Quy định nghỉ phép: những điều người lao động và doanh nghiệp cần biết
Chế độ nghỉ phép là một trong những quyền lợi cơ bản của người lao động, được quy định rõ ràng trong Bộ luật Lao động 2019 và các văn bản hướng dẫn như Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Bài viết này của Mẫu Văn Bản sẽ cung cấp thông tin chi tiết về quy định nghỉ phép, cách tính số ngày nghỉ phép, thủ tục xin nghỉ phép và các lưu ý quan trọng cho cả người lao động và doanh nghiệp.
1. Quy định pháp luật về nghỉ phép
Các văn bản hướng dẫn chế độ nghỉ phép mới nhất
Hiện tại, các văn bản pháp lý chính điều chỉnh chế độ nghỉ phép bao gồm:
Bộ luật Lao động 2019 (có hiệu lực từ 1/1/2021).
Nghị định 145/2020/NĐ-CP hướng dẫn về điều kiện lao động và quan hệ lao động.
Thông tư 141/2011/TT-BTC và Thông tư 57/2014/TT-BTC quy định về chế độ thanh toán tiền nghỉ phép cho cán bộ, công chức, viên chức trong khu vực nhà nước.
Lưu ý: Không có thông tư mới hơn về chế độ nghỉ phép được ban hành trong năm 2024 hoặc 2025 (tính đến ngày 23/5/2025). Do đó, các quy định trên vẫn là căn cứ pháp lý mới nhất.
Quy định về nghỉ phép theo Bộ luật Lao động 2019
Theo Điều 113 Bộ luật Lao động 2019, người lao động làm việc đủ 12 tháng cho một người sử dụng lao động được hưởng số ngày nghỉ phép năm như sau:
12 ngày làm việc: Đối với người lao động làm việc trong điều kiện bình thường.
14 ngày làm việc: Đối với người lao động chưa thành niên, người khuyết tật, hoặc làm công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm.
16 ngày làm việc: Đối với người lao động làm công việc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm.
Lưu ý:
Người lao động làm việc chưa đủ 12 tháng sẽ được nghỉ phép theo tỷ lệ tương ứng với số tháng làm việc. Công thức tính:
Số ngày nghỉ = [(Số ngày nghỉ phép năm + số ngày nghỉ tăng thêm theo thâm niên (nếu có)) / 12] × số tháng làm việc thực tế.
Kết quả được làm tròn, nếu phần thập phân ≥ 0.5 thì làm tròn lên 1 ngày.
Cứ mỗi 5 năm làm việc cho cùng một người sử dụng lao động, người lao động được tăng thêm 1 ngày nghỉ phép năm (theo Điều 114 Bộ luật Lao động 2019).
Thời gian được tính vào số ngày nghỉ phép
Theo Điều 65 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, các khoảng thời gian sau được coi là thời gian làm việc để tính số ngày nghỉ phép năm:
Thời gian học nghề, tập nghề nếu sau đó người lao động tiếp tục làm việc cho người sử dụng lao động.
Thời gian thử việc nếu người lao động tiếp tục làm việc sau khi hết thời gian thử việc.
Thời gian nghỉ hưởng chế độ thai sản theo quy định về bảo hiểm xã hội.
Thời gian nghỉ việc riêng có hưởng lương (theo Điều 115 Bộ luật Lao động 2019).
Thời gian nghỉ do tạm đình chỉ công việc nhưng được kết luận không vi phạm hoặc không bị xử lý kỷ luật.
>>> Khám phá mẫu đơn nghỉ phép chuyên nghiệp, sẵn sàng sử dụng chỉ với một cú nhấp chuột.
2. Quy định tính số ngày nghỉ phép năm
Trường hợp làm việc chưa đủ 12 tháng
Theo Điều 66 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, số ngày nghỉ phép năm được tính dựa trên số tháng làm việc thực tế. Cụ thể:
Nếu tổng số ngày làm việc và ngày nghỉ có hưởng lương (nghỉ lễ, Tết, nghỉ phép năm, nghỉ việc riêng) chiếm từ 50% số ngày làm việc bình thường trong tháng, tháng đó được tính là 1 tháng làm việc để tính số ngày nghỉ phép.
Ví dụ: Một người lao động làm việc 6 tháng trong điều kiện bình thường sẽ được nghỉ: [(12 ngày + 0 ngày thâm niên) / 12] × 6 = 6 ngày nghỉ phép.
Thanh toán ngày nghỉ phép chưa sử dụng
Nếu người lao động thôi việc hoặc mất việc làm mà chưa nghỉ hết số ngày nghỉ phép, họ sẽ được thanh toán tiền lương cho những ngày chưa nghỉ (theo Khoản 3 Điều 113 Bộ luật Lao động 2019). Ví dụ: Một người lao động làm việc 13 tháng, chưa nghỉ ngày nào, sẽ được thanh toán tiền lương tương ứng với 13 ngày nghỉ phép khi nghỉ việc.
>>> Tải ngay mẫu đơn xin nghỉ phép chuẩn pháp lý để đảm bảo quyền lợi của bạn tại Mẫu Văn Bản!
3. Quy định về việc xin nghỉ phép
Thủ tục xin nghỉ phép
Mặc dù pháp luật không quy định cụ thể về thời gian thông báo trước khi nghỉ phép, Khoản 4 Điều 113 Bộ luật Lao động 2019 yêu cầu người sử dụng lao động phải quy định lịch nghỉ phép năm sau khi tham khảo ý kiến của người lao động và thông báo trước.
Người lao động nên nộp đơn xin nghỉ phép theo mẫu của công ty, nêu rõ lý do, thời gian nghỉ, và gửi đến bộ phận nhân sự hoặc ban giám đốc để được phê duyệt.
Một số công ty có thể yêu cầu thông báo trước một khoảng thời gian hợp lý (thường từ 3-7 ngày) để sắp xếp công việc, trừ trường hợp bất khả kháng như bệnh nặng, tai nạn.
Mẫu đơn xin nghỉ phép
Đơn xin nghỉ phép là một loại giấy tờ, thủ tục mà một cá nhân khi muốn xin nghỉ làm một khoảng thời gian nhất định để giải quyết công việc cá nhân cần phải trình lên cấp cao hơn. Người lãnh đạo sẽ phê duyệt giấy tờ này và lưu trữ để phục vụ mục đích quản lý nhân sự. Khi lãnh đạo phê duyệt và đồng ý thì người xin nghỉ mới được nghỉ phép theo thời gian đã ghi trên đơn.
Mục đích viết đơn xin nghỉ phép là để:
Thể hiện sự tôn trọng và trách nhiệm của người xin nghỉ phép đối với cấp trên, đồng nghiệp, nhà trường hoặc cơ quan. Việc viết đơn xin nghỉ phép cho thấy người xin nghỉ phép không tự ý vắng mặt mà có sự cho phép và thống nhất của người có thẩm quyền.
Giải thích rõ ràng lý do và thời gian xin nghỉ phép của người xin nghỉ phép. Việc này giúp cho người nhận đơn hiểu được hoàn cảnh và tình huống của người xin nghỉ phép, từ đó có thể xem xét và phê duyệt cho phù hợp.
Bàn giao công việc và liên lạc trong thời gian nghỉ phép của người xin nghỉ phép. Việc này giúp cho việc quản lý và sắp xếp công việc được thuận tiện và hiệu quả, tránh ảnh hưởng đến kế hoạch và mục tiêu chung.
Có bằng chứng về việc nghỉ phép để tránh những tranh chấp hoặc hiểu lầm có thể xảy ra. Đơn xin nghỉ phép cũng là một tài liệu quan trọng để tính toán lương, trợ cấp, bảo hiểm và các quyền lợi khác của người xin nghỉ phép.
Nội dung của đơn xin nghỉ phép có thể khác nhau tùy thuộc vào từng trường hợp và ngành nghề, nhưng thường bao gồm những thông tin sau:
Quốc hiệu, tiêu ngữ, ngày tháng năm viết đơn.
Tên đơn: ĐƠN XIN NGHỈ PHÉP.
Phần kính gửi: ghi cụ thể bộ phận có thẩm quyền xem xét giải quyết đơn như ban giám đốc công ty, trưởng phòng nhân sự, hiệu trưởng trường học, tổ trưởng bộ môn, v.v.
Thông tin của người xin nghỉ phép: họ và tên, ngày tháng năm sinh, địa chỉ thường trú, đơn vị công tác, chức vụ, số điện thoại liên lạc.
Lý do xin nghỉ phép: trình bày ngắn gọn, rõ ràng, thuyết phục lý do cần nghỉ phép như bận việc gia đình, cần nghỉ ngơi, v.v.
Thời gian xin nghỉ phép: ghi rõ ngày bắt đầu nghỉ, ngày kết thúc nghỉ, ngày trở lại công việc.
Bàn giao công việc: nêu rõ các công việc bàn giao và người được bàn giao trong quá trình nghỉ phép.
Ký tên, ghi rõ họ tên của người làm đơn, bộ phận phê duyệt, các bộ phận liên quan chịu trách nhiệm.
Quy trình nộp đơn xin nghỉ phép
Bước 1: Xác định lý do nghỉ phép để chọn mẫu đơn xin nghỉ phép phù hợp.
Bước 2: Nộp đơn xin phép cho người quản lý cấp trên duyệt và ký tên.
Bước 3: Nộp đơn xin nghỉ phép cho bộ phận kế toán hoặc bộ phận nhân sự để cập nhật lên bảng chấm công của nhân viên xin nghỉ.
Lưu ý:
Nếu nghỉ vì lý do đột xuất phải bổ xung đơn xin nghỉ phép ngay sau khi đi làm lại để làm căn cứ xét duyệt.
Những đơn xin nghỉ phép không được duyệt và ký tên sẽ được tính là không hợp lệ.
Đơn xin nghỉ phép không được chuyển cho bộ phận nhân sự đúng hạn sẽ tính là nghỉ không lý do và không có lương cho ngày làm việc đó.
>>> Đừng bỏ lỡ! Tải mẫu đơn nghỉ phép mới nhất để tuân thủ đúng quy định pháp luật.
4. Quy định nghỉ phép trong công ty
Các quy định nghỉ phép có thể khác nhau tùy theo chính sách của từng công ty. Dưới đây là một số quy định nghỉ phép mang tính chất tham khảo, có thể linh hoạt điều chỉnh.
Nghỉ phép năm
Người lao động đã làm việc từ 12 tháng tại doanh nghiệp trở lên có 12 ngày nghỉ phép hưởng lương hàng năm. Chu kỳ nghỉ phép năm bắt đầu từ ngày 1 tháng 1 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 theo dương lịch.
Để đảm bảo người lao động sử dụng hiệu quả thời gian nghỉ phép và giúp doanh nghiệp chủ động sắp xếp nhân sự, người lao động cần lập kế hoạch sử dụng số ngày nghỉ phép và gửi cho người quản lý trực tiếp vào đầu mỗi chu kỳ nghỉ phép. (Quy định này có thể linh hoạt theo từng doanh nghiệp).
Bên cạnh đó, người lao động cần thông báo kế hoạch nghỉ phép của mình cho người quản lý trực tiếp và bộ phận Nhân sự trước khi nghỉ theo thời hạn quy định như sau:
Đối với thời gian nghỉ phép dưới 2 ngày: Thông báo trước ít nhất 1 ngày làm việc.
Đối với thời gian nghỉ phép từ 2-5 ngày: Thông báo trước ít nhất 5 ngày làm việc.
Đối với thời gian nghỉ phép trên 5 ngày: Thông báo trước ít nhất 10 ngày làm việc.
Nghỉ ốm
Khi người lao động không thể đi làm do vấn đề sức khỏe thì phải nộp đơn xin nghỉ ốm cho quản lý trực tiếp và phòng Nhân sự.
Trong trường hợp bị ốm hoặc tai nạn đột ngột, người lao động cần báo ngay cho quản lý trực tiếp về việc vắng mặt của mình hoặc nhờ người khác báo thay trước 9h30 sáng cùng ngày.
Đối với chế độ nghỉ phép chăm sóc con ốm, người lao động được nghỉ theo quy định sau:
Tổng cộng 20 ngày một năm nếu con dưới 3 tuổi
Tổng cộng 15 ngày một năm nếu con từ 3 đến 7 tuổi
Trong vòng 3 ngày kể từ khi trở lại làm việc, người lao động phải nộp ngay giấy chứng nhận y tế hợp lệ cho phòng nhân sự hoặc quản lý để thực hiện thủ tục thanh toán bảo hiểm xã hội. Giấy chứng nhận y tế hợp lệ là giấy chứng nhận y tế có xác nhận của bệnh viện hoặc cơ sở y tế hợp pháp và được cơ quan bảo hiểm xã hội chấp nhận.
Những trường hợp này, người lao động sẽ được chi trả theo các quy định về trợ cấp, chế độ chi trả của Quỹ Bảo hiểm Xã hội và công ty không có nghĩa vụ thanh toán tiền lương cho thời gian nghỉ phép này.
Nghỉ thai sản
Lao động nữ được nghỉ thai sản 6 tháng và nhận chế độ thai sản từ Quỹ Bảo hiểm xã hội theo quy định. Có thể nghỉ trước hoặc sau khi sinh theo khuyến cáo của bác sĩ và quy định của luật pháp.
Lao động nữ đang nuôi con dưới 12 tháng tuổi được giảm 1 giờ làm việc mỗi ngày. Thời gian giảm giờ tùy thuộc vào quy định của doanh nghiệp hoặc thỏa thuận giữa người lao động và doanh nghiệp.
Người lao động nên thông báo nghỉ thai sản càng sớm càng tốt cho quản lý trực tiếp và phòng Nhân sự và phải thông báo tối thiểu trước 2 tháng trước khi bắt đầu nghỉ thai sản. Để hỗ trợ nhân viên trong thời gian vắng mặt, công ty sẽ tạm ứng tiền thai sản cho người lao động và nhận hoàn trả từ Quỹ Bảo hiểm xã hội. Số tiền tạm ứng này sẽ được phòng Nhân sự chuyển vào tài khoản của người lao động sau khi nhận được giấy chứng sinh. Trong vòng 30 ngày kể từ khi gửi giấy chứng sinh, bản công chứng giấy khai sinh phải được nộp lại cho phòng Nhân sự để hoàn thành quy trình hoàn trả.
Nghỉ không hưởng lương
Đối với trường hợp nghỉ không hưởng lương từ 3 ngày trở xuống, người lao động chỉ cần có giấy xác nhận từ Trưởng phòng ban.
Đối với trường hợp nghỉ không hưởng lương kéo dài trên 4 ngày, người lao động cần có giấy xác nhận đồng ý từ ba cấp gồm: Trưởng phòng ban, Trưởng phòng Nhân sự và Giám đốc điều hành.
Điều kiện nghỉ phải đảm bảo lý do chính đáng, ví dụ như: Việc gia đình đột xuất, đi khám chữa bệnh hoặc giải quyết các vấn đề cá nhân quan trọng
Khi nghỉ công việc riêng, người lao động cần báo cáo cho cấp trên trực tiếp biết lý do và thời gian nghỉ. Trong trường hợp nghỉ đột xuất, người lao động cần thông báo cho cấp trên trực tiếp hoặc bộ phận nhân sự biết trong thời gian sớm nhất. Bên cạnh đó, công ty không có nghĩa vụ thanh toán tiền lương cho người lao động trong thời gian nghỉ không hưởng lương.
>>> Hãy truy cập ngay để tải mẫu đơn xin nghỉ phép được soạn thảo chuẩn mực, tiết kiệm thời gian của bạn.
5. Một số câu hỏi thường gặp về chế độ nghỉ phép
Người lao động nghỉ phép năm có được hưởng lương không?
Có, người lao động được hưởng nguyên lương theo hợp đồng lao động trong các ngày nghỉ phép năm. Nếu chưa đến kỳ trả lương, người lao động có thể được tạm ứng tiền lương ít nhất bằng tiền lương của những ngày nghỉ.
Doanh nghiệp không cho nghỉ phép có bị phạt không?
Có, nếu doanh nghiệp từ chối yêu cầu nghỉ phép hợp lệ của người lao động, họ có thể bị phạt hành chính theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP.
Nghỉ phép năm có được gộp không?
Người lao động có thể thỏa thuận với người sử dụng lao động để gộp tối đa 3 năm nghỉ phép một lần.
>>> Đảm bảo thủ tục nghỉ phép hợp lệ với mẫu đơn chuyên nghiệp, tải ngay hôm nay!
Kết luận
Chế độ nghỉ phép năm là quyền lợi quan trọng giúp người lao động tái tạo sức lao động và cân bằng cuộc sống. Doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định của Bộ luật Lao động 2019 và các văn bản hướng dẫn để đảm bảo quyền lợi cho người lao động, đồng thời tránh các vi phạm pháp luật. Nếu bạn cần tư vấn thêm về thủ tục xin nghỉ phép hoặc các vấn đề pháp lý liên quan, Mẫu Văn Bản sẵn sàng đồng hành cùng bạn.