Tờ trình tổ chức sự kiện

Luật sư đã kiểm duyệt

Đảm bảo nội dung

Dễ dàng sử dụng

Tờ trình tổ chức sự kiện là văn bản hành chính do phòng Hành chính – Nhân sự, phòng Truyền thông – Marketing hoặc Ban Tổ chức lập, gửi đến Ban Giám đốc, cơ quan chủ quản hoặc đối tác phối hợp, nhằm đề nghị phê duyệt kế hoạch, nội dung, thời gian, địa điểm và kinh phí tổ chức một sự kiện cụ thể như lễ kỷ niệm, hội nghị khách hàng, hội thảo, khai trương, hoạt động truyền thông nội bộ hoặc chương trình cộng đồng. Đây là bước phê duyệt bắt buộc trước khi triển khai để đảm bảo sự kiện được tổ chức đúng mục tiêu, ngân sách và quy trình pháp lý.

Giai đoạn 2022–2024, thị trường sự kiện tại Việt Nam phục hồi mạnh sau đại dịch, với hơn 25.000 sự kiện doanh nghiệp và 3.000 sự kiện cộng đồng tổ chức mỗi năm (theo Hiệp hội Quảng cáo & Truyền thông Việt Nam – VAA). Tuy nhiên, khoảng 20% hồ sơ tờ trình tổ chức sự kiện bị yêu cầu chỉnh sửa hoặc chậm phê duyệt do thiếu dự toán chi tiết hoặc chưa có kế hoạch truyền thông kèm theo. Việc lập tờ trình đúng mẫu, trình bày rõ mục tiêu – nội dung – chi phí – trách nhiệm tổ chức giúp rút ngắn thời gian xét duyệt và đảm bảo sự kiện được triển khai đúng tiến độ.

Dự báo 2025–2030, quy trình phê duyệt và quản lý sự kiện sẽ được số hóa toàn bộ qua hệ thống app, webapp hoặc phần mềm quản lý nội bộ (ERP/CRM), cho phép nộp tờ trình điện tử, ký số phê duyệt, quản lý ngân sách và tiến độ theo thời gian thực, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và tăng hiệu quả quản trị truyền thông.

Bấm tải ngay mẫu tờ trình này để sở hữu - in ra và sử dụng luôn hoặc Liên hệ 0977.523.155 để nhận mẫu tờ trình tổ chức sự kiện kèm hướng dẫn lập hồ sơ và biểu mẫu Word/Excel cho trường hợp đặc thù!.

1. Giải pháp / Dịch vụ của Mẫu Văn Bản

Cung cấp trọn bộ biểu mẫu chuẩn:

• Tờ trình tổ chức sự kiện;

• Kế hoạch chi tiết nội dung và timeline sự kiện;

• Bảng dự toán kinh phí tổ chức;

• Biên bản họp thông qua kế hoạch;

• Dự thảo quyết định phê duyệt;

• Danh sách nhân sự Ban tổ chức, nhà cung cấp, MC, khách mời;

• Kịch bản chương trình và kế hoạch truyền thông.

Soạn thảo theo từng loại hình sự kiện:

• Sự kiện nội bộ: lễ tổng kết, kỷ niệm thành lập, teambuilding, 20/10, 8/3, 1/6, 20/11…

• Sự kiện đối ngoại: hội thảo, hội nghị khách hàng, họp báo, ra mắt sản phẩm, khai trương chi nhánh.

• Sự kiện cộng đồng / CSR: chương trình thiện nguyện, truyền thông xã hội, ngày hội hiến máu, hoạt động thể thao phong trào.

• Tất cả biểu mẫu được soạn theo quy định của Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư và Thông tư 40/2017/TT-BTC về quản lý chi tiêu trong tổ chức hội nghị, hội thảo.

Tư vấn quy trình phê duyệt – triển khai sự kiện:

• Lên ý tưởng và xác định mục tiêu tổ chức sự kiện.

• Họp Ban lãnh đạo hoặc phòng ban liên quan để thống nhất.

• Lập tờ trình tổ chức sự kiện, nêu rõ quy mô, nội dung, thời gian, địa điểm, ngân sách và nhân sự phụ trách.

• Trình phê duyệt và ra quyết định tổ chức sự kiện.

• Triển khai kế hoạch, theo dõi tiến độ, báo cáo kết quả và quyết toán chi phí.

Đại diện hỗ trợ hoàn thiện hồ sơ:

Rà soát nội dung tờ trình, kế hoạch, bảng chi phí, kịch bản chương trình; đảm bảo đúng thể thức văn bản, căn cứ pháp lý và phù hợp định mức chi tiêu của đơn vị.

Giải quyết tình huống phát sinh:

Hỗ trợ chỉnh sửa hồ sơ khi bị yêu cầu bổ sung do thiếu bảng dự toán chi tiết, chưa có kế hoạch truyền thông, hoặc chưa có quyết định phê duyệt địa điểm – khách mời.

Bấm tải ngay mẫu tờ trình này để sở hữu - in ra và sử dụng luôn hoặc Liên hệ 0977.523.155 để nhận mẫu tờ trình tổ chức sự kiện kèm hướng dẫn lập hồ sơ và biểu mẫu Word/Excel cho trường hợp đặc thù!.

2. Thành phần hồ sơ kèm theo mẫu tờ trình này

Khi lập tờ trình tổ chức sự kiện, đơn vị cần chuẩn bị đầy đủ:

• Tờ trình tổ chức sự kiện, nêu rõ căn cứ, mục tiêu, tên sự kiện, thời gian, địa điểm, quy mô và người phụ trách.

• Kế hoạch chi tiết sự kiện, bao gồm nội dung chương trình, lịch trình, phương án nhân sự, hậu cần và truyền thông.

• Bảng dự toán kinh phí, chia rõ hạng mục chi: thuê địa điểm, âm thanh – ánh sáng, quà tặng, backdrop, MC, truyền thông, ăn uống, bảo hiểm, vận chuyển, dự phòng.

• Biên bản họp thống nhất tổ chức sự kiện, có chữ ký của các thành viên Ban tổ chức.

• Dự thảo quyết định phê duyệt sự kiện của lãnh đạo đơn vị hoặc cơ quan chủ quản.

• Tài liệu đính kèm (báo giá nhà cung cấp, hợp đồng dự kiến, giấy phép tổ chức – nếu cần).

Toàn bộ hồ sơ cần được đánh số trang, kẹp file, đóng dấu giáp lai, có chữ ký của người lập, kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị, đảm bảo hợp lệ khi trình duyệt.

Bấm tải ngay mẫu tờ trình này để sở hữu - in ra và sử dụng luôn hoặc Liên hệ 0977.523.155 để nhận mẫu tờ trình tổ chức sự kiện kèm hướng dẫn lập hồ sơ và biểu mẫu Word/Excel cho trường hợp đặc thù!.

3. Ý nghĩa của Tờ trình tổ chức sự kiện

Tờ trình tổ chức sự kiện là văn bản quan trọng giúp lãnh đạo đơn vị phê duyệt chủ trương, ngân sách và trách nhiệm tổ chức, đảm bảo sự kiện được thực hiện đúng mục tiêu, hiệu quả và minh bạch về tài chính.

Một tờ trình được soạn đúng thể thức, trình bày rõ ràng, có căn cứ pháp lý và dự toán chi tiết không chỉ giúp quá trình phê duyệt diễn ra nhanh chóng, mà còn thể hiện tính chuyên nghiệp và uy tín của đơn vị tổ chức.

Trong bối cảnh chuyển đổi số ngành truyền thông – sự kiện, việc áp dụng mẫu tờ trình điện tử, chữ ký số và quản lý hồ sơ online giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, đảm bảo kiểm soát chi phí và minh bạch hóa quy trình phê duyệt – triển khai sự kiện hiện đại, chuyên nghiệp và hiệu quả.

(Mẫu Văn Bản – Hệ thống biểu mẫu hành chính, truyền thông, sự kiện chuẩn Việt Nam. Liên hệ hỗ trợ soạn thảo qua hotline 0977.523.155.)