc cơ quan quản lý giáo dục lưu giữ sổ gốc, như Sở GDĐT (đối với bằng THCS, THPT) hoặc các trường đại học, cao đẳng (đối với văn bằng giáo dục đại học).
Lệ phí cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc: Theo Thông tư 01/2021/TT-BTC, lệ phí dao động từ 3.000 - 10.000 VNĐ/bản, tùy thuộc vào loại văn bằng và địa phương. Một số cơ quan có thể miễn phí nếu thuộc diện ưu tiên (học sinh, sinh viên có hoàn cảnh khó khăn).
Thời gian hoàn thành thủ tục:
Cơ quan, cơ sở giáo dục phải giải quyết yêu cầu cấp bản sao trong ngày tiếp nhận hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu yêu cầu được nộp sau 03 giờ chiều.
Đối với trường hợp cùng một lúc có nhiều yêu cầu cấp bản sao từ nhiều sổ gốc, yêu cầu một số lượng lớn bản sao, hoặc nội dung văn bằng và chứng chỉ phức tạp và khó kiểm tra, và cơ quan tiếp nhận không thể đáp ứng thời hạn như nêu tại điểm (2), thì thời hạn cấp bản sao có thể được kéo dài thêm không quá 02 ngày làm việc, hoặc lâu hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu.
Mẹo từ luật sư: Liên hệ trước với cơ quan cấp để xác nhận lệ phí và thời gian xử lý, tránh trường hợp hồ sơ bị trả lại do thiếu giấy tờ.
>>> Tải mẫu đơn yêu cầu cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ tại Mauvanban.vn để hoàn thiện hồ sơ nhanh chóng, đúng quy định!
Một số vấn đề cần lưu ý khi cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc
Xác minh tính hợp lệ của bản sao: Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP, nếu có nghi ngờ về tính hợp pháp của bản sao, cơ quan tiếp nhận có quyền yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu.
Hạn chế về giấy tờ song ngữ: Các văn bằng, chứng chỉ có xen lẫn tiếng nước ngoài nhưng không đầy đủ hai ngôn ngữ không được coi là giấy tờ song ngữ, và có thể được chứng thực tại UBND cấp xã hoặc Phòng Tư pháp (Công văn 3086/HTQT-CT).
Bảo mật thông tin: Theo Thông tư 21/2019/TT-BGDĐT, thông tin về văn bằng, chứng chỉ phải được công khai trên cổng thông tin điện tử, trừ trường hợp thuộc lĩnh vực công an, quân đội.
Trường hợp mất sổ gốc: Nếu cơ quan không còn lưu trữ sổ gốc, người yêu cầu sẽ nhận được văn bản trả lời lý do từ chối trong vòng 1-2 ngày làm việc.
Mẹo từ luật sư: Luôn lưu giữ bản chính văn bằng, chứng chỉ ở nơi an toàn và chỉ sử dụng bản sao từ sổ gốc trong các giao dịch để tránh rủi ro mất mát.
>>> Tải mẫu biên bản xác nhận cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ tại Mauvanban.vn để đảm bảo tính pháp lý và thuận tiện trong sử dụng!
Kết luận
Việc cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc là một thủ tục hành chính quan trọng, giúp đảm bảo tính pháp lý và thuận tiện trong các giao dịch dân sự, hành chính. Với các quy định mới nhất, việc nắm rõ quy trình, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và liên hệ đúng cơ quan có thẩm quyền sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, chi phí. Đội ngũ chuyên gia tại Mauvanban.vn khuyến nghị bạn sử dụng các mẫu đơn, giấy ủy quyền chuẩn để đảm bảo thủ tục được thực hiện chính xác, nhanh chóng.